Obligaciones y sanciones para el nuevo canal interno de información

¿Está su empresa preparada para cumplir con la nueva Directiva (UE) 2019/1937 de 23 de octubre de 2019? Esta norma entró en vigor el pasado 17 de diciembre de 2021; sin embargo, no ha sido hasta el pasado mes de marzo cuando el consejo de ministros publicó el Anteproyecto de Ley para trasponer la Directiva, conocida como Directiva Whistleblowing o Whistleblower, que articula el llamado canal o sistema interno de información (se ha querido evitar el nombre de canal de denuncias).

Una vez se publique, entrará en vigor a los 20 días y, habrá un plazo máximo de tres meses para que las empresas u otras organizaciones lo implanten.

Por tanto, ya sabemos algunos detalles más precisos sobre este sistema interno de información que van a tener que implantar las empresas a partir de ahora si no quieren ser sancionadas. Precisamente, la cuantía de las sanciones es uno de los temas que se han concretado en este Anteproyecto; por ejemplo, las multas por infracciones muy graves pueden alcanzar desde 600.001 a un millón de euros, así como otras sanciones accesorias como «la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales» o «la prohibición de contratar con el sector público».

¿Qué es exactamente la Directiva Whistleblowing?

Se trata de un sistema interno de información en el que se pueden denunciar todo tipo de comportamientos irregulares, desde conductas contrarias al código ético de la empresa hasta el acoso laboral o el blanqueo de capitales. Las sanciones por incumplimiento pueden ascender hasta el millón de euros.

Pero no solo interno, el servicio de comunicación de este tipo de conductas se puede externalizar y ser un tercero quien lo preste. Eso sí, deberá someterse a los mismos deberes de confidencialidad en el tratamiento de datos e información, y su negligencia puede llevarle a que sea este tercero a quien se impongan las sanciones.

¿Qué finalidad tiene este sistema de información?

Prevenir la comisión y anticipar la detección de este tipo de irregularidades, para que puedan ser advertidas por la propia empresa antes de que generen mayores consecuencias para la misma.

Es por ello por lo que el Anteproyecto de Ley prevé que la persona responsable del tratamiento de los datos personales (obligatoriedad de nombramiento de Delegado de Protección de Datos) en la empresa sea también la responsable de este canal, siempre que cumpla con los requisitos legales para ocupar el cargo, según esta normativa; si bien el responsable de su implantación es el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado.

¿Cómo se consigue evitar estas conductas a través del canal?

Esto se logra a través de la publicidad que la Ley confiere al sistema de información. Es decir, la empresa debe tener en la página web un apartado separado y claro en el que se informe sobre el uso del canal, pudiendo informar de las posibles irregularidades, no solo los trabajadores de la empresa, sino también clientes, proveedores y, en general, todos los profesionales o terceros que se relacionen de algún modo con ella.

Además, a esto hay que sumar la protección que la Ley conferirá a los informantes a través de medidas de apoyo, de prohibición de represalias, de confidencialidad sobre los datos personales y, por supuesto, desde la posición de confidencialidad con la que se realiza todo el procedimiento de denuncia a través del canal.

Y no solo se protege al informante propiamente, sino también a terceros que estén relacionados con el mismo, familiares o compañeros que pudieran ser objeto de posibles represalias.

¿Están todas las empresas obligadas a tener este canal de información?

La respuesta es que no. Solo las empresas con un número de trabajadores igual o superior a 50. Pero mucho cuidado con esto porque en los Grupos de Sociedades la dominante o matriz deberá tener «una política general relativa al sistema interno de información», asegurando que la misma se aplica en las demás. También hay que tener en cuenta que los entes públicos también están obligados a tener este canal de información, salvo que tengan menos de cincuenta trabajadores o se trate de municipios con menos de 10.000 habitantes.

Por último, una vez incorporado este canal de comunicación, la empresa también está obligada a:

• Designar el responsable que realice la recepción, seguimiento y acuse de recibo de la irregularidad. Será quien mantenga, además, la comunicación con el trabajador, solicitando más información y realizando el seguimiento.
• Dar respuesta en un plazo máximo de 90 días.
• Y comunicar a la Autoridad competente de las denuncias recibidas.

Por último, resaltar que el no contar con un canal o sistema interno de comunicación podrá considerarse sanción leve con multa de 100.000 euros.