Mujeres al Timón
Usar un EDI en la gestión empresarial es una tendencia que va al alza dados los múltiples beneficios que estos programas aportan a la organización, sobre todo al departamento de facturación y contabilidad. Procesar manualmente las facturas de una empresa es la principal causa de retraso en el pago, pérdida de documentos y errores contables, lo que lleva a una pérdida de eficacia y productividad, así como un malbaratamiento de los recursos económicos y personales destinados a estos departamentos. Con el uso de un EDI, una solución para el intercambio de documentos electrónicos, la mayoría de estos problemas se minimizan o se evitan, por lo que el margen comercial de la empresa y la seguridad en todos sus procedimientos aumenta con muy poca o nula inversión. Son herramientas diseñadas para optimizar la facturación y la contabilidad de cualquier tipo de empresas, sea cual sea su actividad económica, tamaño u organización.
Vuzoon: un EDI versátil para optimizar la facturación
El empleo de los EDI se ha convertido en una realidad para la gran mayoría de las empresas, sobre todo, para aquellas organizaciones en las que se maneja una gran cantidad de documentación a diario. Teniendo en cuenta que algunas empresas pueden llegar a generar miles de documentos comerciales, no resulta difícil entender la utilidad y necesidad de estos programas de gestión. Con ellos, no simplemente se agilizan todos los procedimientos en el departamento de facturación, sino que ofrecen información a tiempo real de la situación económica de la empresa.
Vuzoon es uno de estos software para el intercambio de información electrónica con el que se puede llevar un control exhaustivo de los procedimientos, pues se integra fácilmente en el día a día de la empresa. Es simple de usar y, además, no necesita ningún tipo de implementación, por lo que no es necesario cambiar programas ni rutinas contables ya establecidas en el departamento. Así mismo, no representa ningún tipo de inversión ni coste para la empresa, pues es completamente gratuito y accesible para cualquiera.
Creación de facturas: edita, modifica, comparte y automatiza
Una de las características básicas de Vuzoon es la facilidad con la que se pueden crear las facturas, así como hacer un seguimiento de ellas. Esta herramienta ofrece la posibilidad de generar facturas estándares, así como adaptadas a la naturaleza de la empresa. Mientras que algunas empresas pueden emitir facturas sin ningún tipo de concepto específico más que el IVA, hay otras que necesitan poder aplicar descuentos, retenciones y conceptos exentos de impuestos. Con Vuzoon, los responsables del departamento de facturación podrán generar automáticamente estas facturas. Además, este EDI se actualiza constantemente en función de las modificaciones de las leyes aplicables, lo que reduce, considerablemente, el tiempo a invertir en ello.
Aparte de generar facturas, este EDI también permite modificarlas, descargarlas en diferentes formatos y, lo más importante, compartirlas con los clientes con la máxima seguridad. Este grado de seguridad a la hora de compartir documentación a través del programa se consigue mediante la validación previa de las identidades de los usuarios. Para ello, Vuzoon obliga a sus usuarios a certificar su identidad mediante el uso de un DNI electrónico o bien un certificado digital. Este procedimiento se realiza justo después de crear las credenciales personales y, con él, se obtiene la seguridad de que las personas que envían y reciben documentación sean las emisoras y destinatarias reales. Así pues, los casos de phishing quedan muy minimizados con el empleo de esta herramienta.
Seguimiento y trazabilidad de las facturas
El seguimiento y la trazabilidad de las facturas es otro de los puntos fuertes de este EDI. Una vez se ha generado una factura y puesta a disposición del destinatario, esta debería pasar por tres fases diferentes. Con ellas, sabremos el estado de nuestra factura en tiempo real:
- Factura pendiente: cuando la factura está marcada como pendiente, indica que el cliente la ha recibido, pero que aún no la ha aceptado. Este es el estado por defecto de las facturas y solo cambia cuando el cliente las gestiona.
- Factura validada: este estado indica que el cliente ha visto y aceptado la factura, por lo que esta se abonará en los plazos establecidos.
