Obligatoriedad de Verifactu: el cambio fiscal que puede costar 50.000 euros a pymes y autónomos en 2026

La escena está clara, aunque muchos todavía miran hacia otro lado. A partir de 2026, el sistema Verifactu dejará de ser un concepto técnico para convertirse en una obligación real para la mayoría de empresas y autónomos en España. Y el mensaje de Hacienda es contundente: las sanciones por incumplir pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio para quienes utilicen software de facturación no adaptado o de doble uso.

En este contexto, entender bien la obligatoriedad de Verifactu y anticiparse al cambio se vuelve una decisión estratégica, no solo un trámite más. Herramientas especializadas están empezando a posicionarse para acompañar a pymes y despachos profesionales en esta transición, como programas diseñados específicamente para gestionar la adaptación a los nuevos requisitos de facturación y control.

Quien hoy se pregunte cuál es el alcance real de la obligatoriedad de Verifactu todavía está a tiempo de reaccionar, pero el margen se estrecha. El calendario está publicado, el régimen sancionador definido y la Agencia Tributaria ha dejado claro que el uso de software no adaptado se considerará una infracción grave.

Qué es Verifactu y qué cambia exactamente

Verifactu no es un programa informático concreto, sino el nombre del nuevo modelo reglamentario que define cómo deben funcionar los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Su objetivo es garantizar que las facturas sean:

• Íntegras
• Trazables
• Inalterables

En la práctica, esto implica que el software de facturación debe:

• Generar un registro de cada factura con sello temporal y huella digital.
• Impedir el borrado o la modificación de facturas sin dejar rastro.
• Permitir reconstruir toda la secuencia de facturación sin huecos ni saltos.

Detrás de esta arquitectura está la Ley Antifraude, que puso en el punto de mira los llamados programas de doble uso, aquellos que permiten llevar contabilidades paralelas o borrar ventas de forma selectiva. Verifactu es la traducción técnica de ese objetivo político, aunque sus efectos operativos van mucho más allá de la lucha contra la economía sumergida.

Calendario de la obligatoriedad de Verifactu

La obligatoriedad de Verifactu no llega de un día para otro, sino que sigue un calendario conocido que diferencia por tipo de contribuyente:

• 1 de enero de 2026
  Obligatorio para empresas y sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2026
  Obligatorio para autónomos, profesionales y otras entidades que tributan en IRPF u otras figuras afines.

Además, los desarrolladores de software deben tener sus soluciones adaptadas antes, lo que acelera la presión sobre el mercado de programas de facturación. El mensaje es claro, tanto para proveedores como para usuarios finales:

• El software no adaptado será considerado ilegal.
• No bastará con “prometer” futuras actualizaciones, será necesario disponer de versiones que cumplan el reglamento.

Para los departamentos financieros y los despachos profesionales, esto convierte 2025 en un año de transición clave, donde se juega gran parte de la continuidad operativa en 2026.

A quién afecta de forma directa la obligatoriedad de Verifactu

Aunque el foco mediático se centre en grandes empresas, la obligatoriedad de Verifactu afecta de lleno a:

• Pymes que utilizan programas de facturación, ERP o soluciones en la nube.
• Autónomos que emiten facturas de forma recurrente y han digitalizado parcialmente su gestión.
• Despachos profesionales y asesorías que trabajan con herramientas conectadas a los sistemas de clientes.

Quedan fuera, al menos inicialmente, algunos contribuyentes que ya trabajan en el sistema SII o regímenes muy específicos, pero para el tejido empresarial general el mensaje es inequívoco: si se usa software de facturación, ese software debe ser Verifactu compatible a partir de las fechas señaladas.

En términos económicos, esto significa que la obligatoriedad de Verifactu será un vector directo de inversión en infraestructura digital para un segmento muy amplio del tejido empresarial.

El elemento crítico: el régimen sancionador

El rasgo más llamativo del nuevo marco no es solo la definición técnica, sino el nivel de las sanciones asociadas:

• Multas de hasta 000 euros por ejercicio para usuarios que utilicen software de doble uso o no adaptado cuando la obligación ya sea efectiva.
• Sanciones aún mayores, de hasta 000 euros, para proveedores que comercialicen soluciones que faciliten la manipulación de registros o la existencia de contabilidad B.

Hay un detalle relevante, la simple tenencia de un programa que permita prácticas prohibidas puede ser sancionable, incluso sin necesidad de demostrar que se utilizó para defraudar. Esto introduce un riesgo nuevo en el mapa de cumplimiento:

• Ya no solo importa lo que se hace, también importa qué herramientas se tienen instaladas.
• La responsabilidad se desplaza hacia decisiones tecnológicas que antes se consideraban meramente operativas.

Para las pymes, el impacto potencial de una multa de este tamaño sobre tesorería y solvencia es evidente, y para muchos autónomos podría suponer la diferencia entre continuidad y cierre.

Pymes y autónomos: el riesgo de llegar tarde

Diversos estudios recientes apuntan que una mayoría de pymes y autónomos aún no está preparada para el cambio, pese a la proximidad de las fechas.

Entre los factores que explican este retraso destacan:

• Persistencia de métodos manuales, como hojas de cálculo o plantillas.
• Uso de software antiguo, sin mantenimiento ni garantías de actualización.
• Percepción de que Verifactu es “un tema de grandes empresas”.
• Falta de coordinación entre proveedores de software, asesorías y clientes finales.

El resultado es un escenario en el que la obligatoriedad de Verifactu puede convertirse en un “shock regulatorio” para quienes pospongan la adaptación hasta el último momento. El riesgo no es solo la sanción, también lo son:

• Paradas operativas durante el cambio de sistema.
• Errores en la generación de facturas en periodos críticos.
• Descuadres contables en plena campaña de impuestos.

