Mujeres al Timón
Las pequeñas y medianas empresas requieren para sus procesos diversos materiales o servicios, que luego son transformados en productos finales. A veces, las cantidades requeridas son grandes, por lo cual, quien las proporciona exige una parte del coste total (con parte del impuesto también incluido). Es lo que se conoce en contabilidad como anticipo a proveedores, el pago por adelantado de una factura futura sobre materia prima o servicios. Y en este post, explicamos su concepto, sus características, cómo se contabiliza y cuáles son sus ventajas.
¿En qué consiste el anticipo a proveedores?
Es una actividad de tipo comercial contable, que simplemente consiste en adelantar una parte de dinero sobre el coste total de un pedido facturado. El pedido puede estar conformado por materias primas o servicios. Es decir, el comprador se compromete ante su proveedor a pagar una parte (o la totalidad) del pedido por adelantado. Sin embargo, la empresa que compra aún no ha recibido el bien o servicio que requiere. Es una actividad habitual en el mundo comercial y representa un beneficio para aquellos que recién comienzan.
Tanto para el comprador como para el proveedor, este anticipo tiene sus propósitos y circunstancias. Para los proveedores, ante un pedido, se pide una cantidad por adelantado (también como protección) que les permita financiar su fabricación. Para los compradores, en cambio, en algunos casos, una de las circunstancias puede ser un capital insuficiente. Es decir, es un pedido tan grande, que de pagarse al contado afectaría las finanzas totalmente. En este caso, su fin es abastecer un suministro confiable de lo que se requiere para no detener la productividad.
¿Cómo se contabiliza este acto?
La Planificación General de Contabilidad (o PGC) en España tiene algunas regulaciones para asentar este recurso. Para la contabilidad, el anticipo a los proveedores se conoce como “cuenta 407”, y el impuesto IVA generado de este anticipo, la “cuenta 472”. Esta cuenta debe estar clasificada en el subgrupo número 57, que hace referencia directa a las existencias de materiales. Estos abonos pueden haber sido hechos de forma parcial (una parte de la factura) o total (adelanto completo de la misma).
La cuenta de anticipo a los proveedores no durará todo el tiempo sobre este asiento contable (cuenta 407). Una vez que sea recibido el pedido que se facturó, se pasarán los montos de la cuenta 407 a la 600. Esta última se refiere al aprovisionamiento (compra de mercancía) que formará parte del inventario de la empresa. Las cuentas de tipo 407 y 600 están dadas para registrar el aprovisionamiento de activos materiales. Los mismos cuentan con total apariencia física y pueden ser transformados en productos finales.
Existen otros anticipos contables en función de las necesidades de funcionamiento. Estos son los anticipos de inmovilizado, una manera de obtener elementos esenciales para el desempeño normal de las actividades. Estos generan otras formas de anticipo a proveedores, los cuales son registrados en cuentas diferentes. Para los inmovilizados intangibles, la cuenta registro es la 209 (clasificación de subgrupo 20); en el caso de inmovilizados materiales, la cuenta será la 239 (subgrupo 21 y 23). Como ejemplos citamos los derechos de traspaso, maquinarias, transporte, entre otros.
Características del anticipo a proveedores
Para que un acto de anticipar un pago a proveedores pueda considerarse como tal, debe cumplir una serie de características. Una de las más relevantes es que, para poder anticipar, el pedido debe ser suficientemente grande. En este caso, se convertiría en una carga de deuda importante para quien lo debe hacer (la entidad compradora). No obstante, a pesar de ser una carga económica, es una práctica bastante frecuente en toda acción de ámbito comercial. Además, permite obtener con antelación una factura proforma, que asegura costes definitivos.
Es decir, las empresas, emprendimientos, pymes y demás formas corporativas, aseguran con esta cantidad los materiales, productos o servicios que requieren para trabajar sin interrupciones. Otra característica esencial es que el anticipo a proveedores debe contener una proporción de pago de impuestos, especialmente el IVA. Significa que con esta cantidad adelantada se estará amortiguando adicionalmente el pago fiscal. En cuanto a la contabilidad, los anticipos forman parte del activo empresarial, por lo que se deben asentar así en los registros contables.
El anticipo a proveedores ¿es activo o pasivo?
Esta es una de las preguntas más recurrentes de las personas encargadas del proceso. No es algo complicado para asentar y tampoco es un concepto complejo de entender. Cuando se anticipa una cantidad de dinero, la empresa está tomando o generando un derecho a futuro sobre bienes que se aseguran por disponibilidad. En este caso, quien funge de proveedor tendrá dos opciones principales. La primera, que es el propósito del anticipo, será proporcionar como contraprestación la entrega de esos bienes.
En otro particular, si el proveedor no puede cumplir con lo acordado previamente, entonces deberá devolver el importe pagado como adelanto. Debido a que el anticipo genera un derecho, siempre se interpretará como un activo de la empresa en cualquier balance o gestión contable. La tipología del activo será de carácter corriente, es decir, aquel que puede convertirse en dinero en un lapso finito de tiempo. Generalmente, el tiempo no debe exceder de 12 meses, o lo que es lo mismo, un año fiscal.
Ventajas de esta actividad
Para algunos, adelantar dinero por una existencia que todavía no se percibe puede ser una pérdida de recursos. Pero en este caso, te decimos que ofrecer un anticipo es un gran beneficio que amplía las oportunidades. Para el caso de los compradores, permite un abastecimiento a futuro de materia prima para que el proceso productivo no se detenga. Algo fundamental actualmente, debido a la alta competencia. Una ventaja estupenda la representa los descuentos aplicados de forma proporcional al monto total, representando un ahorro en costes.
Otra de las ventajas es que aumenta el compromiso entre el cliente y el proveedor. Al adelantar dinero para el abastecimiento de bienes o servicios, se genera un derecho explícito. En este caso, quien provee se compromete a responder por el suministro de los productos o servicios. Del lado de los proveedores, el anticipo es una forma (total o parcial) de financiar la producción. Hay mayor seguridad de que no se hará un trabajo inútil o que genere las menores pérdidas posibles.
Ejemplo de un anticipo
Una empresa vende dispositivos móviles y para ello requiere provisión de partes específicas (pantallas) a un proveedor. El costo de la factura es de 2000 euros y se realiza un pago adelantado de 1000 euros del pedido del siguiente mes. Los 1000 euros, junto con el impuesto (210 euros) se contabilizan en las cuentas 407 y 472 respectivamente (debe). El “haber” deberá registrarse en la cuenta 572, si fuere hecho el pago a través de una entidad bancaria.
