Carta comercial: ¿Qué es y cómo puede ayudar a aumentar las ventas?

Jesús Eduardo Santaella

La carta comercial es un documento que te ayuda a incrementar tus ventas bien sea de productos o servicios. A través de la misma puedes conectar con tus clientes y realizar de manera eficaz la gestión de compra o venta en un momento determinado. Sin embargo, es importante destacar que solo debes emplear la misma para fines comerciales, como bien dice su nombre. Es por ello que debes prestar especial atención al contenido de la misma de forma de lograr el objetivo que te propones. Aunque este documento abarca temáticas muy amplias, si la empleas para aumentar tus ventas, procura que en la misma se encapsule toda la información pertinente al producto.

¿Qué es una carta comercial?

La carta comercial es un documento formal y escrito el cual posee un fin comercial. Entre las características esenciales de este instrumento está en que sirve para poder formalizar alianzas entre otras empresas con el propósito de crear campañas de publicidad para que el producto sea más visible para los clientes. Asimismo, a través de esta carta los propios clientes pueden decir sus comentarios acerca de los materiales recibidos, finiquitar la entrega, pedir a los proveedores los métodos de pago correspondientes, los plazos en que deben pagar y demás.

Del mismo modo, la carta comercial también funciona para que los usuarios puedan hacer sus reclamos en el caso de que el producto recibido presente fallas, que exista un atraso en la fecha de entrega o que el material no llegó al lugar debido, entre otros. En fin, este documento sirve para tratar cualquier tema comercial entre los proveedores y clientes. Además, ya que la carta comercial es un archivo creado por o para las compañías proveedoras es importante que posea una excelente ortografía y redacción para que todos los puntos a tratar sean comprendidos de forma clara.

Tipos de cartas comerciales que existen

Existen diferentes tipos de modelos para una carta comercial. Entre estos están:

Carta de envíos, la misma se crea de forma muy sencilla, puesto que solo consiste en una notificación que le manda el proveedor al cliente notificándole que ya su envío ha sido procesado.
Carta de informes, este documento posee un estilo tanto personal como técnico, y es enviado a todo el personal que forma parte de la empresa para que esté atento ante un nuevo cliente o proveedor y otras actualizaciones.
De presupuestos, este tipo de carta se emplea cuando los clientes ya han consultado anteriormente sobre un producto o servicio y esta vez le toca a la empresa contestar todas sus solicitudes y dudas. En este espacio la compañía debe ser muy astuta en cuanto al modo en que se comunica con los usuarios, ya que eso puede ser la diferencia que haga que compren o no el material.
Carta de pedidos, en esta las personas pueden llevar a cabo las solicitudes de sus pedidos, cobro o cualquier información.
Carta de reclamos, aquí se puede expresar las quejas por parte de los clientes o proveedores.

Estructura de una carta comercial

Para que una carta comercial sea considere como tal debe contener una serie de elementos que la identifican. Para comenzar, el primer apartado que debe tener este documento es el membrete. El mismo debe tener la información de la empresa emisora (nombre de la compañía, dirección, número de teléfono y correo electrónico). Todo esto debe estar en la parte superior de la carta. Luego se coloca la fecha y el lugar en el que fue redactado el documento. Posteriormente se coloca el nombre de la persona destinataria y más abajo el saludo correspondiente. En este saludo debes hacer uso de las normas de cortesía, utilizando palabras como “Apreciado…”, “Estimado…”, “Distinguido…”, seguido de dos puntos (:) y el asunto.

En dicho asunto o introducción debes indicar el motivo por el cual estás enviando la carta. Este puede variar desde la presentación de algún producto o servicio, hasta la invitación de algún evento importante. Después viene el cuerpo del mensaje. Esta es una de las partes más importantes de la carta y es donde tienes que exponer los motivos de la misma en el orden de importancia con respecto a tus intereses. La despedida es el penúltimo apartado, y en esta tendrás que cerrar de forma breve y manteniendo la cortesía, la idea principal del documento. Por último, en la firma colocarás el nombre del remitente junto con el sello del comercio.

¿Para qué se usa una carta comercial?

La carta comercial es usada para todo lo concerniente a temas comerciales, y se envía a los clientes y proveedores para darles una imagen de la empresa y el producto o servicio que la misma ofrece. A través de esta carta puedes tener una comunicación más personal y, al mismo tiempo, técnica con los clientes, ya que podrás exponerles tus materiales y decir por qué son buenos y la razón por la que los deben adquirir. Puedes expresar las cualidades que tus productos poseen y, de esa manera, atrapar a los usuarios y que estos consuman los mismos.

También, la carta comercial es usada para enviársela a otras empresas que también estén interesadas en tus productos o servicios, y así tendrás la oportunidad de crear lazos comerciales y ampliar tus horizontes. La carta comercial es uno de los medios más utilizados en el mundo comercial, ya que, a través de ella tanto los clientes como futuras compañías surtidoras pueden tener una imagen fiel de la empresa y de ello depende en muchos casos que las ventas sean efectivas o no.

¿Qué es importante tener en mente cuando se escribe una carta comercial?

Ya que conoces la estructura que debe tener una carta comercial, también es importante que tomes algunos consejos en consideración al momento de redactarla. Para comenzar, debes adaptar cada modelo de esta carta de acuerdo a las necesidades que poseas. En este sentido, lo recomendable es que tengas a la mano diferentes plantillas para cada modelo de carta a realizar con la información pertinente para cada caso. De este modo, ahorrarás mucho tiempo y, además, podrás obtener personalización y unidad. Utilizar un tono formal y cortés también es necesario que aparezca en la carta, y en el caso de reclamos, tratar de que sea del modo más sutil posible.

Asimismo, es esencial que no dejes de lado la documentación, es decir, que en algunas oportunidades es probable que te toque realizar un borrador antes del archivo completo, y en este tendrás que colocar toda la información rigurosa y específica. También tendrás que adaptar el estilo de la carta al destinatario. Del mismo modo, debe ser conciso y claro, de esta forma podrás conseguir la reacción deseada por parte del receptor. Por otra parte, la ortografía también es muy importante al momento de realizar un trámite comercial, si el destinatario encuentra errores de ese tipo en la carta, probablemente no se finiquite la acción.