Durante la crisis económica se ha producido un importante ajuste en cuanto al gasto en viajes en las empresas, los viajes para reuniones se sustituyen por videoconferencias y cuando se viaja se hace a precios más económicos. Pero, por otro lado, las dificultades económicas en España han hecho que las empresas busquen negocio fuera de nuestras fronteras y, por lo tanto, se tengan que desplazar.

El cara a cara con otra persona es insustituible por lo que siempre existe una necesidad de viajar y de ver a nuestros clientes, proveedores o colaboradores en persona, para dar una buena imagen de nuestra empresa y para lograr una mayor confianza.

A continuación, te proponemos algunos consejos para ahorrar en los viajes de empresa y que los desplazamientos y las dietas no sean un gasto excesivo:

Ahorra en los billetes de avión

Aunque parezca obvio y todos los sepamos, lo más aconsejable es comprar los billetes de avión lo antes posible para evitar que el precio se eleve a medida que pasa el tiempo y se acerca la fecha del vuelo. Si encuentras alguna promoción especial aprovéchala. En el caso en que busques los billetes de avión por internet verás que cada vez que entras a la web los precios han subido, por lo que es aconsejable que borres las cookies de tu navegador.

Otra buena opción, es comprar billetes de avión con escala o que vuelen a alguna otra zona cercana con precios más económicos.

Define con claridad los objetivos de las reuniones

Uno de los elementos más importantes a la hora de mantener una reunión es prepararla. Para ello es necesario pensar qué objetivos queremos alcanzar, los temas que vamos a tratar y las personas que es necesario que asistan en función de esos temas. De esa forma podremos definir claramente los asistentes y evitar que se desplacen personas de forma innecesaria.

Busca hoteles en internet

Aunque tengas tarifas para hoteles ya negociadas, puede ocurrir que buscando en internet encuentres ofertas muy interesantes de las cadenas hoteleras, por lo que es aconsejable dedicar un momento a ver alojamientos en internet y comparar tarifas.

Gestiona los viajes de forma interna

En lugar de contratar externamente la gestión de los viajes, para ahorrar costes es buena idea realizar la gestión de forma interna en nuestra empresa. A veces no es posible porque no tenemos personal suficiente, pero en ese caso, es importante comparar las tarifas que nos ofrezcan los diversos agentes para realizar esa gestión de viajes.

Alcanza acuerdos

Otra de las formas de ahorrar en los viajes de empresa es alcanzar acuerdos con las compañías aéreas y con los hoteles para reducir los precios en base a los volúmenes alcanzados. De esa forma lograremos reducir los costes y aprovechar las ofertas que nos puedan ofrecer.

Ahorra en las comidas

Por lo que se refiere a las comidas se puede comer de menú a mediodía en algunos restaurantes, de esa forma no gastaremos demasiado en comer. En algunas páginas webs podemos encontrar cupones de descuento o promociones especiales en determinados restaurantes, que nos ayudarán a ahorrar.