Plan de contingencia empresarial: ¿Es realmente necesario?

Un plan de contingencia empresarial es un documento elaborado por la empresa, que nos permitirá enfrentar cualquier amenaza o reto que pueda surgir en el negocio. Nos ayuda a prepararnos para hacer frente a todo tipo de situaciones, como catástrofes naturales, ciberataques y batallas legales. En este artículo veremos en qué consiste un buen plan de contingencia, cómo estructurarlo correctamente y cuándo es necesario que las empresas lo tengan.

¿Qué es un plan de contingencia empresarial?

Un plan de contingencia empresarial es un documento o estrategia desarrollada y utilizada por la empresa, para afrontar situaciones negativas dentro de la organización. Se trata de un plan preventivo y reactivo, estratégicamente elaborado, que permitirá hallar una solución para controlar situaciones de emergencia y minimizar sus consecuencias negativas para el negocio.

En él, se describe lo que se hará en caso de emergencia. Debe incluir medidas para hacer frente a emergencias como incendios, inundaciones y cortes de electricidad. Se considera una estrategia importante, ya que, si se ejecuta correctamente, puede ayudar a solucionar la situación adversa y llevar la empresa nuevamente a la normalidad, o al menos amortiguar el problema.

En otras palabras, un buen plan de contingencia, bien elaborado, nos ayudará a prepararnos para cualquier eventualidad y garantiza la continuidad del negocio.

¿Cómo debe ser el plan de contingencia en una empresa?

Un buen plan de contingencia empresarial debe estar conformado por al menos 4 pasos o etapas básicas:  la evaluación, planificación, pruebas de viabilidad y la ejecución. De esta forma, se podrá garantizar su efectividad y la continuidad del funcionamiento de la empresa u organización.

Además, también debe incluir:

• Un documento escrito que se actualice periódicamente.
• Una revisión periódica del documento, para que pueda perfeccionarse según sea necesario o ajustarse a las circunstancias cambiantes.
• Cobertura de todos los aspectos de la empresa, incluidos empleados, operaciones y asuntos financieros.
• Un plan para hacer frente a posibles catástrofes, como incendios o fenómenos meteorológicos graves (por ejemplo, huracanes).

Estructura de un plan de contingencia empresarial

La estructura de todo plan de contingencia empresarial, tiene que contener los elementos claves para que este funcione correctamente: detección, protección y recuperación. Ya con esto presente, se puede resolver cualquier tipo de amenaza a la seguridad de datos o algún desastre natural. Básicamente, la estructura de un buen plan de contingencia empresarial debe ser la siguiente:

Objetivos: ¿Qué se quiere conseguir con el plan de contingencia empresarial? ¿Cuáles son sus principales objetivos?

Ámbito de aplicación: ¿Quiénes se verán afectados por los problemas que puedan surgir de una emergencia y cuáles son sus funciones en la realización de las tareas asociadas al plan?

Partes interesadas: ¿Quiénes son todas las personas implicadas en el desarrollo y aplicación del plan? ¿Tienen experiencia y conocimientos suficientes para ayudar a elaborar una estrategia eficaz para hacer frente a las emergencias?

Riesgos y oportunidades: cuáles son los posibles riesgos que se pueden enfrentar como organización y cuáles, las posibles oportunidades que pueden surgir de ellos (por ejemplo, si los empleados se marchan porque temen verse atrapados en un ataque).

Prevención y reacción: también debe considerar formas de mitigar estos riesgos si es posible; por ejemplo, tomando precauciones como la contratación de pólizas de seguros o la instalación de alarmas contra incendios en los lugares de trabajo donde hay un alto riesgo de que se produzca un incendio debido a un cableado eléctrico deficiente o a sistemas de calefacción defectuosos.

¿Cuáles son los pasos a seguir para preparar un plan de contingencia?

En primer lugar, se debe preparar un plan de contingencia para cada aspecto del negocio. Por ejemplo, si tenemos una tienda online y se cae Internet, ¿qué ocurre? ¿Disponemos de un sistema de seguridad para procesar las tarjetas de crédito?

A continuación, presentamos, los pasos que consideramos necesario seguir para preparar un plan de contingencia:

Crear una lista de posibles riesgos

Antes de crear una solución, debemos saber cuáles serán los posibles riesgos a enfrentar. Para eso, debemos pensar qué cosas podrían afectar a nuestra empresa, tanto interna como externamente.

Calcular cuál es su gravedad y probabilidad

Una vez creada la lista de riesgos, debemos empezar a evaluar la probabilidad y la gravedad de los riesgos y el impacto de cada uno de ellos.

Clasificar los riesgos según su importancia

Una vez definida la gravedad y probabilidad, debemos definir cuáles son los de mayor relevancia para tenerlos de primero en la lista.

Crear el plan de contingencia

Para crear el plan, se deben tomar en cuenta, todos los factores que se consideren de alto riesgo e importantes. Se deben incluir, aspectos como:

• Cuáles podrían ser los factores que desencadenan el plan.
• Cuál sería la respuesta inmediata.
• Quiénes deben participar y recibir informes.
• Cuáles son las responsabilidades clave, si es necesario, incluir un gráfico RACI.
• Cuál será el cronograma de respuesta. Qué se debe hacer primero frente al problema que se presente.

Comparte el plan

Una vez creado, se deben compartir las estrategias con las personas adecuadas. De modo que, si llega el momento de la eventualidad, todos sepan actuar con base en el plan de la manera más rápida y fluida.

Supervisa el plan

Para saber la efectividad del plan y su buen funcionamiento, se debe supervisar continuamente. De esta manera, se garantizará, que se ejecute correctamente.

Un plan de contingencia puede ayudar a prevenir todo tipo de problemas antes de que ocurran. También es importante poner a prueba los planes de contingencia con regularidad para que todo el mundo sepa cómo responder en caso de que algo vaya mal.

¿En qué casos hay que tener un plan de contingencia?

Lo ideal, sería contar con un plan de contingencia, desde antes de poner en marcha la empresa. Es importante pensar y prevenir lo que podría salir mal y en cómo afrontar la situación negativa, antes de que esta se presente.

También lo debemos tener en cuenta si se van a producir cambios que puedan afectar el negocio. Por ejemplo, si se tiene prevista una expansión o cambio, a otro lugar o sector. O si se quiere abrir otra tienda en un mercado ya existente. En estos casos, valdría la pena dedicar algún tiempo a pensar cómo podrían afectar estos cambios al funcionamiento de la empresa y qué podría ser necesario cambiar como consecuencia de ellos.