- Factura rechazada: si la factura está marcada como rechazada indica que el cliente no está conforme con ella. En este caso, se deberán realizar las modificaciones oportunas para su aceptación.
Además de poder llevar un seguimiento del estado de las facturas, con este intercambiador de documentos también se puede asociar una factura con las diferentes operaciones comerciales de la empresa, así como con el resto de la documentación asociada a ellas. De este modo, es mucho más simple imputar gastos y beneficios a cada transacción y, con ello, mejorar la estrategia y rentabilidad de la empresa.
Seguridad ante robo de información y suplantación de identidad
Los ataques informáticos a diferentes programas y aplicaciones representan una de las amenazas más graves para las empresas, ya que pueden suponer una gran pérdida de dinero. De hecho, la mayoría de los delitos digitales se centran en interceptar las facturas y modificar los números de cuenta donde se debe hacer efectivo el pago; de este modo, la empresa acaba por pagar la factura a una tercera persona sin satisfacer la factura original del proveedor.
Con un programa de intercambio de documentación electrónica, las empresas pueden evitar estas situaciones, ya que el grado de seguridad que aportan es de los más elevados. El funcionamiento de un EDI a la hora de compartir y enviar facturas es muy simple. El usuario, previamente registrado, debe validar su identidad mediante el uso de un certificado digital o DNI electrónico, al igual que debe hacerlo el cliente. Solo cuando ambas identidades estén verificadas, la información podrá ser compartida. Con este paso, y el hecho de no necesitar usar aplicaciones de terceros, como el correo electrónico, los EDI garantizan tanto la recepción como la confidencialidad de la información.
Digitalizar documentación mediante OCR
Con el uso del OCR de Vuzoon, los usuarios también tienen la opción de digitalizar todas sus facturas y guardarlas en el mismo programa. Esta tecnología es eficaz a la hora de “leer” la información e integrarla al sistema; de este modo, se evita el uso del formato papel, o bien tener documentación en formato PDF, que sigue necesitando de una gestión manual.
Incluir documentación externa, como pueden ser las facturas recibidas, los presupuestos, albaranes, etc., implica una mayor trazabilidad de gastos y beneficios. Del mismo modo, permite gestionar toda la contabilidad desde un mismo sitio.
Liquidez inmediata a través de Vuzoon
De entre todas las características de Vuzoon, sin duda alguna, la liquidez que obtienen sus usuarios es de las más destacables.
Una vez se han generado las facturas y estas han sido validadas por el cliente, Vuzoon ofrece la posibilidad de financiarlas desde el mismo sistema. Es un procedimiento simple y rápido que ofrece la oportunidad de disponer de liquidez en todo momento, sin necesidad de esperar a que se cumplan los vencimientos de las facturas.
Recepción y gestión de facturas
Gestionar las facturas y otra documentación de forma manual implica la posible pérdida de esta, además de requerir de tiempo y recursos. Con un EDI, los responsables de contabilidad podrán olvidarse de todas estas tareas que requieren de su constante atención. Así mismo, se evitarán pérdidas de documentos y errores contables.
Sin pagos, cuotas ni suscripciones
Por último, es importante destacar que todas las funcionalidades de este software de facturación en la nube son completamente gratuitas; esto ofrece a las empresas una herramienta completa, accesible sin que esta repercuta en la contabilidad de esta. A diferencia de otras herramientas similares, Vuzoon no tiene ningún tipo de cuota ni de suscripción; sus usuarios pueden hacer uso de ella desde el momento en el que se registren y acceder a todas las opciones que el programa les ofrece.
Usar un EDI como Vuzoon es una de las mejores opciones que tienen las empresas a la hora de gestionar eficazmente sus negocios. No solamente es una herramienta con muchas opciones y seguridad, sino que además es la única que aporta la opción de conseguir liquidez al instante. No requiere de implantación y es de lo más efectiva a la hora de eliminar errores contables.
