P. S. (Gedsa): «La digitalización crece hasta un 15% para teletrabajar y ahorrar costes»

Gedsa, que pertenece a tres socios, dos de ellos de Barcelona y uno de Valencia y sin ninguna vinculación familiar, cuenta ya con un cuarto de siglo de existencia y da empleo a cerca de 115 trabajadores distribuidos entre su sede central de Valencia y sus dos delegaciones físicas de Murcia y Andalucía. Nuestro entrevistado, Pascual Sendra, director de la compañía, nos informa que ha aumentado entre un 10 y un 15% las necesidades de digitalización y almacenaje de información física de las empresas valencianas por dos motivos: para reducir costes de almacenamiento y para tener toda la información disponible como consecuencia del teletrabajo. También nos confiesa que las empresas de nuestros país siguen siendo conservadoras y guardan tanto la información en papel como la digital. Los sectores más avanzados en este proceso de digitalización de sus documentos son los sectores sanitario y el financiero.

– ¿A qué se dedica Gedsa?

Facilitamos que la documentación esté accesible para nuestros clientes mediante la digitalización de los documentos en papel y la gestión de los mismos a través de un gestor documental.

– ¿Qué ha supuesto para vosotros la llegada del teletrabajo a las compañías?

La situación actual de estado de alarma ha provocado que mucha información que las empresas tienen en papel no estuviera a disposición de todos los usuarios, una situación que se ha agravado más debido a que los trabajadores no estaban físicamente en las oficinas. Gracias a nuestros servicios, ayudamos a que el teletrabajo, que ha venido impuesto por la coyuntura, sea más fácil ya que pueden disponer de toda la información sin tener que desplazarse a la empresa.

– ¿Ha crecido vuestro volumen de facturación en estos dos meses como consecuencia de esta situación?

Ha crecido la demanda de servicios. Los proyectos de digitalización tienen un recorrido de medio plazo, mientras que la custodia de información impacta más porque los clientes necesitan darle salida cuanto antes. Sí que hemos registrado una demanda mayor de los servicios de digitalización para tenerla accesible sin necesidad de estar en el puesto de trabajo. En facturación no ha tenido por ahora un impacto visible.

«Ayudamos a que el teletrabajo, que ha venido impuesto por la coyuntura, sea más fácil ya que pueden disponer de toda la información sin tener que desplazarse a la empresa»

– ¿Qué sectores son los que han solicitado más vuestros servicios durante estos días de confinamiento?

Trabajamos con sectores muy variados pero fundamentalmente asesorías, estamos gestionando asuntos legales, recursos humanos, expedientes de personal y académicos. También se han incrementado las necesidades del sector sanitario como la disposición de historiales clínicos, expedientes de pacientes… Además de documentación vinculada a la parte legal y contable de la empresa.

Instalaciones de Gedsa

– Vosotros, además de digitalizar los documentos, ayudáis a vuestros clientes a tener esa información ordenada y accesible.

Efectivamente. Prestamos el servicio de convertir el soporte papel en uno digital y legible que se pueda recuperar y encontrar.  Además, llevamos a cabo la implantación de un gestor documental, que se trata de una aplicación que sirve para establecer una serie de normas internas sobre cómo acceder a esa información de forma segura, proporcionar acceso a la información a las personas autorizadas, generar flujos de aprobación de documentos con o sin firma digital, etc.

– ¿Cómo se destruyen los documentos?

Existe un protocolo en función de la empresa y del tipo de documentación. Este proceso de destrucción lo llevamos a cabo con DCD, la primera empresa en España de destrucción confidencial de documentos.

En concreto, se realiza un transporte seguro y en jaulas cerradas y la información se destruye nada más llegar a su centro. De hecho, todo el proceso está grabado y monitorizado desde que el camión recoge la documentación de nuestros centros.

En cuanto a la documentación digital existe un proceso de escaneo seguro para que, una vez que se ha llevado a cabo ese proceso, el documento no se pueda manipular. De hecho, nuestras áreas de custodia y trabajo están cerradas a todas aquellas personas que no sean del propio equipo. Además, estamos certificados en la norma ISO 27001.

