Diagrama de PERT: ¿Qué es, para qué sirve, cómo hacerlo y cuándo usarlo?

A la hora de planificar nuevos proyectos o planes, especialmente a nivel administrativo o empresarial, se vuelve importante plasmarlos de la forma más organizada posible. Ya que, de esta manera, nos podremos asegurar de incluir cada uno de los datos o pasos que se deben de cumplir. Para ayudarte con este proceso de planificación, puedes hacer uso de diversas herramientas y una de las más funcionales en este aspecto es el Diagrama de PERT, sobre el que te estaremos hablando en el artículo de hoy.

¿Qué es un diagrama de PERT?

Las siglas PERT corresponden a Program Evaluation and Review Technique. Que puede ser traducido al español como Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. Y se trata de un tipo de diagrama que permite programar, planificar y organizar, con sumo detalle, cada una de las tareas o pasos a seguir para el desarrollo de un proyecto. En resumen, funciona como una representación visual y clara del cronograma de un proyecto en específico. Y en el mismo se desglosan hasta las acciones más pequeñas a desarrollar en orden de prioridades.

Lo que hace que este tipo de gráfico resulte más funcional para la planificación de proyectos tiene que ver con su tipo de organización. Cuando organizas las tareas en orden de prioridades y según la secuencia necesaria, ningún paso será pasado por alto. Ya que, desde el mismo diagrama, quedará claro que, para realizar el paso 3, ya se habrá tenido que completar el paso 2 y por consiguiente también el número 1. De esta manera, todas las personas que trabajan en el desarrollo del proyecto estarán al tanto de qué hacer y de lo que ya se ha hecho.

¿Cómo se realiza un diagrama de PERT?

Si te encuentras interesado en valerte de la ayuda de este tipo de herramienta, entonces debes conocer cómo se realiza un diagrama de PERT. Lo primero que debes hacer es realizar una lista con todas las tareas que se deben realizar para el desarrollo correcto del proyecto en cuestión. Luego, establecer la dependencia existente entre cada una de ellas. Es decir, cuál de las tareas no se puede realizar sin antes haber completado la anterior. Con esta lista a modo de borrador, será momento de vincular las tareas.

Al vincular las tareas podrás iniciar con la realización del gráfico como tal. Para esto, debes colocar las tareas en elementos como cuadrados o rectángulos, en orden de prioridades y vinculando las que tienen dependencia con líneas o flechas. Luego de esto, deberás establecer el tiempo estimado de la culminación del proyecto en cuestión. De esa manera, podrás terminar de organizar tu diagrama a modo de línea de tiempo para contar con una base estimada de cuánto tardará el proyecto en completarse.

¿Cuáles son sus características?

Debemos reconocer y diferenciar con facilidad este tipo de diagrama de todos los demás existentes. Para esto es fundamental conocer cada una de las características que lo componen. Puesto que, son sus características las que hacen que el diagrama de PERT sea único en su estilo y con respecto a los ámbitos en los que es utilizado. Por lo tanto, para que tengas una idea más completa de este tipo de herramienta, te hablaremos de las características que definen al diagrama de PERT a continuación:

• Es una herramienta empleada para la gestión de proyectos de todo tipo.
• Representa de forma visual la relación existente y organizada entre todas las tareas que componen un proyecto en específico.
• Se encuentra compuesto de diversos puntos (nodos) que se unen entre sí por medio de flechas o líneas.
• Los nodos de este tipo de diagrama pueden estar representados con diversas figuras (Círculos, semicírculos, óvalos, rectángulos, etc.).
• Es una herramienta que permite el fácil entendimiento de todos los pasos o acciones a seguir gracias al modo en el que se compone su representación visual.

¿Cuándo se utiliza?

Como hemos venido comentando, se trata de un diagrama que puede ser empleado para planear el desarrollo de todo tipo de proyecto. Claro está, que herramientas de este estilo las hay muchas y todas ellas pueden ser aplicables de forma simple a diversos proyectos. No obstante, es importante comprender cuándo utilizar el diagrama de PERT. De esta forma te puede resultar ser la mejor opción entre todas las demás. Y esto es algo que depende de tres puntos fundamentales: la evaluación de recursos, la ruta crítica y el tiempo.

Es decir, si necesitas desarrollar un proyecto en el que sus pasos requieren de ciertos recursos, el diagrama de PERT te permitirá incluir esta información de forma sencilla. Pero, además de esto, destaca el hecho de que es uno de los pocos gráficos que te permiten elaborar una ruta crítica para la realización correcta de cada aspecto fundamental del proyecto. Y, por si fuera poco, si necesitas implementar el proyecto dentro de un período de tiempo determinado. Algo que también, se puede ver reflejado gracias a la estimación de tiempo de cada paso.

¿Cuáles son sus elementos?

Al realizar tu diagrama de PERT cuentas con la posibilidad de utilizar diversos tipos de elementos en cuanto a su forma o diseño. No obstante, independientemente del diseño que le vayas a aplicar a los elementos, lo verdaderamente importante es que el diagrama cuente con nodos y líneas que hagan que todo sea comprensible. Además de esto, está el elemento de los tiempos o escenarios establecidos. Que se categorizan en un total de cuatro tipos, los cuales explicaremos a continuación:

• Tiempo optimista: Cada vez que una de las tareas se cumple dentro del tiempo que habías estimado, te encuentras en un escenario o tiempo optimista.
• Tiempo pesimista: En este caso estamos ante todo lo contrario, pues este escenario se desarrolla cuando el tiempo estimado para una tarea no es suficiente.
• Tiempo más probable: Los escenarios más probables son los que suceden cuando estimas un tiempo para el cual esperas no encontrar ningún tipo de problema en tu camino.
• Tiempo esperado: El escenario esperado es aquel tiempo en el cual eres totalmente realista y cuentas con todos los posibles problemas.

Ventajas y desventajas

Para finalizar, debemos hablar sobre las ventajas y desventajas de usar el diagrama de PERT. Como puntos a favor nos encontramos con aspectos como su increíble organización, la realización de los análisis sobre los avances, el establecimiento de pasos claros a seguir y cómo con este diagrama todos pueden estar al tanto de qué se debe hacer. Por otro lado, como desventajas destacan el hecho de que su elaboración puede tomar mucho tiempo. Tal vez no sea de tanta ayuda para el manejo del presupuesto y no cuenta con mucha flexibilidad para cambios inesperados.