El ahorro de costes y de tiempo son dos factores muy apreciados entre los emprendedores y los autónomos. Si se consigue economizar algunos procesos, ese ‘beneficio’ podrá destinarse a otras áreas del negocio. ¡Y qué diremos del tiempo! Otras tareas prioritarias podrán atenderse con mayor dedicación. Las nuevas tecnologías ayudan en la consecución de ambos objetivos, como se constata con el uso de una centralita virtual telefónica para emprendedores. ¡Veamos por qué es necesario su uso!

En esta segunda década del siglo XXI, una época donde las nuevas tecnologías están revolucionando tanto a empresas como trabajadores en los métodos de trabajo, el apartado de las comunicaciones adquiere una vital importancia, y máxime si puede automatizarse buscando una mejor productividad del área, atención a proveedores y clientes y con el consiguiente ahorro de costes.

Un ejemplo evidente es la implementación de una centralita virtual. ¿Y qué es? Básicamente se trata de un software alojado en la nube y cuyas funcionalidades son idénticas a aquellas que cumplimentaba una centralita tradicional, pero aprovechándose de las bondades de las nuevas tecnologías.

Las comunicaciones de una pyme experimentarán una gran eclosión con la implementación de un software de estas características, para lo cual se recomienda contactar con empresas especializadas que asesorarán acerca de las funciones que deben portar esa centralita virtual en función del tipo de negocio.

Porque no sólo estábamos hablando de un programa que atienda una sencilla llamada (nacional o internacional) a cualquier hora del día, siendo capaz de atender mensajes, almacenar datos, ofrecer un buzón de mensajes o redirigir esas llamadas a cualquier teléfono. Y todo ello de forma digital y con unos costes irrisorios en comparación a los call-center tradicionales.

Beneficios de disponer de una centralita virtual

Las centralitas físicas desaparecen como consecuencia de los avances tecnológicos y esa capacidad multidisciplinar que todo autónomo o emprendedor encontrará con la instalación de estas nuevas centralitas. Obviamente, como sucede en otros ámbitos de cualquier negocio, será necesario hacer una correcta planificación de qué tipo de centralita virtual necesitamos y de qué presupuesto contamos. El primer consejo sería el siguiente: dejarse asesorar por empresas especializadas.

La segunda recomendación, especialmente para aquellos negocios más tradicionales (como puedan ser algunas pymes), este tipo de software ofrece una serie de claras ventajas: ayudamos a la transformación digital de la empresa; se mejora la imagen de cara a los clientes; seremos capaces de dar unas mejores prestaciones a clientes y al negocio (ya saben de la importancia de disponer de una óptima atención al cliente); mayor capacidad de tomas de decisiones ante cualquier imprevisto; y a diferencia de los servicios tradicionales, esta tecnología nos permite maximizar mejor nuestros costes y necesidades.

Si aún no están convencidos de transformar su pequeña empresa en lo referente a esta área, les reportaremos algunos beneficios adicionales a los ya mencionados.

Teletrabajo: Este software permite trabajar desde cualquier lugar de forma remota; lo que ayuda a ahorrar costes de disponer de una oficina física para esta área.

Gestión de datos: más allá de gestionar llamadas, estos nuevos programas informáticos ofrecen la posibilidad de conectarse con cualquier CRM (Gestión de Relación con los Clientes), con el consiguiente beneficio en la gestión de datos de los clientes; de los pedidos; de realización de campañas de comunicación o de planificación de planes estratégicos.

Grabación y transcripción: este tipo de software posibilita la opción de grabar las llamadas y convertirlas en mensajes de textos, que bien nos sirvan para guardar esa información o gestionar otro tipo de tareas.

La planificación de campañas de marketing o devolución de llamadas son otra serie de servicios habituales que se obtienen de la implementación de una centralita virtual, la cual se instala de una manera rápida y se configura de forma sencilla en función de las necesidades de cada empresa.