VeriFactu Software: Lo que toda pyme debe saber antes de implementarlo

En el marco de la digitalización de la gestión empresarial y la lucha contra el fraude fiscal, el sistema de facturación VeriFactu se ha convertido en una herramienta indispensable para autónomos y empresas. A partir del Real Decreto 1007/2023, esta modalidad de emisión de facturas verificables busca garantizar la integridad, trazabilidad y accesibilidad de las facturas, a través de un proceso de verificación en tiempo real por parte de la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT).

A medida que la normativa se acerca a su obligatoriedad, es crucial que las pequeñas y medianas empresas (pymes) se preparen adecuadamente para adaptarse a este nuevo sistema. La implementación de VeriFactu no solo facilita el cumplimiento de las normativas fiscales, sino que también ayuda a las pymes a optimizar sus procesos de facturación y a mejorar la relación con la Administración Tributaria.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema impulsado por la AEAT que permite la emisión de facturas electrónicas verificables, con el objetivo de reforzar el control fiscal y evitar el fraude. El sistema obliga a que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean comunicadas de forma inmediata a la AEAT, asegurando su integridad y trazabilidad a través de un código QR y otros mecanismos de verificación. La principal característica de VeriFactu es que no se envían las facturas completas a Hacienda, sino solo los registros de facturación, que incluyen los datos esenciales de cada factura, como el número de la factura, la fecha, el importe, el destinatario y el tipo de factura.

¿Cómo funciona VeriFactu?

El sistema VeriFactu requiere que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) utilizados para emitir las facturas estén adaptados a la normativa del Real Decreto 1007/2023. Estos sistemas deben generar los registros de facturación y enviarlos de forma inmediata a la AEAT. Además, cada factura debe incluir un código QR visible que permita verificar que ha sido entregada correctamente a la Agencia Tributaria.

El proceso de emisión de una factura bajo el sistema VeriFactu es el siguiente:

1. Generación de la factura: El software de facturación crea una factura electrónica con todos los detalles necesarios.
2. Envío a la AEAT: El sistema envía de forma automática los datos relevantes de la factura (número, fecha, importe, etc.) a la AEAT, de acuerdo con los requisitos establecidos.
3. Código QR: Cada factura generada lleva un código QR que permite a los clientes verificar la validez de la misma y asegurarse de que se ha comunicado correctamente a Hacienda.

Este proceso simplifica enormemente las gestiones fiscales y garantiza que las facturas sean registradas de manera precisa y en tiempo real.

¿A quién afecta VeriFactu?

VeriFactu será obligatorio para todos los autónomos y empresas que estén sujetos a la obligación de expedir facturas. Esto incluye a profesionales y negocios de todos los sectores, desde servicios hasta comercios, que emiten facturas en el ejercicio de su actividad económica.

Existen algunas excepciones que se deben tener en cuenta:

• Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca: Los profesionales o empresas que se encuentren en este régimen no están obligados a cumplir con VeriFactu.
• Empresas que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII): Las empresas que ya están utilizando el SII, que es un sistema de comunicación de facturación en tiempo real, no tendrán que adaptar sus sistemas a VeriFactu, ya que ya están cumpliendo con los requisitos de información inmediata.
• Territorios de régimen fiscal foral: Las empresas ubicadas en Navarra y el País Vasco, que tienen un régimen fiscal especial, también están exentas de cumplir con VeriFactu.

Plazos de adaptación

La normativa establece un calendario de adaptación para los diferentes grupos de usuarios:

• Desarrolladores de software: Tienen hasta el 29 de julio de 2025 para actualizar sus sistemas y garantizar que sean conformes con la normativa de VeriFactu.
• Empresas: Deben tener sus sistemas adaptados a partir del 1 de enero de 2026.
• Autónomos y comunidades de bienes: Tienen hasta el 1 de julio de 2026 para implementar el sistema.

A partir de estas fechas, las empresas de software no podrán comercializar programas de facturación que no estén adaptados al Real Decreto 1007/2023, y los usuarios no podrán utilizar software de facturación que no esté certificado para cumplir con VeriFactu.

Requisitos técnicos y legales de VeriFactu

Para que una pyme pueda operar con el sistema VeriFactu, su software de facturación debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y legales:

1. Envío inmediato a la AEAT: Aunque el envío es voluntario, se recomienda que las empresas habiliten esta funcionalidad para facilitar el cumplimiento tributario y evitar posibles sanciones por retrasos en la transmisión de la información.
2. Integridad y accesibilidad de los datos: El sistema de facturación debe asegurar que los registros de facturación estén debidamente almacenados y sean accesibles por la AEAT cuando sea necesario.
3. Identificación del software: El programa de facturación debe estar certificado y debe incluir una declaración responsable que garantice que cumple con la normativa.

Ventajas de la implementación de VeriFactu

La implementación del sistema VeriFactu aporta múltiples beneficios tanto para las pymes como para los clientes y la Administración Tributaria:

1. Cumplimiento normativo simplificado: La automatización del proceso de emisión de facturas y su comunicación inmediata con la AEAT asegura el cumplimiento de las normativas fiscales sin necesidad de realizar trámites manuales.
2. Reducción del fraude fiscal: Al permitir la verificación de las facturas en tiempo real, VeriFactu reduce las posibilidades de fraude, lo que beneficia tanto a las pymes como a la Administración Tributaria.
3. Optimización de tiempos y recursos: Al automatizar el proceso de facturación, las pymes pueden ahorrar tiempo y recursos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
4. Mayor confianza de los clientes: La transparencia y la validación inmediata de las facturas aumentan la confianza de los clientes en las empresas que adoptan este sistema.

En definitiva, VeriFactu no solo es una obligación normativa, sino una oportunidad para modernizar los procesos empresariales y garantizar un cumplimiento fiscal más eficiente. A medida que se acerca la fecha límite de implementación, las pymes deben actuar con anticipación y adaptarse a esta nueva realidad para evitar problemas futuros. Así que no esperes más y activa el programa Verifactu ya.

Soluciones para facilitar la adaptación a VeriFactu

Para ayudar a las pymes a cumplir con VeriFactu, existen soluciones como TeamSystem Facturas Billin y TeamSystem Factusol que están completamente adaptadas a los requisitos de la ley. Estos programas de facturación ofrecen una transición fluida hacia VeriFactu y la facturación electrónica, asegurando el cumplimiento de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.

TeamSystem Facturas Billin es ideal para autónomos y micropymes, permitiendo la creación de facturas electrónicas fácilmente desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Por su parte, TeamSystem Factusol está diseñado para empresas de mayor tamaño, permitiendo la gestión de facturación electrónica de manera integral y adaptada a las exigencias de VeriFactu.