Administrador de empresa: ¿Cuáles son sus obligaciones?

En el caso de que se trate de una persona jurídica, esta toma la forma de un Órgano de Administración, compuesto por varios administradores que son personas físicas y que, en su conjunto, velan por el buen funcionamiento de la empresa en relación con sus obligaciones tributarias, sociales, civiles y mercantiles.

En el caso de que se trate de una sola persona la que ejerza el cargo del administrador de sociedades, este se considera administrador único de la sociedad. El administrador único puede tomar decisiones, realizar transferencias y pagos, firmar documentos, llevar a cabo las acciones inherentes a su cargo y es, en definitiva, el responsable último de los actos de la sociedad.

El administrador único de una sociedad es una persona física que se compromete a gestionar la sociedad, para lo cual llevará a cabo las funciones de su cargo.

De la figura del administrador único se presume la buena fe de actuación y que vigilará el cumplimiento de la ley.

Cuáles son las obligaciones del administrador único

De hecho, las obligaciones propias del administrador único se establecen en relación con la necesidad de contar con una persona que sea capaz de asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales de la sociedad, poniendo los medios y recursos necesarios para que así sea.

Actuar conforme a la legalidad

La primera obligación del administrador único es actuar de buena fe, es decir, no actuar de forma contraria a la que establece la ley ni utilizar su cargo o las funciones inherentes a de forma ilegal.

Las decisiones en cuanto a acciones de la empresa, a cumplimiento de obligaciones fiscales y tributarias, en material laboral… asegurando que se cumple el objeto social según establecen los estatutos empresariales, al tiempo que se cumple lo que marca la ley correspondiente.

Informarse periódicamente del estado de la empresa

La responsabilidad del administrador único está estrechamente relacionada con el buen funcionamiento de la empresa. Por ello, es obligación, y también necesidad, del administrador conocer el estado de la empresa y analizar el buen funcionamiento de esta, en el mantenimiento del objeto social y en el cumplimiento de los deberes de la sociedad.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones propias de la sociedad

Es obligación del administrador único conocer y asegurar que se realizan de forma correcta y según establece la ley, los pagos a la Administración Pública, los pagos a la Seguridad Social, los pagos a proveedores, el cumplimiento de los plazos de pago de préstamos o créditos concedidos a la empresa, y cualquier otra obligación de pago que la sociedad tenga.

Así mismo, entre las obligaciones del administrador único se incluye la conservación y custodia de todos los documentos que certifiquen y prueben estos pagos, durante los tiempos que establezca la ley.

Conocer los estados de cuentas

Dentro de las obligaciones de la empresa se incluyen la presentación del libro de cuentas en el Registro Mercantil y de forma anual, este deber es obligación del administrador, que comprobará el estado de cuentas, hará las correspondientes anotaciones y, cumplirá con la obligación de presentar el libro de cuentas de la empresa cuando corresponda.

Asegurar la confidencialidad documental

El administrador de empresa, además, custodia la documentación de la empresa, asegurando que esta se mantendrá de forma confidencial y que terceras personas no tendrán acceso a los documentos propios de la sociedad.

Cuáles son las responsabilidades del administrador único
En definitiva, las funciones del administrador único pasan por velar por el funcionamiento de la empresa según lo que establece la ley.

Es interés del administrador que esto sea así, ya que la falta de observación de sus funciones conlleva tener que responder ante las administraciones correspondientes.

Responsabilidad por falta de diligencia

El caso de que el administrador único observe incumplimiento del objeto de la empresa o modificaciones de actuación frente a lo que indican los estatutos deberá convocar a la Junta para que se proceda a la disolución de la empresa.

A efectos legales, el administrador podría ser considerado culpable de las actuaciones ilegales o ilícitas de la empresa, aun cuando no tuviera conocimiento de dichas actuaciones.

Responsabilidad en caso de incumplimiento de contratos

El administrador debe velar por el buen funcionamiento de la empresa y por el cumplimiento de la sociedad en sus obligaciones con terceros. El no cumplimiento de los contratos firmados por la empresa, y los perjuicios derivados de esta, podrían significar que el administrador tuviera que hacer frente con su patrimonio personal por el no cumplimiento de los acuerdos contraídos por la empresa.

Responsabilidad por falsedad documental

Es función del administrador asegurarse de mantener y conservar los documentos de la empresa. De la falsedad de documentos será responsable el administrador de la empresa.

Responsabilidad por la falta de pagos a las administraciones correspondientes

Entre los deberes de la sociedad están el pago de impuestos, de las cotizaciones a la Seguridad Social, los pagos a administraciones provinciales y locales, el pago de permisos y licencias… De hacer frente a estos gastos se encarga la sociedad, sin embargo, el administrador debe velar por el cumplimiento de estas gestiones.

El administrador único debe tener constancia de los pagos, si así no fuera debe denunciar a las autoridades, ya que de las deudas contraídas por la sociedad tendría que responder el administrador con su patrimonio.

Responsabilidad por la no presentación de las cuentas anuales

La presentación del libro de cuentas en el Registro Mercantil, y en los plazos en los que establece la ley es obligación del administrador. Si se impide que el administrador realice esta gestión, este debe denunciarlo a las autoridades.

La no presentación conlleva sanciones y otras responsabilidades legales a las que tendrá que hacer frente la empresa y, en última instancia, el administrador único.

Responsabilidad por uso fraudulento de su cargo, de sus funciones o de sus derechos sobre la empresa

Las actuaciones contrarias a lo que marca la ley, el uso del cargo de administrador único de forma fraudulenta, la no observación de las funciones de la empresa, la falta de diligencia en sus funciones y, en definitiva, cualquier actuación que de forma consciente o inconsciente, vaya en perjuicio de la sociedad a la que representa podría traducirse en actuaciones contra el administrador que deberá responder según lo que estableciera la ley.

Responsabilidad del administrador único: ¿Limitada o ilimitada?

El administrador único no es el dueño de la empresa, es el representante legal de la misma, por lo tanto, sus derechos a la hora de tomar decisiones en la empresa están limitados, pero su responsabilidad no tanto.

Es frecuente pensar que la responsabilidad del administrador único está limitada al capital social de la empresa, sin embargo, la responsabilidad limitada se aplica solo a los socios. La responsabilidad del administrador puede llegar a ser ilimitada, si se considera que no ha cumplido con sus obligaciones, aun cuando desconociera los hechos.

El administrador responderá ante las actuaciones ilegales o fraudulentas de la empresa, ya que se considera que este ha actuado de forma no diligente en el cumplimiento de sus funciones.

En definitiva, ser administrador único de una empresa conlleva una serie de obligaciones concretas y la responsabilidad ilimitada frente a las actuaciones de la sociedad. Por ello, antes de aceptar el cargo de administrador único en una empresa, conviene pensar muy buen en las consecuencias, analizar a la sociedad, su funcionamiento y, sobre todo, tener constancia y de que los socios de la empresa no pondrán impedimento a que el administrador realice las funciones inherentes a su cargo.