BPM o Business Process Management: ¿Qué es y para qué sirve?

BPM es el acrónimo de Business Process Management, que significa Gestión de procesos de Negocios. Hoy en día las empresas vienen invirtiendo en este conjunto de prácticas para mejorar sus procesos internos y así ganar competitividad. En este artículo entenderás qué es BPM, para qué sirve y sus beneficios, además de aprender cómo aplicarlo a tu negocio.

¿Qué es BPM? 

BPM tiene como objetivo aumentar la competitividad de la empresa, maximizando la productividad de los empleados. Para ello, la colaboración tecnológica es fundamental, ya que reduce al mínimo el riesgo humano, aumenta la velocidad de ejecución, además de brindar un panorama rico en datos y diversos puntos de vista para el rumbo de la organización.

Esto significa que las decisiones se vuelven mucho más rápidas y asertivas, ya que, con solo unos pocos comandos, es posible tener acceso a una vista informada y segura. En otras palabras, BPM es fundamental para cualquier empresa que quiera crecer y destacar en su campo de actividad.

Con base en estas afirmaciones podemos decir que BPM no es una metodología y no es una estructura empresarial

BPM podría definirse, de manera bastante objetiva, como una lista de prácticas con un enfoque total en modelar los procesos de una empresa con un enfoque en la mejora continua. En otras palabras, este trabajo no tiene conclusión, se revisa y mejora constantemente, buscando siempre una perfecta alineación entre la ejecución y el resultado deseado.

Ventajas de implementar BPM 

Además de las ventajas más evidentes, como la mejora de los procesos de la empresa, existen muchos otros frentes en los que BPM actúa directamente en la optimización de la competitividad del negocio.

Conoce algunas de las ventajas que tienes al implementar BPM:

Mayor transparencia

El ambiente de trabajo se ve directamente afectado por la implementación de un BPM. Esto se debe a que cada empleado necesita tener el tamaño exacto de su área de especialización, y esto, además de mejorar la comunicación interna entre equipos, también mejora el clima general dentro de la organización.

Mayor control

Al contar con la ayuda de un BPM, además de saber que todas las funciones se están cumpliendo satisfactoriamente, aún existe la posibilidad de rastrear y monitorear indicadores de desempeño. De esta forma, es mucho más fácil identificar una dificultad y corregirla a tiempo para salvar a la empresa de cualquier tipo de pérdida.

Ganancia de productividad

Al facilitar los flujos de trabajo, todos ganan. El equipo tiene más tiempo para dedicarse a cuestiones estratégicas en lugar de dedicar horas a cumplir con las demandas operativas. Al automatizar procesos que ayudan a reducir la burocracia, todos comienzan a sentirse más seguros y motivados, lo que impacta directamente en la calidad de las entregas y, sucesivamente, en la productividad de cada empleado.

 ¿Cómo implementar BPM?

La implantación de BPM en la empresa consta de 6 fases:

Planificación e identificación

En esta etapa se realiza la identificación y definición de la situación actual de los procesos de la empresa y de las personas involucradas.

Análisis de procesos

El siguiente paso es identificar oportunidades de mejora, principalmente a través del análisis de cuellos de botella y fallas.

Diseño

Es en esta etapa que se definen las estrategias de automatización y optimización de procesos.

Simulación de flujos y verificación de adherencia

En la cuarta fase se pondrán en práctica estrategias para verificar la adherencia de las mejoras y realizar los ajustes necesarios;

Monitoreo y control

Aquí se da seguimiento a los procesos con indicadores de desempeño para que se identifiquen nuevos cuellos de botella y fallas.

Refinamiento

Finalmente, viene la fase denominada mejora continua, la cual debe realizarse con base en la información recopilada en el paso anterior.

 ¿Para qué sirve el Business Process Management o BPM?

Al comprender cómo se realizan los procesos dentro de una empresa, es posible tomar mejores decisiones, identificar el rol de cada empleado y sistematizar todos los departamentos.

Con BPM, es posible hacer todo esto de una manera más organizada. Las empresas que suelen invertir en BPM tienen tres objetivos principales: reducción de costes, reducción del tiempo de ejecución de las tareas (más eficiencia) y mejora de la calidad.

Y BPM puede ofrecer estos resultados incluso a corto plazo, ya que el equipo puede ver sus efectos positivos casi de inmediato.

Aun así, BPM puede considerarse una inversión que también trae beneficios a largo plazo, ya que sus impactos pueden incorporarse de forma permanente a la cultura de la empresa.

¿Qué son las herramientas BPM? 

Las herramientas BPM son instrumentos utilizados para automatizar, medir y optimizar los procesos de negocio. Las herramientas permiten que la gestión de los procesos se realice de una forma más fácil, segura y precisa.

En general, hablamos de un software que tiene funciones que van desde la documentación hasta la simulación de procesos.

Las herramientas BPM se distinguen principalmente por:

• Funcionalidades
• Robustez
• Capacidad para automatizar procesos, personalizaciones e integraciones
•  Usabilidad
• Costo
• Soporte, entre otros.

Las aplicaciones van desde plantillas de flujo de trabajo simples hasta comandos más complejos y automatización de procesos, con generación de paneles de seguimiento en tiempo real.

Además, es posible integrar la plataforma con otros sistemas de la empresa para la producción y análisis de datos estratégicos para el negocio.

Al permitir una mayor estandarización de procesos y automatización de flujos de trabajo, además de un mayor control de estados y gestión, las herramientas BPM son grandes aliadas en la productividad de los equipos, trayendo más eficiencia al negocio.

El mercado ofrece una gama de opciones cuando se trata de herramientas BPM, y es fundamental elegir la que mejor se adapte a los objetivos de tu empresa.