Ejemplos de ello pueden ser el caso de un Registrador al cual acude una persona que necesita inscribir una Escritura y que ha de incurrir en un serie de gastos, tales como copias de los documentos o el supuesto de un abogado al cual le encomiendan la defensa de los intereses de un cliente y, para ello, necesita que le apoderen ante Notario.

Pues bien, todo ello tiene la consideración de Suplidos. En el momento en que se incluya en la factura, se debe tener precaución respecto a la forma en que se reflejan ya que, en caso de que se sumase a los honorarios, esta cuantía también estaría sujeta a los Impuestos correspondientes (Impuesto sobre el Valor Añadido e Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), lo que supondría una consignación incorrecta, así como una tributación de forma innecesaria e inadecuada.

La inclusión de forma correcta sería bajo la denominación de Suplidos y, en consecuencia, exento del pago de los Impuestos anteriormente mencionados, dado que ya han sido abonados los que le pudieran corresponder en la operación que dio lugar a su pago en el momento en que se produjo el adelanto del dinero en nombre del cliente.

¿Qué podemos reflejar como Suplidos en nuestras facturas y qué no?

Ya hemos visto cuál ha de ser la forma de consignación de los Suplidos. Vamos a analizar qué tiene dicha consideración y qué no. Para delimitarlo y que se encuentren convenientemente justificados en la contabilidad, deberemos comprobar que se cumplan los siguientes requisitos:

1. Que el gasto se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente. Como tal, la factura por dicho gasto debe haber sido emitida a nombre del cliente, no al del autónomo.
2. Que se pueda justificar que efectivamente se ha realizado dicho pago.
3. Que se haya efectuado el abono por orden del Cliente, esto es, de acuerdo a un encargo que se haya realizado al autónomo.

Por tanto, es importante que la factura sea emitida a nombre del Cliente y que se le facilite el documento original de dicha factura al mismo, con el objetivo de que pueda registrarla debidamente en su contabilidad, así como deducirse los impuestos que correspondan y que se encuentren reflejados en la misma ya que, al fin y al cabo, en el momento en que reembolsa el gasto efectuado por el autónomo, es el Cliente quien soporta la carga tributaria.

Es conveniente, además de todo ello, que se guarde junto con la factura en la que se incluye el Suplido (la emitida por el autónomo), una copia de la factura del propio Suplido, de manera que siempre se pueda acreditar la naturaleza y la necesidad de efectuar el desembolso ante una eventual Inspección Tributaria.