El papel del secretario del Consejo de Administración en el contexto actual

Director. Deloitte Abogados

Contar con un adecuado sistema de gobierno corporativo es considerado hoy en día como un aspecto fundamental para la estabilidad, la continuidad y la creación de valor en la empresa. Entre otros beneficios, un buen modelo de gobierno corporativo supone poder conciliar de forma estable y duradera los intereses de los distintos agentes de la empresa, y contar con mecanismos que permitan identificar y dar cobertura a los diferentes riesgos que afectan a la organización. Y dentro del sistema de gobierno corporativo, el secretario del Consejo de Administración juega, o al menos debería jugar, un papel esencial.

A pesar de ello, en nuestro país tradicionalmente esta figura no ha contado con un adecuado respaldo normativo, como quizá podríamos encontrar en los países anglosajones. Si bien, en los distintos códigos de buen gobierno publicados en los últimos años en nuestro país ya se le venía reconociendo de forma implícita cierta relevancia a esta figura, lo cierto es que, hasta la entrada en vigor de la Ley de Mejora de Gobierno Corporativo, que modifica la Ley de Sociedades de Capital, formalmente el secretario del Consejo solo tenía atribuidas labores administrativas (redacción de actas y certificaciones, elevación a público de acuerdos sociales o custodia de los libros societarios), dejándose a la ya obsoleta figura del “Letrado Asesor”, regulada por la todavía vigente Ley 39/1975, la facultad de “asesorar en Derecho sobre la legalidad de los acuerdos y decisiones que se adopten por el órgano que ejerza la administración y, en su caso, de las deliberaciones a las que asista” (si bien en la práctica los secretarios del Consejo vinieran desarrollando tal función, puesto que la propia Ley 39/1975 prevé esta posibilidad).

Con la entrada en vigor de la Ley de Mejora de Gobierno Corporativo, el secretario del Consejo de Administración, aunque ciñéndose exclusivamente a las sociedades cotizadas, queda por fin configurado como un auténtico asesor jurídico del Consejo. En concreto, el artículo 529 octies 2 de la Ley de Sociedades de Capital le otorga, además de las funciones “formales” que ya le reconocía el artículo 250 de la Ley de Sociedades de Capital y el Reglamento del Registro Mercantil, la de “velar por que las actuaciones del Consejo de Administración se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna”, así como la de “asistir al presidente para que los consejeros reciban la información relevante para el ejercicio de su función con la antelación suficiente y el formato adecuado”. La atribución de estas funciones nos lleva a pensar que, al menos en las sociedades cotizadas, dicho puesto debe desempeñarse necesariamente por un abogado, que además deberá actuar conforme a los principios de independencia, imparcialidad, estabilidad y profesionalidad, tal y como ya recomendaba el Código Olivencia.

Esto último cabe deducirse también del procedimiento de nombramiento y cese que prevé el referido artículo 529 octies, el cual requiere, para cualquiera los dos supuestos, un informe previo de la Comisión de Nombramiento y Retribuciones. En todo caso, la práctica demuestra que aquello que es obligatorio para las sociedades cotizadas es también recomendable para el resto de sociedades.

Pero el papel del secretario no se debe quedar ahí, sino que debe dar un paso más y constituirse en un verdadero impulsor del gobierno corporativo de la empresa como forma de creación de valor. No debería limitarse únicamente a verificar que en las actuaciones y decisiones del Consejo de Administración estén presentes las recomendaciones sobre buen gobierno que fueran aplicables a la sociedad, tal y como recomendaba el Código Olivencia, sino que, según su preparación y cualificación profesional, debe realmente promover las políticas de la empresa en esta materia. No en vano viene a ser cada vez más usual atribuir a la figura del secretario del Consejo la responsabilidad de la función de cumplimiento normativo o “compliance”, figura íntimamente ligada al ámbito del gobierno corporativo, y que va más allá del terreno del Consejo para adentrarse en la propia actividad empresarial.

Partiendo del planteamiento anterior, aquellas empresas que hayan alcanzado o pretendan alcanzar un grado de desarrollo relevante en materia de gobierno corporativo, y en todo caso las sociedades cotizadas, deberán asegurarse que la persona que desempeñe el cargo de secretario no se limite a contar con los conocimientos técnico-jurídicos propios de los abogados sino que también conozca en profundidad el negocio y los procedimientos internos de la sociedad. De esta forma, el secretario podrá realmente desarrollar su labor de manera efectiva y generar valor para la empresa