Cómo prepararse para la obligatoriedad de Verifactu

Desde una perspectiva de gestión empresarial, la clave no es tanto cumplir “por los pelos” como convertir la adaptación en un proyecto ordenado de mejora interna. Algunos pasos recomendables:

1. Auditoría del sistema de facturación actual

Antes de hablar de nuevas herramientas, conviene responder a algunas preguntas básicas:

• ¿Qué programas se utilizan para emitir facturas y tickets?
• ¿Hay procesos paralelos en Excel o herramientas ofimáticas?
• ¿Quién tiene permisos para crear, modificar o anular facturas?

Este diagnóstico permite identificar puntos débiles, software sin soporte y riesgos de inconsistencias.

2. Validación con el proveedor de software

El siguiente paso lógico es hablar con el proveedor tecnológico y pedir respuestas concretas:

• ¿Existe un plan de adaptación a Verifactu con fechas definidas?
• ¿Se emitirá una declaración responsable de cumplimiento del reglamento?
• ¿Qué impacto tendrá la actualización sobre integraciones, informes y procesos existentes?

En muchos casos, esta conversación será el detonante para decidir si se mantiene la herramienta actual o se abre un proceso de selección de nuevo software.

3. Coordinación con la asesoría o departamento fiscal

La obligatoriedad de Verifactu no afecta solo a la emisión de facturas, también al modo en que se comparte y revisa la información con el asesor fiscal:

• ¿Cómo se exportarán los datos desde el nuevo sistema?
• ¿Qué controles de calidad se aplicarán sobre la información recibida?
• ¿Se mantiene el mismo calendario de cierres y revisiones?

Una mala coordinación aquí puede erosionar la calidad de la información financiera, justo en un momento en el que Hacienda gana capacidad de control.

4. Planificación del “día de cambio”

Una de las peores decisiones sería activar el nuevo sistema el mismo día que arranca la obligación. Es más razonable:

• Escoger un mes de menor carga operativa para iniciar el uso del software adaptado.
• Mantener un periodo breve de convivencia con el sistema antiguo, solo a efectos de contraste interno.
• Formar al personal administrativo y comercial que interviene en la facturación.

El objetivo no es solo cumplir la norma, también es evitar fricciones con clientes, proveedores y equipos internos.

Más allá de la norma: oportunidad para profesionalizar la gestión

La lectura puramente defensiva de la obligatoriedad de Verifactu se centra en multas y plazos, sin embargo, el cambio puede leerse también como una oportunidad para profesionalizar la gestión financiera:

• Mayor trazabilidad de la facturación, que facilita conciliaciones y análisis de márgenes.
• Reducción del riesgo de errores humanos en la emisión de documentos.
• Mejora de la transparencia ante entidades financieras y potenciales inversores.

En un contexto de tipos de interés altos y competencia intensa por financiación, disponer de información fiable y automatizada puede marcar diferencias relevantes en la negociación con bancos y socios capitalistas.

Preguntas frecuentes sobre la obligatoriedad de Verifactu

¿Significa Verifactu que Hacienda verá todas mis facturas en tiempo real?

No necesariamente. Verifactu contempla una modalidad en la que el software envía registros en tiempo casi real y otra en la que los datos se conservan en el sistema del contribuyente cumpliendo los requisitos técnicos. En ambos casos el software debe estar adaptado, la diferencia está en cómo y cuándo se transmiten los datos a la Administración.

¿Qué ocurre si sigo usando hojas de cálculo o plantillas manuales?

Si emites facturas de forma manual, la adaptación puede tardar algo más en llegar, pero el movimiento general del marco regulatorio apunta a una digitalización completa de la facturación. Además, mantener sistemas manuales dificulta controles internos, conciliaciones y análisis, por lo que puede ser una desventaja competitiva incluso aunque la obligación formal tarde algo más.

¿Es suficiente con que mi proveedor diga que “se adaptará” a Verifactu?

No. La responsabilidad última recae en el usuario del software. Es importante exigir plazos concretos, documentación de cumplimiento y, cuando proceda, declaraciones responsables. En algunos casos será recomendable formalizar por escrito los compromisos del proveedor, especialmente en empresas con un volumen de facturación elevado.

¿Qué pasa si cambio de software a mitad de ejercicio?

Cambiar de software a mitad de año es perfectamente posible, pero exige planificación. Es necesario preservar el histórico de facturación del sistema anterior, garantizar la coherencia de numeraciones y evitar duplicidades. Lo ideal es fijar una fecha de corte clara y coordinar el cambio con la asesoría para que el cierre contable recoja sin problemas la transición.

¿La obligatoriedad de Verifactu afecta igual a todas las pymes?

El calendario y el régimen sancionador son comunes, pero el impacto práctico depende mucho del punto de partida. No es lo mismo una pyme que ya trabaja con ERP integrado y controles internos que otra que factura con soluciones dispersas y procesos manuales. Precisamente por eso, la obligatoriedad de Verifactu puede actuar como catalizador de una modernización que muchas empresas tenían pendiente.

En definitiva, la obligatoriedad de Verifactu combina presión regulatoria, riesgo sancionador y oportunidad de mejora estructural. Para pymes, autónomos y despachos profesionales, la diferencia entre sufrir el cambio o aprovecharlo estará en la capacidad de anticiparse, elegir bien sus socios tecnológicos y entender que la facturación ya no es solo un trámite, es un activo crítico de gestión y cumplimiento.