¿Qué es el sistema EDI?

En una sociedad globalizada como la nuestra, en la que una organización puede llegar a generar más 2.000 documentos contables de sus operaciones comerciales al día y compartirlos con sus socios, las medidas de seguridad que afectan a esta información se han convertido en uno de principales motivos de preocupación para cualquier tipo de empresa. Teniendo en cuenta que el procesamiento manual de facturas es una de las principales fuentes de retraso en los pagos, en la pérdida de documentación y en los errores contables, el uso del sistema de intercambio electrónico de datos EDI va ganando terreno en todos los sectores.

¿Qué es el sistema EDI?

El intercambio electrónico de datos, conocido como EDI por sus siglas en inglés, es un sistema por el que se establece una comunicación segura entre empresas a la hora de compartir información de cualquier tipo. Es un formato electrónico estándar que sustituye los documentos en formato papel que se han venido usando hasta la actualidad. Con este cambio de formato, no solo se ahorra en materiales, sino que también se reducen los recursos que las empresas deben destinar a la gestión de la información. Así mismo, también se reducen los errores derivados de la falta de control de la información.

El sistema EDI está ya instaurado en muchas empresas, con el fin de poder intercambiar documentos con mayor seguridad y rapidez. Los documentos que se pueden compartir mediante este sistema van desde los pedidos de compra, al envío y recepción de facturas, solicitudes de préstamos, gestión de los procesos de la empresa, etc. Cualquier documento que una organización pueda crear, con el sistema EDI se comparte de una forma más ágil y segura.

¿Cómo funciona el sistema EDI?

El funcionamiento de un sistema EDI se basa en las transacciones de información realizadas con estándares de mensajes. Hay dos tipos de transmisiones de EDI:

Conexiones directas

Estas conexiones también se conocen como conexiones de punto a punto. En este tipo de conexiones, dos ordenadores o sistemas diferentes se conectan a través de Internet. Esta conexión se efectúa sin ningún tipo de intermediario y tiene unos protocolos muy seguros.

Red de Valor Añadido (VAN)

En este caso, el intercambio de información se ejecuta mediante una red gestionada por una tercera empresa. El uso es similar al de un buzón de correo, en el que las notificaciones entre socios quedan dentro del sistema y ambas partes pueden acceder a ella desde la misma red.

Escoger uno u otro sistema, dependerá, en gran medida, de las necesidades de cada organización.

Beneficios del uso del intercambio electrónico de documentos

El intercambio de documentos mediante EDI ofrece muchos beneficios a cualquier organización, sin importar el tamaño de esta o el sector en el que se encuentre enmarcada su actividad.

Ahorro de tiempo y dinero

Usar el sistema de intercambio electrónico de documentos permite a la organización destinar menos recursos económicos y automatizar el proceso de generar facturas y compartir información con sus socios

Eficiencia y productividad

Los documentos se comparten y se procesan mucho más rápidamente y con una mayor precisión. De este modo, se evitan muchos errores en el tratamiento de la información y se eliminan los procesos extendidos en el tiempo, los cuales solo hacen decaer la productividad de la empresa.

Integración de EDI en la empresa

Al ser un sistema que se puede integrar en todos los procesos de la empresa, mejora la rastreabilidad de los datos y permite generar informes mucho más precisos y actualizados. La recopilación de los datos, su visibilidad y su posterior análisis, no solamente es más efectivo, sino que también es mucho más rápido y fiable.

¿En qué sectores es importante usar el sistema EDI y en qué les beneficia?

Adoptar un sistema de comunicación EDI aporta beneficios a cualquier empresa, sin importar el sector en el que desarrolle su actividad comercial. Sin embargo, y en función de dichos sectores, el sistema EDI tendrá unas ventajas principales u otras.

Sector Retail

En lo que se refiere al sector retail, sin duda alguna, la ventaja principal del uso de un EDI es el ahorro económico considerable de los recursos destinados a la gestión de la información. Al poder ahorrar en este aspecto, los márgenes finales acabarán siendo más elevados.

Sector sanitario

Si hay algo que prima, y mucho, en el sector sanitario es la confidencialidad de la información. Con el sistema de comunicación EDI, los diferentes centros y organismos de gestión obtendrán mucha más seguridad, a la vez que la comunicación también será más fluida. No solamente se consigue simplificar los procedimientos, sino que se reducen los errores a la hora de compartir información: se obtiene una mayor confidencialidad.

Sector automoción

El sistema EDI aporta una gran automatización de todos los procesos de las empresas incluidas en este sector. La información se integra en un único sistema, por lo que es más fácil hacer el seguimiento de todos los procesos y obtener información a tiempo real.

Otros sectores

En el sector de la logística, así como en aquellos sectores en los que haya grandes compras de materiales, el sistema EDI permite gestionar más fácilmente la información de todos sus procesos. Similar a lo que sucede con las empresas del sector retail, los errores se reducen considerablemente y se mejora el margen comercial.

En cualquiera de los casos, se consigue un intercambio electrónico de datos fluido, con menos errores y con más seguridad frente a los delitos informáticos.

¿Cómo funciona Vuzoon como sistema EDI?

Vuzoon es una herramienta de intercambio de información de documentos gratuito que permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero en la gestión de la información, así como ganar en seguridad. Con esta herramienta, cualquier organización podrá intercambiar sus documentos de una forma rápida y segura, evitando la mayoría de los delitos digitales.

Verificación de identidad

El funcionamiento de Vuzoon es muy simple y obliga, tanto al emisor como al receptor, a certificar su identidad mediante DNI electrónico o certificado digital. De este modo, se reducen drásticamente las posibilidades de sufrir diferentes delitos digitales, como el robo de datos y la suplantación de identidad.

Lo único que se debe hacer para hacer uso de este sistema es registrarse en el programa y verificar la identidad. Una vez hecho, los usuarios ya podrán crear las facturas necesarias y digitalizar cualquier documento para compartirlo con sus socios. Para que estos puedan acceder a esta información, también deberán certificar su identidad. De este modo, nadie podrá acceder a ninguna información sin acreditar ser, realmente, el destinatario de esta.

Sin necesidad de implementación

Además, Vuzoon es un software que no requiere de ningún tipo de implementación, por lo que se puede utilizar desde el primer momento sin necesidad de adaptarlo a ninguna otra herramienta de gestión de la información. Así mismo, esta herramienta se puede emplear para generar informes a partir de la información introducida, lo que permite realizar análisis de situación de forma ágil y a tiempo real. Toda la información contenida en esta herramienta es fácilmente accesible con las credenciales personales, por lo que se puede consultar en cualquier momento y desde cualquier sitio.

El sistema de intercambio electrónico de documentos EDI ofrece grandes beneficios a las organizaciones a la hora de intercambiar documentación con sus socios comerciales, ya sea dentro del país o a nivel internacional. La seguridad que ofrece un EDI permite a cualquier organización desarrollar su actividad de una manera mucho más eficaz y con mayor confidencialidad.