Cómo aumentar la productividad de una empresa

Algunas empresas no acaban de dar el paso hacia la eficiencia, por lo que mantienen unos índices de productividad más bajos de los que serían capaces de alcanzar, y por ende arrastran a toda la economía nacional a quedarse a la cola de las grandes naciones desarrolladas. Descubre cómo aumentar la productividad.

Tenemos que tener en cuenta que las empresas deben progresar, que la cabeza directiva debe estar preparada para tomar decisiones en pro del futuro de la compañía, y que cada día hay que recurrir más a fondo a las ventajas que nos ofrecen las tecnologías, y especialmente la automatización y la informática.

Estamos en el siglo XXI, en medio de un contexto económico global altamente competitivo donde el que no anda corre, y si bien no estamos en una mala posición, pocos son los emprendedores que dan un paso adelante, las ayudas reales de la administración pública para buscar la eficiencia son ridículas y poco es el interés por parte de los jóvenes para formarse en lo que requiere el tejido productivo del país. ¿Qué hacer? Pues aumentar la productividad y la eficiencia en todos los departamentos de la empresa, desde el área de producción a la comunicación o las ventas.

En una ocasión anterior ya os comentamos algunos consejos para mejorar este aspecto, pero viendo la importancia del asunto aquí os traigo nuevas ideas para que podáis hacer que vuestros proyectos y empresas rindan mejor.

Modos de aumentar la productividad de una empresa

Automatización

Este es un punto clave que no puede ser pasado por alto, ya que la automatización de todos los procesos de la empresa resulta imprescindible y especialmente en todo lo relativo al departamento de producción.

En el caso de las empresas de los sectores primario y secundario la inclusión de maquinaria se torna clave, pues garantiza un resultado mayor en menor tiempo y con mejores términos de calidad. Resulta imprescindible hacerse con maquinaria agraria cuando este sea el campo a explotar o de autómatas industriales en el caso de las plantas procesadoras o de montaje. Tened en cuenta que una instalación automatizada y optimizada puede sustituir la mano de obra de decenas de personas, haciendo que los tiempos de trabajo se reduzcan drásticamente y los costes igualmente; puntos clave para poder ofrecer en el mercado un producto más competitivo, en mayores volúmenes y con márgenes mucho más grandes.

Actualización

Hay que estar al día de todas las posibles actualizaciones y/o novedades que puedan salir en el software y los procesos empleados por la empresa. Cada poco salen mejoras que harán que podáis manejar de mejor manera los trámites, las capacidades de la maquinaria, la seguridad y demás.

Por ejemplo debéis estar al tanto de las licencias del software, aunque si queréis ahorrar en este aspecto os podría recomendar el software libre. En muchos casos os ahorrará un buen pico y os ofrecerá una plataforma igual o más eficiente.

Innovación

En línea con el anterior punto la innovación será una de las claves en la gestión eficiente y en el aumento de la productividad, puesto que investigando nuevas maneras de agilizar los procesos el rendimiento obtenido podría verse directamente repercutido. De ahí que la inversión en ingeniería sea uno de los mejores “activos” que pueda poseer toda empresa de cierto tamaño.

Formación práctica

Los empleados deben estar preparados para aprovechar de la mejor manera las instalaciones y recursos con los que cuenta la empresa, pues de poco servirá que se realice una inversión notable en tecnología si después ésta no va a ser empleada de manera correcta. Por ello, es importante dar una formación práctica periódica acompañada de un seguimiento. Claro está que la formación previa y las características de los empleados también pueden ser claves para que puedan asimilar mejor los cambios, por lo que el departamento de recursos humanos debe decir mucho al respecto.

Motivación

¿A quién le gusta que le estén exigiendo cosas a base de gritos y malos gestos? A nadie, ¿verdad? Pues entonces debéis tratar a los empleados con respeto y empatía, generando un buen ambiente en la empresa y ofreciendo unas condiciones laborales adecuadas. Recordad que a veces los gestos y las buenas maneras pueden hacer que un empleado rinda al máximo con buena disposición, algo que sin lugar a dudas beneficiará a la empresa aumentando su productividad y eficiencia en líneas generales. Ahí van unos ejemplos de cómo llevar a cabo esto:

• • Debéis pagar unos salarios acordes, y si los trabajadores son vitales, están comprometidos con la empresa y su rendimiento es excelente, que no os de miedo agradecérselo con gratificaciones económicas. Recordad que sin su trabajo no habría dinero alguno en movimiento.
  • Felicitad a los empleados cuando veáis que han hecho un buen trabajo, pues ello les animará a seguir dándolo todo por la empresa. Es más, si llegaran vacas flacas es probable que os devolvieran el favor, recordadlo.
  • Sed detallistas con los empleados. Por ejemplo enviadles una carta de felicitación a sus casas por navidad, o incluso dad una cesta de navidad. ¿Por qué no?
  • Ofrecedles en la medida de lo posible unos horarios que puedan facilitar la conciliación familiar.

