Operaciones intracomunitarias: lo que debes saber sobre el número VAT

Muchas son las empresas y autónomos que dudan sobre dónde y cómo declarar todas sus operaciones comerciales con otros países miembros de la UE. Al tener el negocio basado en España, las obligaciones tributarias que rigen son las de nuestro país. Por ello, aunque trabajes con otros países, estarás sujeto a pagar tus impuestos en España. Sin embargo, sí hay algo de diferente y es que, para operar con dichos países, será necesario obtener el número VAT.

¿Qué es el número VAT para las operaciones intracomunitarias? ¿Qué diferencia hay con el NIF?

Cuando nos damos de alta en la Agencia Tributaria para empezar con nuestra actividad económica debemos rellenar el formulario 036 o 037, según corresponda. Al darnos de alta, se nos asigna de inmediato el NIF, que es el número de identificación que nos permite facturar nuestras operaciones comerciales en territorio español.

El número VAT, por su lado, es una identificación que solo deben tener aquellos negocios que operen en países de la UE fuera de España. Es decir, es un número que nos permite facturar estas operaciones intracomunitarias y declararlas en nuestro país.

Dónde solicitar el número VAT para las operaciones intracomunitarias

El número VAT, como hemos indicado, debe solicitarse por separado y no está vinculado al alta de la actividad. Para solicitarlo, la Agencia Tributaria pone a disposición de los usuarios dos modos para hacerlo: presencial u online.

Sea cual sea la forma en la que iniciamos esta solicitud, debemos tener en cuenta que esta debe ir acompañada de justificantes de la actividad. Es importante, pues, contar con documentación que justifique la necesidad de obtener dicho número.

Si optamos por la presentación telemática de nuestra solicitud, que es más cómodo, debemos adjuntar toda la documentación de la que dispongamos sobre la actividad y las operaciones que vamos a realizar con el otro país. Es importante asegurarnos de que no nos olvidamos de nada. Por otro lado, si queremos estar seguros de que la documentación que tenemos es válida y suficiente para pedir este número, podemos optar por la cita presencial.

En ambos casos, una vez hayamos entrado nuestra solicitud al sistema de la AEAT, esta pasará a manos de un funcionario, quien la examinará y dictará resolución vía notificación electrónica. Si la Agencia Tributaria, después de examinar la documentación, considera probada la necesidad asignar el número VAT, nos lo asignará y nos lo notificará para que podamos empezar a operar con él. Por el contrario, si el funcionario considera que la documentación presentada no justifica su uso, se nos dará un plazo en el que deberemos hacer las alegaciones pertinentes y presentar la documentación adicional que se nos pida.

Exención de IVA con el número VAT

Además de poder ampliar nuestro negocio con los países vecinos, el número VAT nos ofrece otro beneficio: la exención del IVA.

Cuando vayamos a facturar a nuestro cliente en la UE, deberemos hacer la factura especificando nuestro número VAT, los conceptos que se facturan y marcar valor “0” en la casilla del IVA. No podemos facturar IVA cuando tenemos un número VAT asignado.

Sin embargo, sí deberemos añadir esta información a las declaraciones trimestrales de IVA, así como en la declaración anual de este impuesto.

Para ello, solo deberemos especificar qué operaciones están exentas de IVA y el número VAT que se nos haya asignado. De este modo, estaremos cumpliendo con nuestras obligaciones sin dejar ninguna operación sin declarar.

Registro VIES: ¿qué es y cuando se debe consultar?

Cuando solicitamos y se nos asigna un número VAT, pasamos a estar inscritos en el registro VIES. Se trata de un registro en el que aparecen todas las empresas y autónomos que disponen de dicho número.

Es un registro de lo más útil a la hora de saber si nuestros clientes han dado el mismo paso en sus respectivos países. Si la empresa con la que vamos a empezar a operar no está en dicho registro, las operaciones no serán legales y, por ende, no deberíamos trabajar con ella si queremos evitar problemas fiscales.

Por lo tanto, no es un registro que sea obligatorio consultar, pero sí es importante a la hora de asegurarnos si podemos o no trabajar con una empresa determinada.

Beneficios de los programas de facturación online

Tener una buena gestión de nuestro negocio es esencial si queremos verlo crecer. No solo debemos tener en cuenta la contabilidad de este o las obligaciones tributarias a las que estamos sometidos, sino que también debemos asegurarnos de que nuestras facturas estén bien hechas e incluyan todos los datos necesarios. Por ello, cada vez son más los que optan por usar un programa de facturación en la nube.

Un software de programación en la nube es ideal para aquellos que buscan agilidad a la hora de gestionar sus negocios. Además, son los sistemas más seguros si queremos evitar estafas online como puede ser el phishing. De hecho, al usar estos programas, la documentación va directamente de nuestro sistema al de nuestro cliente. Al no pasar por terceras manos, se reduce la posibilidad de poder ser víctimas de un fraude online.

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Con este programa de facturación, podremos acceder a toda la información de nuestro negocio en cualquier momento y, para ello, solo será necesario registrarnos como usuarios y generar nuestras claves de acceso. Veremos que es muy completo y que es completamente gratuito, además de lo más simple de usar.

Sin embargo, la ventaja principal de usar Vuzoon es la gestión de la documentación. Es un sistema con el que evitaremos problemas como el phishing o el spoofing, ya que se actualiza constantemente y acaba con las brechas digitales que pueden llevarnos a sufrir consecuencias nefastas para nuestro negocio.

Tener toda la documentación de nuestros negocios en regla suele ser nuestra principal preocupación. Pero, afortunadamente, tenemos herramientas online tan completas como Vuzoon, con las que podemos gestionar gran parte de ella.