Una RFP, o solicitud de propuestas, es una petición formal de una organización a posibles proveedores de productos o servicios. El objetivo de una RFP es permitir a la organización evaluar varias opciones y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Es una forma metódica para que empresas de todo tipo satisfagan algunas de sus necesidades. Pero también puede llevar mucho tiempo si no se hace correctamente. En este post, hablaremos sobre RFP, que es, como funciona, por qué es necesario y que se debe evitar al elaborar uno.

¿Qué es un “RFP” o solicitud de propuestas?

Un RFP (Request for Proposal) o solicitud de propuestas en nuestro idioma. Es un documento escrito en el cual una empresa o entidad gubernamental, solicita a diferentes proveedores su participación en una licitación. Este documento permite a las empresas evaluar y elegir proveedores en función de su capacidad para satisfacer las necesidades de un proyecto o servicio. La RFP debe indicar claramente lo que se busca en un proveedor, incluidos los detalles del presupuesto, los plazos de entrega y las especificaciones.

¿Cómo funciona una solicitud de propuesta?

La RFP puede ser emitida por un individuo o un equipo dentro de una organización, pero debe ser aprobada por otro personal clave antes de ser enviada. Y las empresas o personas podrán participar enviando una oferta de servicios o propuesta de proyecto.

El documento de solicitud de propuestas es el principal vehículo para solicitar información a los posibles proveedores. La RFP también puede utilizarse para evaluar las capacidades de cada proveedor y su capacidad para ofrecer productos o servicios que satisfagan sus necesidades. Esta evaluación puede incluir, análisis de precios de cada proveedor, sus estándares de calidad y su capacidad para asumir el compromiso.

Pasos del proceso de solicitud de propuestas estándar

Antes de empezar a redactar la solicitud de propuestas, se debe tener en cuenta todos los factores que resultan importantes, para asegurarse de que funciona bien para todos los implicados. El proceso de elaboración de una RFP comienza con una serie de preguntas que deben ser respondidas por los posibles proveedores para poder tomar una decisión final sobre a quién contratar.

Estas preguntas deben ser sobre los requisitos del proyecto y detalles sobre lo que cada licitador debe enviar como parte de su propuesta, así como cuándo recibirá más información sobre el proyecto. Posteriormente, se debe preparar y elaborar el RFP. Luego se envía a los posibles licitadores.

Razones para emitir una solicitud de propuesta

Un RFP es una solicitud de participación con una lista estandarizada de preguntas que se envía a los posibles proveedores para ayudarle a elegir la mejor solución. Las razones por las que las organizaciones solicitan un RFP o propuestas de gestión de inversiones pueden ir desde solicitudes de personal y ejecución de nuevos proyectos, hasta cambios gubernamentales y preocupaciones por el desempeño de los proveedores existentes.

Otra razón es que tras analizar todas las propuestas recibidas es posible crear un completo banco de datos con información sobre cada proveedor ofertado. Esto facilitará la futura selección de trabajos de su empresa.

Además, a través de un enfoque estandarizado, la RFP permite a la organización evaluar a los posibles proveedores de forma paralela y comparar su capacidad para satisfacer las necesidades, los objetivos y los retos clave de su organización.

Aspectos que deberías evitar con una RFP

Entre los principales aspectos que se deben evitar al elaborar un RFP, está el no definir claramente el problema que se quiere resolver. Una solicitud de propuestas imprecisa sobre lo que se espera de un proveedor no va a dar una respuesta clara. Si no define lo que quiere desde el principio, es muy probable que la respuesta a la propuesta sea igualmente vaga y poco útil.

Otro aspecto que se debe evitar, es no ser suficientemente específico en los requisitos. Siempre se debe ser lo más claro y preciso posible al detallar los requisitos específicos que debe llenar el candidato para el proyecto que se quiere emprender. Por último, otro error que se debe evitar, es no dar suficiente tiempo para responder. Se debe considerar que no todos están familiarizados con este tipo de procesos de selección. Y es posible que a algunos les puede tomar más tiempo responder, aunque estén capacitados para el trabajo.