Factura de autónomo: ¿Qué es y qué elementos debe llevar para ser legal?

Una de las obligaciones que cualquier tipo de negocio o trabajador autónomo tienen, es la de emitir factura. Se trata de un documento mercantil en el cual se refleja toda la información sobre una operación de compra-venta determinada. Y se debe elaborar una factura cada vez que este tipo de proceso se efectúa. Aunque muchos tienen la idea de que solo las grandes compañías la realizan, lo cierto es que si trabajas de forma independiente también debes emitir una factura de autónomo.

¿Qué es una factura de autónomo?

Las facturas, son un tipo de documento mercantil que recoge toda la información y detalles que sean relativos a una transacción de compra-venta. Debe ser emitida por todo comerciante, sin importar el tipo de persona que sea. Tanto si se trata de una sociedad como de un autónomo o la compra-venta de bienes y/o servicios. Por lo tanto, si has decidido inaugurar algún tipo de emprendimiento de forma autónoma, también debes cumplir con el proceso de facturar.

No importa el tipo de negocio que tengas, ni siquiera si ofreces servicios por medios digitales. Estás en la obligación de emitir la factura correspondiente por la transacción o el servicio realizado. Esta es una acción obligatoria, ya que, en el Reglamento de Facturación, sé específica que, tanto autónomos como pymes, también deben emitir este tipo de documento. Además, se debe hacer por cada uno de los trabajos, ventas o servicios realizados, así que deberás emitir facturas de forma constante.

¿Qué elementos debe contener una factura de autónomo?

Para qué la factura que se va a emitir cuente con la legalidad necesaria, es fundamental que contenga los elementos respectivos que le otorgan validez. Recuerda que se trata de un documento mercantil, en el que se deben incluir todos los detalles de una transacción de compra-venta. Por lo tanto, al momento de estructurar tu formato de factura para comenzar a trabajar con ella, debes verificar que cuenta con todos y cada uno de los siguientes elementos:

Información fiscal del negocio: Nombre, apellido, NIF y dirección
Datos de la factura: indicar que se trata de una factura y su número
Datos del cliente: Nombre, dirección y razón social
Logo: Crear un logo incluso si eres autónomo
Descripción del producto o servicio: Colocar su nombre
Observaciones: Incluir el apartado de observaciones en caso de que se necesite
Importe total: El monto de la base imponible e indicar el total del IVA para luego mostrar la suma total
Método de pago: Especificar el método empleado por el cliente para pagar
Medios de contacto: Colocar un número de contacto y correo electrónico

¿Cómo se calcula la retención de IRPF que corresponde a cada factura?

Otro de los aspectos a tener en consideración en tu factura, tiene que ver con las tributaciones a realizar. Una de ellas, es el IRPF (Impuesto sobre la renta), el cual debe siempre incluirse en las facturas de todo negocio. En el caso de los autónomos, se debe registrar solamente cuando se emite a empresarios u otros autónomos. De allí que es fundamental aprender a calcular la retención de IRPF a cada una de las facturas que se emiten.

Lo primero a saber, es que el porcentaje de retención general es de 15%. No obstante, durante los tres primeros años de actividad de toda persona autónoma el porcentaje de retención es del 7%. Ahora bien, no basta con saber cuál es el porcentaje que te corresponde, también debes conocer cómo representarlo en la factura. Dicha cantidad de retención debe ser deducida de la factura y debe ser pagada a Hacienda en tu nombre, pero por parte del cliente receptor de la factura.

¿Cómo se calcula el IVA en una factura de autónomo?

También debes recordar realizar el cálculo del IVA (Impuesto sobre el valor añadido) en cada una de tus facturas como autónomo. En este caso, se trata de un tipo de impuesto que se debe aplicar tanto a empresarios y autónomos, como a clientes particulares. Por lo tanto, al aplicar el IVA se incrementa el monto total del precio a cobrar y el porcentaje de este impuesto puede variar en diversos casos. Por lo que también, es importante estar informado al respecto.

En una gran mayoría de los sectores se aplica un IVA del 21%, pero existen también de tipo reducido y de tipo superreducido que equivalen al 10% y 4% respectivamente. Además, también existen algunos productos y servicios que están exentos de IVA y si ese es el caso, de lo que vendes, también debes estipularlo en la factura. Sea cual sea tu caso, recuerda reservar todo lo que acumules de IVA porque de forma trimestral debes hacer la declaración de este impuesto ante Hacienda.

Tipos de facturas que puede emitir un autónomo

Ahora bien, otro aspecto fundamental a tener en consideración tiene que ver con los diversos tipos de factura que se pueden emitir. La más común de todas es la factura ordinaria, que es la misma que hemos estado definiendo en este artículo. Además, están las facturas rectificativas, que se emplean para corregir errores en la factura original; la copia de factura, que se utiliza cuando el emisor se queda con la original y el cliente con una copia. Asimismo, está la factura recapitulativa que se emplea al unir en un solo documento fiscal varias operaciones para un mismo cliente.

Pero, esto no queda hasta aquí, también está la factura proforma que se usa cuando el producto o servicio que el cliente va a obtener es por medio de una oferta. Por otro lado, está la factura electrónica que, a diferencia de la física, se emite por medios digitales. Para finalizar, nos encontramos con la diferenciación entre una factura completa y una simplificada. Aquellas que se consideran completas cuentan con todos los datos estipulados en la ley y la simplificada es la que cumple solamente con determinados requisitos.

Tipos de retenciones de IRPF en autónomos

Por último, pero no menos importante, se vuelve fundamental conocer los tipos de retenciones de IRPF que los autónomos deben de incluir en su factura. Ten en cuenta que, hablar de retenciones, quiere decir cierta cantidad de dinero obtenida por el IRPF, que debe ser adelantada a Hacienda. Por supuesto, esto es algo que afecta de formas distintas a cada negocio o empresario, incluyendo a los autónomos. Si tú ya te has dado de alta como autónomo, entonces debes conocer los tres tipos de retenciones que te pueden afectar.

En primer lugar, está la retención para las facturas de autónomos, que es la principal de todas. Se trata de aquella retención que se aplica de forma directa a este documento mercantil, con los porcentajes que hemos mencionado anteriormente. Además de esto, están las retenciones del IRPF para los trabajadores, pues es una retención que se aplica a las nóminas de los empleados que estén a tu cargo. Por último, tenemos la retención del IRPF por alquileres, que se aplica cuando tu negocio está en un local que es alquilado.