– ¿Con qué capacidad de almacenaje contáis ahora mismo? ¿Ha crecido mucho durante estos dos meses esa necesidad de almacenar información?

Contamos con una parte de custodia física de documentos. En concreto, en València disponemos de 5.000 metros cuadrados; 2.000 en Murcia; y 4.000 en Sevilla.

En estos dos meses, la necesidad de almacenar información por parte de las empresas ha crecido entre un 10 y un 15% sobre todo vinculado a la necesidad de reducir costes o incluso de habilitar espacios para otras actividades.

«Las empresas en España son reacias a destruir documentación»

– Esto quiere decir que las compañías están necesitando más espacio para garantizar las distancias de seguridad con motivo de la crisis sanitaria…

Esa sería una de las demandas o que están reduciendo gastos, como he comentado anteriormente. A nosotros nos pagan por la información que almacenamos, una vez que la digitalizamos y nos hacemos cargo de ella, el cliente no tiene que gastar en infraestructuras, prevención de incendios, acondicionamiento de locales, etc., y eso supone un ahorro.

– El cliente puede consultar la información en vuestras instalaciones?

Solo puede entrar con autorización del responsable y cita previa, identificándose en la entrada y para una acción concreta.

– Has comentado que había aumentado entre un 10 y un 15% la necesidad de almacenamiento por parte de las empresas a lo largo de estos dos últimos meses. ¿Esta situación os ha obligado a vosotros a ampliar vuestras instalaciones?

No, nosotros tenemos siempre un margen de crecimiento. De hecho, este año hemos ampliado en Valencia una instalación con 1.000 metros cuadrados más; y en Sevilla, el año pasado, hemos ampliado 3.000 a otra de 1.000 que teníamos inicialmente.

Para que te hagas una idea, ahora mismo tenemos cerca de 500.000 contenedores, que podrían ser unos dos millones de archivadores. En cuanto a nuestra capacidad de crecimiento, siempre tenemos en torno a 100.000 contenedores que corresponderían a 400.000 archivadores de margen. Un margen de crecimiento que se va ampliando cada 18 meses prácticamente.

– Una vez digitalizada la información, ¿se guarda tanto el archivo digital como el físico?

Normalmente guardamos ambos formatos. Las empresas en España son reacias a destruir documentación. Es verdad que con la crisis de 2012 se activó la mentalidad anglosajona de destruir la información que no se utiliza o que la ley habilita a destruir, pero se siguen combinando ambos servicios.

La mayoría de la información que digitalizamos y que no integramos en nuestro gestor, pasa a formar parte de los ERP del cliente, es una forma para él de tenerlo in situ.

Por otra parte, hay sectores como el hospitalario que destruye mucha información porque cuentan con un reglamento que así lo permite ya que  el documento electrónico tiene la misma legalidad que uno en papel. Sin embargo, hay otros como Recursos Humanos que nunca destruyen y lo mismo ocurre con la documentación financiera que son más conservadores. Con lo cual, aunque la tengamos digitalizada y el cliente la utilice diariamente a través de su ERP, la documentación física la seguimos guardando.

– Según tu opinión, ¿qué sectores son los más digitalizados?

En estos momentos, la sanidad pública española sería uno de los sectores más digitalizados, en contraposición, nos encontramos otros organismos públicos como Justicia, que tiene un enorme camino por recorrer.

La banca también cuenta con una muy buena posición, dispone ya de mucha información digitalizada al igual que las aseguradoras. El resto comienzan a incorporarse a este servicio y aesta forma de pensar, de tener la documentación accesible. La coyuntura actual ha dado un empujón a esta transformación digital. Es decir, esta situación ha creado la necesidad de poder acceder a documentos que no tenía accesibles, de hacerlo manera segura, de poderlos compartir sin necesidad de enviarlos por correo electrónico, de controlar procesos de compra, de validación de documentos… Esto se ha producido sobre todo en empresas más pequeñas dentro del sector privado.

– ¿Vosotros estáis teletrabajando?

Prácticamente toda la plantilla y que englobaría a los departamentos de Administración, Técnico y de Atención al Cliente. En la sede de la compañía están todos aquellos trabajadores vinculados a proyectos y los del departamento de Logística.