Anticipos de caja fija: ¿Qué son, cómo funcionan y cuáles son sus límites?

Las empresas grandes o pequeñas, deben enfrentar gran variedad de gastos considerados como operativos. No todos están presupuestados, puesto que la dinámica empresarial, implica una serie de gastos extraordinarios cada día. Los anticipos de caja fija, representan la provisión de fondos para realizar estos pagos considerados como extraordinarios no presupuestados. A continuación, te diremos lo más importante que debes saber sobre este tema.

¿Qué es un anticipo de caja fija?

La administración de un negocio requiere de cubrir pequeños gastos diarios en efectivo, que se pueden incluir como generales en el presupuesto de la empresa. La caja fija cumple esa función.

El concepto definitivo de anticipos de caja fija, lo podemos encontrar expresado en el artículo 1, del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de Caja fija. Y en el artículo 78 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria. Pero como nuestra intención no es transcribir la ley, no lo haremos. En su lugar, trataremos de explicar con nuestras propias palabras, lo que a nuestro entendimiento este artículo estipula.

La caja fija es una provisión de fondos destinada para cubrir gastos extraordinarios. Normalmente, estos gastos, son considerados como gastos menores que no se encuentran incluidos dentro del presupuesto general de la empresa. Y no están considerados como pagos a justificar formalmente.

De tal manera, que podemos dar por entendido que los anticipos de caja fija, son aquellos pagos de gastos no presupuestados, repetitivos y periódicos que deben realizarse de forma inmediata. Para lo cual, se crea una cuenta especial, con una provisión de fondos destinados a este fin y que se repone periódicamente, a medida que se van agotando los recursos disponibles.

Estos gastos no se encuentran discriminados en las cuentas de gastos de la empresa y no son considerados como pagos a justificar en detalle. Aquí, se pueden incluir, entre otros, las dietas, gastos de transporte, gastos menores, materiales consumibles que no se incluyen en los inventarios, etc.

¿Cómo funciona?

Lo primero que debemos recordar y tener claro, es que la caja fija, fue creada para realizar pagos de gastos extraordinarios no presupuestados. También, que no se pueden realizar pagos superiores al límite establecido para esta provisión.

El procedimiento normal del funcionamiento de la caja fija implica, en primer lugar, la designación de una persona encargada como responsable de su manejo.

Esta persona se encargará de realizar los desembolsos de efectivo, emitir un vale por el dinero entregado y pedir siempre un recibo una vez hecha la compra o el pago.

También debe registrar en una relación de pagos, de forma discriminada, los montos y concepto de cada pago realizado. Es decir, que no podrán incluirse en un solo justificante diferentes pagos por diferentes conceptos, ni dividir un mismo gasto en diferentes pagos.

La reposición de la caja fija, debe hacerse periódicamente, cada vez que los recursos dispuestos se agoten. Esto puede ser de forma diaria, semanal o mensual, de acuerdo al nivel de gastos. Para su reposición, la persona encargada deberá entregar la relación donde se justifican los gastos realizados con sus respectivos soportes.

¿Cuál es el límite de la caja fija?

El artículo 2, del precitado Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de Caja fija. Establece, que no podrán realizarse anticipos de caja fija, por montos superiores a los 5.000 €. Salvo en los casos destinados a gastos de pagos de servicios (teléfono, energía eléctrica), combustibles o por algún servicio recibido.