Hoy en día, podemos notar que las empresas están alcanzando una mayor eficiencia gracias al uso de softwares de gestión documental que trabajan con tecnología OCR. A continuación, podrás conocer de cerca el sistema OCR para digitalizar facturas; también conocerás la enorme ventaja que esta tecnología supone para toda el área contable de cualquier organización. Y es que, hasta hace algunos años atrás, las compañías tenían la exhaustiva tarea de contabilizar de manera manual cada gasto que realizan. Actualmente, la digitalización documental ha significado un ahorro de tiempo y una organización mucho más efectiva.

OCR para digitalizar facturas

Optical Character Recognition, es el significado de las siglas OCR, lo que se puede traducir como: Reconocimiento Óptico de Caracteres. Esta tecnología ha logrado convertirse en un magnífico complemento para los programas de gestión documental. Básicamente se usa para escanear y reconocer caracteres, hasta incluso, puede usarse para escanear códigos de barras en todo tipo de documentos, por mencionar algunos: albaranes, facturas, nóminas, formularios, etcétera.

Gracias a las funciones mencionadas, el OCR permite extraer información de una manera eficiente y rápida, para luego pasarla a un formato digital. Captura la información del documento, la almacena en un formato legible y realiza la recuperación de manera sencilla; así, la información podrá usarse en otras aplicaciones o sistemas. En resumen, el OCR le brinda múltiples ventajas a las empresas: aumenta la seguridad, reduce el tiempo invertido en buscar y recuperar documentos, ayuda a disminuir el espacio físico destinado al almacenamiento de documentos, ahorra costes, entre otros.

Podemos decir que esta tecnología, si se aplica a la gestión documental, le permite a las compañías tener su información siempre localizada y en un lugar muy seguro. El hecho de tener todos los documentos en un mismo sitio es un sueño para cualquier empresa, pero solo puede lograrse si se aplican las técnicas adecuadas y se utilicen softwares especializados para dicha labor. Todo esto se alcanza gracias al proceso que sigue el OCR, el cual analiza los documentos y reconoce los datos que están escritos en ellos. Posteriormente, los clasifica según sea la necesidad de la empresa.

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

Específicamente, la digitalización de documentos convierte una información contenido en textos o en imágenes, en un sistema de dígitos para su posterior tratamiento informático. Digitalizar, se trata transformar una señal de entrada continua, como una imagen o un sonido, en un grupo de valores numéricos. En el caso de una imagen que se manda a través del fax, gracias a un escáner que dicho equipo trae integrado, la imagen se digitaliza de lía a línea. Dentro de la digitalización también se engloba lo que son textos, además de imágenes, videos o audios. Estos textos pueden venir en documentos varios, como es el caso de las facturas, por ejemplo.

Para que este proceso se lleve a cabo correctamente, se requiere que la información esté  en un formato compatible, siendo necesario transformar estos datos en un grupo de números que muestre esta información de manera correcta y precisa. A este proceso se le conoce como ‘digitalizar’, aunque en algunas ocasiones, el nombre del dispositivo que realiza la función es el que le otorga el nombre al proceso. Por ejemplo, esto ocurre cuando se escanea una imagen o documento; al realizarse por medio de un escáner.

En la actualidad, podemos encontrar diversas aplicaciones y programas que trabajan con este tipo de tecnología; en este caso particular podemos mencionar a Vuzoon. Un software de facturación totalmente nuevo e intuitivo el cual cuenta con un lector OCR para digitalizar facturas. Este programa está dirigido a Pymes y cuenta con muchas cualidades. Pero lo más relevante es que no tiene ningún costo, puedes descargarlo gratuitamente desde internet y comenzar a disfrutar de sus ventajas y optimizaciones. Vuzoon, es mucho más que un programa de facturación, descárgalo y descúbrelo por ti mismo.

¿Por qué debemos tener en cuenta el uso del OCR?

Mediante el uso de esta tecnología, la empresa podrá mantenerse actualizada dentro del mundo de la evolución tecnológica en materia documental. También podrá planificar y priorizar el trabajo e impulsar la innovación y el cambio dentro de la misma organización. Por otro lado, se alcanzarán soluciones a medida, flexibles, dinámicas y escalables. Se fomentará el motor de transición de la compañía sin tener que afectar directamente la cultura empresarial. El OCR puede a la empresa las ventajas que se mencionarán a continuación:

• Incremento en la productividad: Eficiencia, eficacia y rapidez en la búsqueda y recuperación de expedientes, documentos y archivos.
• Ahorro de costes: Se reduce la cantidad de papel y tinta utilizadas para imprimir los documentos en la compañía.
• Cumplimiento de la normativa actual: El OCR promete el cumplimiento de todo lo que está enmarcado en el actual Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Optimiza los procesos: La automatización permite que sea posible el control y gestión de todos los documentos que se van generando durante los procesos.
• Ahorro de tiempo: Al tener toda la información en un sitio único y con las mismas reglas, será mucho más fácil ubicar y/o recuperar los datos que integren los documentos.
• Conservar los documentos electrónicos: Tu información estará siempre disponible, alargando, de esta manera, su ciclo de vida o vigencia.

En pocas palabras, esta tecnología ofrece múltiples beneficios para las empresas que se dispongan a aplicarla. Por otro lado, el OCR para digitalizar facturas también optimiza mucho el tiempo de estos procesos en las compañías. Recuerda que Vuzoon estará siempre disponible para ti para cuando más lo necesites. De esta manera, contarás en todo momento con un software que trae integrado la tecnología OCR con todas sus ventajas.