Mujeres al Timón
El uso de un EDI se ha visto extendido gracias a la agilidad y seguridad que ofrece en el intercambio de información. Así mismo, es una herramienta que ofrece facilidad a la hora de automatizar ciertos procesos contables. Teniendo en cuenta que las estafas de robo de identidad no paran de crecer día tras día, disponer de un sistema que aporte seguridad extra en las transacciones documentales es una ventaja añadida. Sin embargo, es cierto que aún hay un cierto desconocimiento sobre estas herramientas de intercambio de información (EDI); por ello, su implementación es aun lenta en algunos sectores.
Intercambio de información: uso de EDI sin implementación
Una de las mayores preocupaciones a la hora de pensar en usar un EDI es la necesidad de integrarlo en los demás procesos de la empresa. Esto supondría un coste elevado para los negocios; además, detendría su actividad durante unos días. Sin embargo, no todos los negocios necesitan una integración. Hay una gran cantidad de herramientas de intercambio de información que no la necesitan. Así, la gran variedad de EDIs que hay en el mercado ofrecen muchas opciones para adaptarse a las necesidades y características de cualquier negocio.
Seguridad en el intercambio de información
Usar herramientas como el correo electrónico para el envío de documentación es una de las fórmulas menos seguras a la hora de garantizar de privacidad en el intercambio de información. Todos los correos electrónicos pueden ser interceptados por terceras personas con el fin de suplantar identidades y realizar modificaciones en la documentación compartida. Esto conlleva que muchas empresas sean víctimas de estas prácticas fraudulentas, y que vean cómo sus pagos han sido derivados a otras cuentas, teniendo que volver a efectuarlos correctamente. Esta situación de doble pago tiene efectos muy negativos en su contabilidad, pues reduce los recursos económicos y frena su crecimiento.
Mediante el uso de un EDI, todos los documentos se comparten dentro del mismo sistem. Además, se usan unos protocolos muy seguros; de este modo, las posibilidades de ser víctimas de prácticas como el phishing quedan muy minimizadas, si no anuladas.
Agilidad en el intercambio de documentación
La automatización a la hora de organizar la información, así como la facilidad de digitalizar documentos, es otra de las ventajas que ofrecen los sistemas EDI. Estas tareas repetitivas que se llevan a cabo desde el departamento de contabilidad reducen los recursos económicos de la empresa, a la vez que facilitan los errores contables y la pérdida de documentación.
Seguimiento de las facturas y otra documentación
Con el uso de un EDI, también es más fácil llevar al día la contabilidad y hacer un seguimiento de las facturas. Mediante estas herramientas, se puede conocer al momento el estado real de la situación de la empresa, así como de las facturas que están pendientes de cobro y de pago. Poder gestionar las facturas en caso de ciertos errores es esencial para evitar retrasos en los pagos y dificultades en las relaciones comerciales.
Variedad de EDI: características y funcionalidades para todos los sectores
La gran variedad de sistemas de intercambio de información que hay en el mercado hace posible que cada negocio pueda encontrar el que mejor se adapta a sus necesidades. Pese a que todos ellos comparten funcionalidades básicas, muchos de ellos se diferencian de los demás por poder ofrecer prestaciones únicas.
Utilidad de Vuzoon como EDI: funcionalidades y características
Vuzoon es una de las muchas herramientas disponibles para el intercambio de la documentación. Es un sistema muy simple de usar y de lo más seguro, adecuado para cualquier tipo de negocio sin importar su actividad económica principal.
Creación y seguimiento de las facturas
Vuzoon permite a sus usuarios crear, compartir y hacer el seguimiento de todas sus facturas desde un simple panel de control. En él, se determina el estado en el que se encuentra cada factura, ya estén validadas o bien rechazadas. Este seguimiento permite hacer las modificaciones necesarias para no alargar el plazo de pago.
Seguridad en el intercambio de los documentos
Una de las ventajas principales del uso de Vuzoon es la seguridad que este aporta a la hora de intercambiar información con los clientes. Cuando los usuarios empiezan a hacer empleo de este sistema, tienen la obligación de verificar su identidad mediante la utilización de un DNI electrónico o certificado digital. Es un proceso que solo tarda unos segundos y ofrece la seguridad de que la persona con la que se comparte la documentación sea realmente la destinataria de ella.
Avance de los pagos de las facturas
Usar Vuzoon tiene una funcionalidad única no disponible en otros EDI y que tiene un impacto de lo más positivo en la contabilidad de las empresas: poder cobrar la factura ante de que llegue su plazo de vencimiento. Para acceder a esta financiación, los usuarios únicamente deberán tramitarlo desde su panel de control: el proceso es rápido y la documentación mínima.
Contabilidad: informes y datos fiables y a tiempo real
Al integrar la tecnología OCR, desde Vuzoon se puede digitalizar cualquier información relacionada con las operaciones comerciales: órdenes de compra, albaranes, facturas de proveedores, etc. El propio sistema las organiza por empresas, por lo que siempre es muy fácil encontrar el documento necesario. Además, al poder tener toda la información dentro de un mismo programa, es fácil conocer el estado real del negocio; así se pueden tomar decisiones más acertadas cuando sea necesario.
Tener las herramientas adecuadas a la hora de gestionar un negocio es esencial si se busca incrementar la eficiencia y productividad. Por ello, usar un EDI que permita agilizar el intercambio de documentación y hacerlo más seguro debería ser una prioridad para cualquier negocio.
