Por lo tanto, desde el 15 de enero de 2015 (fecha en que entró en vigor la obligación) todas las Administraciones Públicas tienen que recibir las facturas de sus proveedores por vía electrónica, de acuerdo con lo establecido por la Ley 25/2013. Quedaron excluidas de dicha obligatoriedad las facturas por importe inferior a 5.000 euros y las destinadas a servicios en el exterior.

El cambio legislativo ha generado muchas dudas respecto a las facturas electrónicas y sobre todo en cuanto a las diferencias que existen entre una factura tradicional y una electrónica, por lo que a continuación os vamos a resumir las principales diferencias:

1.- Contenido.

El contenido de una factura electrónica y de una factura que no es electrónica, es el mismo. Es decir, ambas deben detallar lo siguiente:

– Nombre o denominación de la entidad que factura y de la entidad facturada.

– CIF/NIF de la entidad que factura y de la facturada.

– Domicilio de ambas entidades.

– Número de factura.

– Fecha de la factura.

– Descripción del producto o servicio facturado y precio.

– Detalles de los impuestos que graven la operación.

– Plazo de pago.

– Forma de pago.

2.- Formato.

Una factura ordinaria estará realizada en papel, sin embargo una factura electrónica tendrá un formato digital, que puede ser de dos tipos:

PDF. Se trata de un formato que no permite al que recibe la factura integrarla informáticamente en su sistema de gestión.

XML. Tiene dos modalidades: UBL (internaciol) y FactyraE (español). Este último es el que exige la normativa, para que sea utilizado cuando se facture a las administraciones públicas. Al tratarse de un formato estructurado, el que recibe la factura podrá integrarla informáticamente en su sistema de gestión.

3.- Firma.

Una factura tradicional, por lo general se encuentra sellada y firmada por la empresa que la emite de forma manual, sin embargo, una factura electrónica debe ir firmada mediante una firma digital. La empresa que emita la factura electrónica deberá disponer por lo tanto de un certificado homologado por la Agencia Tributaria a tal efecto. La entidad más habitual para obtener la firma digital es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

4.- Forma de envío.

Una factura tradicional se envía mediante correo ordinario, mientras que una factura electrónica debe ser enviada de forma digital.

Para que una factura electrónica que se envía a una administración pública llegue al destinatario que corresponda, se debe identificar en la propia factura: la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos datos los proporciona la administración.

Las facturas electrónicas se envían a la administración pública a través de los denominados puntos generales de entrada de facturas electrónicas. Un punto general es una ventanilla única electrónica de entrada de todas las facturas dirigidas a una determinada administración. El envío de la factura electrónica se realiza a través de internet, bien mediante el portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas, bien mediante conexión automática entre el programa informático y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

5.- Seguimiento.

Una diferencia esencial entre una factura electrónica y una factura ordinaria, es que la primera permite un seguimiento en cuanto a su estado de pago o tramitación mucho más sencillo, puesto que los puntos generales de entrada de facturas electrónicas permiten conocer el estado de tramitación de las facturas. Esto supone un gran ahorro de tiempo y la obtención de una información certera del estado de nuestra factura.