A meses de la entrada en vigor de Verifactu, el 65% de las pymes no están listas

A menos de dos meses de la entrada en vigor de Verifactu, el nuevo sistema de control de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas españolas continúa sin estar lista para afrontar el cambio normativo. Según revela el barómetro Quipu sobre digitalización y cumplimiento fiscal, elaborado a partir de datos de más de 15.000 usuarios y 700 despachos profesionales, el 65% de las pymes aún no está preparado para cumplir los requisitos técnicos que Hacienda exigirá a partir de 2026.

La cifra resulta especialmente preocupante si se tiene en cuenta que Verifactu no constituye una simple actualización del software de facturación, sino una transformación profunda en la forma de generar, conservar y transmitir las facturas. La normativa obliga a que todas las empresas utilicen programas homologados capaces de generar registros inalterables, trazables y auditables, lo que implica abandonar definitivamente herramientas como Excel o aplicaciones que no cumplan con los estándares fijados.

Un escenario de desconocimiento generalizado

Las conclusiones del informe revelan un desconocimiento significativo entre autónomos y pequeñas empresas. La mayoría aún no domina los detalles técnicos del nuevo sistema ni comprende cómo afectará a sus procesos diarios. Muchas compañías continúan trabajando con programas que no generan los registros exigidos, lo que abre la puerta a errores y dificultades para auditar la información.

Se detectan fallos recurrentes, como la ausencia de trazabilidad en la modificación de facturas, la incapacidad para garantizar la conservación de los registros de forma segura y la falta de procedimientos para gestionar correcciones mediante rectificativas. Detalles que, bajo Verifactu, dejan de ser opcionales para convertirse en obligaciones legales.

Otra de las conclusiones llamativas es la falta de coordinación entre empresas y asesorías fiscales. Un 72% de los despachos asegura que está dedicando gran parte de su tiempo a educar a sus clientes sobre qué es Verifactu, por qué deben adaptar sus sistemas y qué riesgos supone no hacerlo. Esta falta de alineación es uno de los principales motivos por los que la adaptación no avanza al ritmo esperado.

Las consecuencias de incumplir la normativa tampoco son menores. La Agencia Tributaria podrá exigir el acceso a los registros en cualquier momento y los sistemas deberán demostrar que cada factura ha sido generada de manera inalterable. No contar con un software homologado podría derivar en bloqueos de facturación e incluso en sanciones económicas.

FinanEDI: un modelo accesible para una transición compleja

En medio de esta incertidumbre, FinanEDI se ha posicionado como una de las herramientas más atractivas para facilitar la transición hacia Verifactu, especialmente entre pymes y autónomos. Se trata de un ERP gratuito ya adaptado a los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y equipado con las funcionalidades necesarias para generar registros de facturación inalterables, trazables y compatibles con los sistemas de Hacienda.

La plataforma incorpora automáticamente el código QR obligatorio, añade la mención “VERI*FACTU” en cada factura y permite gestionar el envío de registros a la Agencia Tributaria mediante conexiones seguras. Su naturaleza gratuita y la ausencia de barreras tecnológicas son factores que están generando un creciente interés entre profesionales y pequeños negocios.

Su socio gerente, José Manuel Pérez, ha alertado en varias ocasiones sobre el nivel de desconocimiento que existe en el tejido empresarial más pequeño ya que «muchas micropymes ni siquiera saben qué es Verifactu, cómo les afecta o qué pasos deben seguir». Ante esta situación, ha manifestado que «es imprescindible una comunicación más clara y masiva por parte de Hacienda para explicar qué deben hacer los negocios antes de que llegue el momento de cumplir con la normativa».

Pérez insiste en que la adaptación no requiere conocimientos técnicos avanzados, siempre y cuando se utilicen herramientas diseñadas específicamente para cumplir con la regulación. FinanEDI, en ese sentido, se presenta como una opción operativa incluso para usuarios con poca experiencia digital, lo que elimina fricciones en sectores tradicionalmente rezagados en digitalización.

Una transformación con impacto positivo si se aborda a tiempo

Aunque Verifactu nace como una medida antifraude, su implantación puede convertirse en una oportunidad para las empresas que decidan anticiparse. Según los datos recopilados por asesorías que ya han integrado herramientas homologadas, la automatización de los procesos de facturación ha permitido reducir hasta un 60% el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejorar notablemente la calidad de la información contable y fiscal.

La trazabilidad obligatoria abre la puerta a procesos más transparentes y seguros y la digitalización del ciclo completo de facturas puede facilitar el acceso a financiación, al ofrecer un histórico financiero más sólido y verificable. Las empresas que ya han iniciado esta transición destacan también una mayor facilidad para detectar errores antes de que lleguen a su asesoría, reduciendo los ajustes de última hora y mejorando la coordinación entre ambas partes.

Por su parte, los despachos fiscales y contables se enfrentan a una transformación profunda de su papel. La mayoría prevé que, en los próximos años, se producirá un cambio de modelo: pasarán de centrarse en tareas de gestión administrativa a ofrecer servicios de valor añadido como análisis financiero, planificación, control de tesorería o reporting avanzado.

Cómo deben prepararse las empresas para el cambio

Las compañías que todavía no han iniciado el proceso de adaptación deben comenzar por analizar si su actual software de facturación cumple los requisitos de Verifactu o si será necesario migrar a una herramienta homologada como FinanEDI. La coordinación con la asesoría fiscal es esencial para establecer un plan que defina cómo se generarán y conservarán los registros, de qué forma se gestionarán las rectificaciones de errores y cómo se garantizará que las facturas incorporen todos los elementos obligatorios.

También es importante que los equipos internos reciban formación específica, ya que la forma de registrar y corregir facturas cambiará de manera significativa. La eliminación de una factura ya no será posible, y cualquier rectificación deberá realizarse mediante facturas rectificativas o documentos de abono.

Las empresas que empiecen a trabajar cuanto antes con un sistema homologado podrán familiarizarse con los nuevos procesos mientras todavía existe margen para corregir errores sin consecuencias, lo que reducirá la presión cuando la normativa sea plenamente exigible.