Una de las obligaciones de los trabajadores por cuenta propia es la de llevar al día y de forma correcta toda la documentación referente a su negocio, tanto para poder presentarla ante la administración o ante terceros en caso de que sea necesario.

Los documentos más importantes

Entre los documentos clave figuran las escrituras de negocio, los contratos que se hayan efectuado y toda la documentación fiscal de la actividad. En las escrituras es básico que figuren los estatutos del negocio, así como sus posibles modificaciones; también los libros de actas y toda la documentación referente a los socios. Además, el caso de las escrituras, modificaciones estatutarias y la documentación sobre el alta censal constituyen documentos que han de conservarse durante toda la vida.

Cuando hablamos de contratos hablamos de todos en general; no sólo de los contratos efectuados a los empleados, también los contratos firmados con proveedores y clientes, los de los suministros, las pólizas del banco y los contratos de alquiler de los locales.

Otros documentos que el autónomo debe conservar a buen recaudo son el modelo 036 o 037, presentados ante la Agencia tributaria en el momento de inicio de la actividad, y también el modelo 521 empleado para darse de alta en la Seguridad Social.

Por supuesto, conviene tener a mano siempre los libros contables del negocio, así como otros documentos referentes a las posibles variaciones del régimen o del domicilio fiscal y también de ampliación de la actividad.

En el caso de la documentación contable, ésta debe conservarse durante seis años desde que se haya realizado el último asiento en los libros. Sobre las resoluciones de inspecciones, revisiones de Seguridad Social o Hacienda, o de subvenciones aprobadas, éstas deben ser guardadas hasta al menos cuatro o cinco años después. Y es a los cinco años cuando finalizan también las obligaciones que deriven de relaciones contractuales adoptadas.

Qué documentación se guarda incluso al dejar de ser autónomo

Cuando no autónomo de decide dejar de ser no has de acudir primero a la Agencia Tributaria, allí se dará de baja de su censo de empresarios. Luego acudirá a las oficinas de la Seguridad Social para darse también de baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

Pero hasta darse de baja como trabajador por cuenta propia, el autónomo habrá ido acumulando todos los documentos comentados anteriormente. Y cuando la autónomo deja de serlo siguen existiendo determinados documentos que debe conservar.

En este caso, se han de conservar igualmente todos los documentos que tengan que ver con la actividad económica realizada en los últimos seis años, ingresa documentación se encuentran: los libros contables, todos los justificantes y facturas y, por último, toda la documentación fiscal.

Esta documentación fiscal incluye los modelos anteriormente mencionados, así como el 303 y cualquier otro relativo al pago de impuestos por lo menos durante cinco años. Cualquier documento oficial, y obviamente los contratos laborales de los empleados (si los ha habido) también han de conservarse, aunque ya no seamos autónomos, aunque sea en formato digital.