Responsable de consultoría. Equipo Humano

La comunicación es importantísima en todos los ámbitos, pero lo es si cabe más en la empresa, donde los procesos dependen de las personas y la comunicación entre esas personas es la red sobre la que se sustenta la actividad de la organización. Una empresa que se comunica mal consigo misma es como un motor sin aceite o un circuito sin electricidad. Se para.

¿Cómo es la comunicación interna en su organización? ¿En qué direcciones fluye? ¿Con qué mecanismos cuenta? ¿Hasta qué punto consigue los objetivos que se plantea, o siquiera se plantea objetivos? Responda a las siguientes cuestiones seleccionando la opción que se ajusta en mayor medida a las características actuales de su empresa, y analice después los resultados en nuestra web para sacar sus propias conclusiones.

Seleccione la letra correspondiente (a, b, c ó d) de la opción elegida para cada una de las preguntas.
1º. Mi empresa se caracteriza por: a) La transmisión de información a través de la comunicación informal. b) La voluntad por parte de la Dirección de transmitir las políticas y objetivos de la compañía. c) La comunicación continua procedente de la Dirección y el desarrollo de mecanismos que proporcionen feedback por parte de los empleados. d) La comunicación fluida y constante; la información se comparte de forma ascendente, descendente y horizontal en todos los niveles, equipos de trabajo, grupos de mejora círculos de calidad, etc.

2º. ¿Qué función desempeña la comunicación en su empresa? a) Permite la interacción informal de los empleados. b) Transmite los objetivos de la compañía. c) Es un mecanismo de coordinación entre empleados y mandos, que facilita la coherencia de los planes de actuación. d) Es el vehículo a través del cual se transmiten los valores y la cultura corporativa de la empresa; permite proyectar su identidad y aunar a los empleados en una misma Dirección.

Flujos de comunicación
3º. ¿Qué flujos de comunicación representan mejor a su empresa? a) Principalmente, la comunicación de la empresa se produce entre los empleados en pasillos o en reuniones de café. b) Desde la Dirección se emiten informes que dan a conocer a los empleados la situación de la organización. c) Periódicamente se reúnen empleados y mandos para concretar los objetivos a alcanzar y revisar la consecución de objetivos previamente propuestos. d) Existe un Plan de Comunicación concreto que detalla los canales de comunicación que existen en la organización y en qué situaciones debe utilizarse cada canal. Existen mecanismos que permiten evaluar la efectividad de la comunicación y el grado de absorción de la información trasmitida.

4º. ¿En qué nivel comunicativo se encuentra su organización actualmente? a) Comunicación entre compañeros, informal. b) Comunicación entre los empleados y sus responsables directos (intradepartamental). c) Comunicación entre los empleados de distintos departamentos que colaboran en proyectos, tareas o actividades, así como con los responsables (intra e interdepartamental). d) Entre todos los niveles de la organización (intra e interdepartamental a todos los niveles).

5º. ¿Cuál/es de las siguientes herramientas de comunicación son las más utilizados habitualmente en su empresa? a) Tablón de anuncios y folletos informativos. b) Buzón de sugerencias y circulares informativas. c) Reuniones con los empleados y mensajes de correo. d) Intranet corporativa, correos electrónicos, encuestas de clima y reuniones periódicas con los empleados.

6º. ¿Qué procedimiento se sigue para transmitir un mensaje? a) Se transmite principalmente a través del boca a boca. b) El mensaje es transmitido desde la Dirección, asesorada por el departamento de Recursos Humanos. c) El mensaje es transmitido por la Dirección o los mandos intermedios en función de su contenido, utilizando el medio de comunicación más adecuado para la ocasión. d) Se elige cuidadosamente al emisor, el contexto y el canal de comunicación, y se adapta el contenido en función de sus interlocutores, para que sea sencillo, comprensible y pertinente.

7º. ¿Cómo es percibida la comunicación dentro de la empresa? a) Poco fiable, a menudo incierta. b) Hay que analizar bien las fuentes de las que procede; en ocasiones es cierta, en ocasiones ambigua. c) En general, la comunicación es fiable, aunque ocasionalmente los rumores pueden distorsionar su contenido. d) La información que se comunica es rigurosa y fiable.

Tratamiento del rumor
8º. ¿Qué tratamiento se realiza del rumor en la organización? a) Son algo habitual, fluyen con normalidad y no se gestionan. b) Aparecen rumores y tratan de corregirse sin éxito. c) Trata de evitarse la aparición de rumores fomentando la comunicación fluida entre empleados del mismo o de distintos departamentos. d) Dado que no se puede impedir en muchas ocasiones la aparición de rumores de carácter profesional, se contrarresta a través de comunicados formales y oficiales que versan sobre el mismo tema que el rumor, con información procedente de la Dirección.

9º. El principal problema de comunicación en mi organización es: a) La inexistencia de canales formales de comunicación. b) Falta de comunicación entre responsable y subordinados. c) El hermetismo de los distintos departamentos, entre los que no fluye la comunicación. d) A pesar de que la comunicación es fluida, se podrían explotar más los mecanismos y herramientas de comunicación (por ejemplo, una intranet corporativa).

10º. La comunicación en mi organización: a) Es poco importante, no se le presta demasiada atención desde Dirección. b) Es un medio de la Dirección para transmitir la información necesaria a los empleados. c) Es una herramienta que permite mantener informados a los empleados y coordinarlos. d) Es una herramienta fundamental en mi organización, utilizada de forma proactiva, tanto para coordinar a los empleados y mantenerlos informados, como para motivarlos, involucrarlos y generar en ellos sentimiento de pertenencia.

¿Interesante reflexión, verdad? Analiza tus resultados y lo que suponene, accediendo a www.equipohumano.com/autodiagnostico-comunicacion-interna.