El compliance officer es una de las nuevas tendencias que han surgido en la administración de organizaciones. Básicamente, se trata de un informe donde se especifica cualquier incertidumbre o riesgo que exista en un equipo. Para ello es indispensable hacer seguimiento a las áreas directivas del negocio para identificar algún indicador fuera de lo normal. De esta manera, se convierte en un mecanismo importante que puede marcar la diferencia entre el éxito y la derrota de cualquier organización.

¿Qué es el compliance officer?

El compliance officer debe ser una persona que reúna diversos valores que los ponga al servicio de la empresa. La comunicación efectiva es una de ellas, ya que tiene que estar en contacto con cada área de la organización para hacer un correcto seguimiento. Todas las normas y reglamentos pasarán por este profesional, al punto que deberá evaluarlos constantemente para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado. No cabe duda que es una de las mayores responsabilidades dentro del mundo empresarial.

Tiene múltiples responsabilidades que variarán dependiendo de la empresa en cuestión. Sin embargo, la Norma ISO 19600 establece unos parámetros básicos que siempre deben cumplirse. Primero que todo, tiene que conocer todas las obligaciones y responsabilidades que tiene la compañía a nivel legal y ético. Además, el profesional tiene que entender a cabalidad todos los procesos administrativos de la organización para verificar que todo se cumpla según la normativa respectiva. A su vez, tendrá el deber de proveer el entrenamiento que sea necesario para el personal.

¿Cuáles son sus características?

La característica principal de un compliance officer es que debe ser experto en los reglamentos de la empresa. Los conocimientos variarán dependiendo del rubro de la compañía, pero abarcan control de calidad de producto, procedimientos administrativos y mucho más. Por ende, cuando algún proceso no se ejecuta de forma adecuada, el compliance officer tiene la capacidad de tomar las acciones para resolver el problema. La supervisión es otra de sus características, y es que constantemente debe evaluar múltiples áreas de la compañía para que todo salga según lo planeado.

Adicionalmente, la comunicación es una característica clave de todo buen compliance officer. Este oficial debe estar en contacto con los departamentos de la empresa para comunicar los aspectos legales que debe cumplir la sociedad. Además, cualquier otro requisito que exija el estado debe ser canalizado por esta área. Así que es un trabajo a tiempo completo. En este sentido, este trabajador debe tener una organización impecable, ya que deberá relacionarse con muchas personas simultáneamente, además de medir múltiples objetivos y proyecciones.

Funciones del compliance officer

Un compliance officer tiene muchas funciones que cumplir en el día a día. Una de ellas, notificar a los directivos sobre las obligaciones fiscales y legales que tiene la compañía. En este orden de ideas, el oficial debe hacer un reporte periódico para que todas se cumplan en el lapso respectivo.  A su vez, debe vigilar que los empleados no cometan alguna infracción que esté plasmada en el manual de normas de la organización. En caso tal, deberá aplicar los correctivos que sean necesarios.

También, debe desarrollar el manual de conducta y política a todos los departamentos de la sociedad. En él, especificará cuáles son esos códigos que son inviolables para la correcta armonía de todo el equipo de trabajo. Por otro lado, establecerá los parámetros de evaluación de cada empleado ajustados a cada departamento en cuestión. Esto servirá para mantener la exigencia en cada área y así crear una empresa 100% competitiva. Todo esto se hace a través de un manejo correcto de la agenda de trabajo, siendo un miembro fundamental de cualquier compañía.

¿Cuál es su importancia dentro de la empresa?

Un compliance officer tiene un papel importantísimo dentro de cualquier empresa, aunque es ahora cuando se está empezando a tomar en cuenta. Estos profesionales se encargan de la prevención de cualquier delito o prácticas incorrectas dentro de la organización. Por ello, se convierte en un aliado del patrimonio de la empresa, ya que cualquier demanda hoy en día significa mucho dinero y pérdidas de tiempo. Además, los gobiernos tienen la mira bien puesta en los procesos de cada empresa para encontrar fallas que les permitan cobrar dinero.

Cualquier error de algún directivo o empleado podría repercutir en responsabilidades penales. Así es como un compliance officer se encargará de que esto no ocurra a través de la supervisión y mecanismos de prevención. De esta manera, este oficial identificará los riesgos que tenga la organización según su actividad y se desarrollarán planes para evitar alguna eventualidad. Todo esto debe presupuestarse si se quiere tener una empresa sana y estable a largo plazo. A partir de ahora es un departamento clave en el mundo corporativo.

¿Qué se necesita para ser compliance officer?

No hay ningún requisito legal para obtener este cargo, sin embargo, sí hay algunas recomendaciones que debe cumplir cualquier candidato. Una de ellas, son los estudios, y es que es una ventaja enorme que el compliance officer tenga conocimientos en derecho y gestión empresarial. Esto servirá para estar al tanto de las normativas externas y poder asesorar a la compañía sobre los riesgos jurídicos que enfrenta el negocio. Además, debe tener estudios en comercio internacional, ya que hoy en día las corporaciones están interconectadas con el mercado mundial.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que la reciente reforma en el Código Penal señala que las grandes o pequeñas empresas y autónomos deben tener un compliance officer. En este sentido, que tenga experiencia en el cargo es fundamental para desempeñar la labor de la mejor manera posible. Además, es indispensable que tenga una ética intachable a través de los años de experiencia, ya que se encargará de áreas de mucha importancia. Por ende, un empresario debe tomarse el tiempo necesario para elegir el candidato ideal para este puesto.

¿Tiene alguna responsabilidad penal?

Esta es una de las dudas más comunes en la actualidad. Muchos compliance officers no saben la importancia del asunto que tienen en las manos, o en otros casos omiten hechos que tienen responsabilidad penal. No obstante, según una circular de la Fiscalía General del Estado, indica que este profesional tiene la misma responsabilidad que cualquier otro directivo. En este sentido, si comete errores en su gestión, deberá ser valorado según el contexto del caso, pudiendo ir preso dependiendo de la gravedad del asunto.

Entonces, ¿Tiene responsabilidades penales? Sí, las mismas que cualquier otro trabajador de una empresa pública o privada. Cuando hay casos de corrupción, narcotráfico, trata de personas y mucho más, cualquier persona que tenga relación con ello tendrá responsabilidad penal. Así que, un compliance officer deberá tener el máximo cuidado en la supervisión y gestión para detectar cualquier irregularidad que existe en su empresa. Finalmente, él tendrá una participación indirecta si omite alguna novedad que esté relacionada con cualquier delito tipificado en la ley.