Mujeres al Timón
Cuando se tiene una empresa existen una serie de cambios y modificaciones que se deben notificar en el registro mercantil. Sin embargo, muchas empresas tienen el inconveniente de que no pueden hacerlo porque presentan un cierre de la hoja registral. Esta es una situación bastante común. Y aunque el cierre de la hoja registral es reversible, también puede suponer un atraso para las diversas gestiones que la empresa debe realizar. Asimismo, el cierre de la hoja registral implica una serie de consecuencias que hay que asumir cuando se incurre en la misma.
La hoja registral es la hoja numerada a nombre de la empresa que se le asigna en el registro mercantil desde el momento en que se realiza la inscripción inicial de la sociedad. Allí se realizarán todos los asientos relativos a esa persona jurídica que afectan el funcionamiento de la sociedad, tales como aumentos de capital, cambio de administradores, depósito de cuentas anuales o cambio de domicilio fiscal, entre otros. Una de las consecuencias del cierre de la hoja registral es la negación de inscribir alguno de estos actos en el registro mercantil.
¿Qué es el cierre de hoja registral?
El cierre de hoja registral consiste en una sanción impuesta que impide la inscripción de actos en el registro mercantil. El cierre de la hoja registral, por lo general, se detecta cuando se va a hacer el cambio de administradores ante el registro. Aunque es un fallo subsanable, durante el tiempo en que la empresa tenga un cierre de la hoja registral no se puede hacer ninguna inscripción en el registro. Además, durante ese tiempo la empresa será considerada una sociedad irregular.
Esta sanción no solo acarrea consecuencias para la propia empresa. El cierre de la hoja registral da lugar a que los propietarios de la empresa ejerzan acciones legales contra el administrador de la sociedad por incumplimiento de sus obligaciones. Al no poder inscribirse los actos ante el registro mercantil la empresa pierde vigencia y credibilidad ante terceros. El cierre de la hoja registral puede ser total, en cuyo caso no se podrá inscribir ningún acto, o parcial, aquella que permite practicar el registro de algunos actos.
Causas de cierre de la hoja registral
Existen dos motivos por los que puede tener lugar el cierre de la hoja registral de una empresa:
Baja provisional en el Índice de Entidades de la Administración Tributaria:
Se hace el cierre de la hoja registral de una empresa cuando esta no presenta la liquidación y pago de sus impuestos durante los tres últimos ejercicios económicos. Si este es el caso, la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) emite una baja provisional que envía al registro mercantil. Después, este procede con el cierre total de la hoja registral. En este caso no se puede hacer ninguna inscripción ante el registro.
Falta de depósito de las cuentas anuales
Es una obligación de todas las empresas realizar el depósito de las cuentas anuales en los lapsos correspondientes al finalizar cada ejercicio económico. Si después de transcurrido un año de finalizado el ejercicio la empresa no presenta sus cuentas anuales en el registro mercantil se procede al cierre de la hoja registral. En este caso tendrá la excepción de inscribir ante el registro: la revocación o renuncia de poderes o los asientos ordenados por la auditoría judicial o administrativa. Así como también los títulos relativos al cese o dimisión de Gerentes, Liquidadores, Administradores o Directores generales; y la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.
Consecuencias del cierre de la hoja registral
El cierre de la hoja registral trae diferentes consecuencias para las empresas. No se puede inscribir ningún cambio o modificación que afecte directamente a la sociedad en sus estatutos. Aunque hay algunas excepciones. Se da en el caso que el cierre de la hoja registral se produzca por falta de depósito de las cuentas anuales. Las entidades que tienen el cierre de la hoja registral no gozarán de la publicidad registral. Esto se debe a que les aplicarán el conocido principio de publicidad material negativa del registro mercantil de acuerdo con el artículo 21 del Código de Comercio.
Otra consecuencia del cierre de la hoja registral son las multas. Estas son impuestas por el Instituto Nacional de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). El importe de las mismas depende del volumen de la sociedad y se sitúan entre 1.200 y 60.000 euros. Si la empresa tiene un total de facturación de más de 6 millones de euros al año la multa puede alcanzar los 300.000 euros. Además, también es posible pagar una sanción de 200 euros por no presentar los impuestos en el plazo acordado. También, una multa de 600 euros por no levantar la contabilidad.
Otra consecuencia que genera el cierre de la hoja registral es la acción que se puede ejercer sobre los administradores de la entidad por no cumplir con las funciones que le corresponden con la debida diligencia. Esta acción es ejercida por los socios o propietarios de la empresa. Además, durante el tiempo que dure el cierre de la hoja registral la empresa será considerada como una sociedad irregular, lo que afectará su prestigio ante proveedores y entidades interesadas en invertir en ella.
¿Qué sociedades están obligadas a inscribir sus actos en el Registro Mercantil de Valencia?
Todas las empresas y sociedades mercantiles que se encuentran domiciliadas en Valencia tienen la obligación de inscribirse ante el Registro Mercantil. Una vez que las sociedades estén constituidas legalmente deben presentar toda la información necesaria para el registro. Esta información necesaria se refiere al domicilio, facturas, notas de pedido y los datos identificadores, entre otros. Podrán ejercer legalmente sus labores sin inconveniente alguno.
En el Registro Mercantil de Valencia todas las empresas deben legalizar sus libros contables. Además, deben hacer el depósito de las cuentas anuales. El Registro Mercantil de Valencia por su parte le da publicidad a todas las actuaciones que realiza la empresa con el fin de dar a conocer a terceros interesados la situación financiera en que se encuentra la compañía. Con ello, se busca transparencia en las operaciones y transacciones entre diferentes entidades.
¿Cuál es el plazo y precios de registro en Valencia?
Toda empresa que desee realizar su inscripción ante el Registro de Valencia tiene que saber que el plazo para hacer esta solicitud es de un mes desde el momento del otorgamiento de la escritura pública. Este plazo se puede ampliar a dos meses, pero solo en casos excepcionales como las sociedades mercantiles. La inscripción se puede realizar a través de alguna de estas vías: telemáticamente, por correo, fax o personalmente. El proceso varía dependiendo de la opción escogida.
El coste del registro no tiene un total determinado. Se cobra a partir de las tarifas aprobadas por el Gobierno que se publican en el BOE. Toda empresa debe estar al día con sus obligaciones ante el registro mercantil. Sobre todo, el depósito de las cuentas anuales, ya que el incumplimiento de este deber formal trae consigo la imposición de sanciones y multas. El cierre de la hoja registral es una sanción que afecta a los intereses de las empresas y retrasa sus trámites ante entes gubernamentales y entidades privadas.