Teletrabajo

Hay ciertas funciones que pueden hacerse desde casa sin mayor problema, ¿por qué obligar en estos casos a los empleados a que estén en la oficina? Es más, si permitís esta modalidad de trabajo os encontraréis con que los empleados son mucho más eficientes y producen más. Es lo que tiene poder distribuirse los horarios a gusto de cada uno. Obviamente estos empleos son los que se realizan con entregas con fechas establecidas, pues no siempre es la modalidad más conveniente (es más, sólo sería recomendable en algunos casos).

Prioridades

A fin de poder llevar una gestión más adecuada y de lograr una mayor eficiencia en la productividad hay que tener claras cuáles son las prioridades a la hora de tomar decisiones. Este punto es clave, pues si os lo tomáis a la ligera os encontraréis con que quizá tengáis una campaña publicitaria increíble y un almacén de provisiones vacío por no haber derivado los fondos suficientes para adquirir el stock de fábrica. Sí, es un caso un tanto extremo, pero valdrá para que os hagáis una idea.

Como os comentaba en un punto anterior la gestión del capital hay que llevarla de manera eficiente y concienzuda, pues de otra forma podría afectar al resto de áreas de la empresa y causar efectos imprevisibles (bueno, previsibles si se llevara una buena gestión).

Directiva capacitada

Al igual que es vital que los empleados estén formados y capacitados es clave que la directiva lo esté igualmente, e incluso en mayor medida. No se puede permitir que el enchufismo y el caciquismo entren en la estructura de la dirección, pues ello puede hacer que el funcionamiento de la compañía se vea alterado para mal. En los puestos de responsabilidad siempre se debe poner a personas con formación, y lo más importante, con una experiencia extensa en el sector. Si esto se incumple estaréis dando pie a que la empresa engrane mal y todas las áreas se vean afectadas.

Proveedores serios

¿Cuántas empresas no fallan con sus fechas de entrega a raíz de tener unos proveedores de mala calidad? Es muy frecuente que os encontréis con empresas que os surtan mal, haciendo que no lleguen las mercancías solicitadas o incluso cambiándoos los precios de un día para otro. Como comprenderéis esto afecta directamente a la producción, por lo que debéis tener mucho cuidado a la hora de seleccionar proveedores. Ahí van unos consejos para ello:

• El mejor proveedor no necesariamente tiene los mejores precios; es más, a veces incluso pasa que los que destacan este aspecto son los peores.
• La comunicación fluida es vital, puesto que es importante que el proveedor esté siempre dispuesto a facilitaros cualquier información.
• Sería recomendable que visitarais las instalaciones del proveedor para aseguraros de que cumple con la normativa vigente en seguridad laboral y sanidad, pues si no lo hace dirá poco a su favor. Claro está que es vital ver el estado de su maquinaria y cómo son sus procesos, pues de ello dependerá en gran medida la calidad facilitada.
• Los tiempos de entrega deben estar siempre claros y nunca deberéis aceptar un “depende del transportista”.
• Mirad opiniones del proveedor a través de Internet, en muchas ocasiones os encontraréis con críticas de todo tipo. Evaluadlas.

Colaboración e interconexión

Todos los departamentos de la empresa deben estar comunicados, pues lo que uno haga afectará al otro; así pues es clave tener un sistema centralizado donde todos los departamentos puedan ver los estados de otras áreas. Pongo algunos ejemplos:

• Ejemplo 1. Imaginad que tenéis una fábrica de galletas y un cliente os hace un pedido de 50.000 euros en productos, pero resulta que al cabo de dos días llama para pediros si es posible adelantar el proceso. Para poder darle una respuesta tendréis que saber al momento en qué estado se encuentra el departamento de producción y cuál es la situación del stock rotativo de la empresa. En base a ello podréis facilitarle la información de manera más rápida y concisa. Obviamente el sistema tendría que tener un modo para ingresar las modificaciones en la orden y que éstas llegaran a producción, logística, contabilidad y donde quiera que esta modificación pueda afectar. Manteniendo una coordinación de este tipo podréis asegurar una producción y una gestión eficientes.
• Ejemplo 2. Imaginad que tenéis una empresa dedicada a la venta de repuestos de automóviles. Contáis con un almacén/tienda física, una importante tienda online, y además realizáis entregas al por mayor vía Telefónica y a través de otros métodos. Claro, el stock sólo es uno, por lo que los pedidos que salgan del departamento web, del de atención al cliente, y de la tienda física, deberían estar centralizados en una sola plataforma central. A su vez, cuando se haga cualquier cambio, debería actualizarse automáticamente en la web y ser comunicado a los departamentos de administración y almacén. De esta manera evitaríais roturas de stock y siempre sabríais al momento lo que habría que ordenar al final del día a los proveedores. Es más, si todo se encuentra bien automatizado la orden de compra incluso podría salir por su cuenta.