Crisis del coronavirus

Herramientas imprescindibles para el teletrabajo

La pandemia de COVID-19 ha obligado a muchas empresa a adoptar fórmulas de trabajo en remoto para mantener la actividad y evitar nuevos contagios

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La pandemia de coronavirus que azota España ha obligado a tomar medidas que limiten el contacto entre personas con tal de evitar nuevos contagios. Una de estas medidas es fomentar el teletrabajo, una forma de proceder que ya existía y que ofrece ventajas como una mayor conciliación familiar o la flexibilidad horaria, y que muchas empresas están descubriendo como única alternativa para mantener su actividad. Para aquellas compañías que se inician en el trabajo en remoto, traemos un listado de herramientas que pueden facilitar el desempeño habitual de la empresa.

Para comunicarse

  • Skype: La herramienta de Miscrosoft es una de las imprescindibles para mantener la comunicación entre empleados. Lleva años funcionando y es tan universal como muchas de las aplicaciones que tenemos en nuestros dispositivos. Permite hacer llamadas y videollamadas gratis individuales y grupales, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos con otras personas que usen la aplicación.
  • Slack: Un programa que busca ser el sustituto del correo electrónico. Es una herramienta de mensajería pensada para equipos. Permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales). Permite crear grupos a los que accederán los diferentes miembros para poder estar comunicados todos, como si estuviesen en la misma oficina.
  • Hangouts: La de Google es la última herramienta recomendada para comunicaciones. Con Hangouts puedes comunicarte de diversas formas, mediante chat, videollamadas o teléfono, de forma gratuita. Además permite compartir pantalla e integrarse con el resto de aplicaciones del gigante tecnológico.

Para reuniones

  • Zoom: Esta herramienta de videollamada está alojada en la nube y está pensada para realizar conferencias en remoto. Permite llamadas de video y audio en las que pueden participar hasta 1.000 participantes. Se pueden realizar reuniones, conferencias e incluso seminarios, pudiendo visualizarse hasta 49 vídeos en pantalla. Además, permite transcripciones generadas automáticamente por Inteligencia Artificial.
  • Microsoft Teams: Al igual que la anterior, la herramienta de Microsoft está diseñada para realizar reuniones desde cualquier lugar. Este centro de trabajo desde el equipo de Office 365 permite reuniones de hasta 10.000 personas, además puedes consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.

Para almacenar y compartir archivos

  • Dropbox: Un sistema de almacenamiento en la nube que permite sincronizar archivos en línea. Además con su funcionalidad business se incorporan herramientas que permiten la colaboración entre los miembros de la empresa.
  • Onedrive: Es la plataforma en la nube de Microsoft que te permite guardar tus archivos o documentos en línea. Se sincroniza además con Office 365 permitiendo la colaboración en tiempo real con las demás funcionalidades que ofrece la multinacional tecnológica.

Para enviar archivos

  • We Transfer: Se trata de un servicio de transferencia de archivos de gran tamaño. La interfaz de funcionamiento es muy sencilla, con señalar tu correo y el del destinatario así como subir el archivo, te permite realizar las transferencias de contenidos.

Para gestionar tareas

  • Trello: Esta última herramienta sirve para organizar tareas y proyectos. Cada tarea se organiza en una tarjeta que pueden ser ordenadas en listas. Además, te permite nombrar responsables o fechas de entrega, entre otras posibilidades.

El teletrabajo puede poner en peligro la seguridad de las empresas

Ante el decreto del Gobierno español del estado de alarma, muchas empresas han optado por el teletrabajo para poder seguir funcionando. Desde S2 Grupo se ha advertido que la mayor parte de las empresas y organizaciones españolas , aunque cuenten con múltiples mecanismos de ciberseguridad, no están preparadas para estar ciberprotegidas a través del teletrabajo y esto podría poner en jaque la seguridad de las mismas.

El teletrabajo es una alternativa para evitar los contagios y mantener la actividad económica. Ahora bien, en España hay muchas pymes y empresas u organizaciones de cualquier tamaño, que nunca se lo habían planteado. En la situación actual, prácticamente se han visto forzadas a implantarloy muchas no están preparadas para ello, principalmente, desde el punto de vista de la ciberseguridad”, ha declarado José Rosell, socio-director de S2 Grupo.

En el momento en el que se establece el trabajo a distancia hay comunicación entre la vivienda de una persona y la oficina donde están los ordenadores o los datos con los que se tiene que trabajar. Esto supone que habrá un tráfico de datos entre ambos lugares y ello requiere hacerlo con unas garantías para que no puedan ser captados por terceros, como pueden ser los ciberdelincuentes”, ha explicado Miguel A. Juan, socio-director de S2 Grupo.

Desde la compañía se ha señalado que para ciberproteger a las empresas u organizaciones es fundamental, que se establezca una línea de comunicación segura entre el lugar en el que se encuentra el trabajador y la empresa donde están los datos, ya que pueden estar muy bien blindadas en su ciberseguridad pero que haya fugas a través del canal de comunicación con el profesional que trabaja desde fuera de la empresa trabajando a distancia. Esto se consigue mediante VPNs o redes privadas virtuales, que son como túneles a través de los cuales pasan los datos protegidos porque han sido cifrados.

Por otro lado, desde S2 Grupo se ha destacado que otro peligro adicional es que el entorno del domicilio del trabajador no forma parte de la red TIC de la empresa y no sigue los mismos criterios de ciberseguridad que ésta. Según han informado, que ésta es la vía más común por la que a diario se suceden problemas de ciberseguridad como ransomware o petición de rescates a las empresas, entre otros.

Podemos tomar las precauciones para no ser contaminados por un malware, pero si un empleado tiene un comportamiento poco ciberseguro, puede contaminarse la empresa por un malware o un ciberataque”, ha concluido Miguel A. Juan.

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