Por qué la factura electrónica supone una transformación para el mundo empresarial

La factura electrónica está cambiando por completo el juego en el mundo empresarial y su implementación obligatoria antes de que acabe 2026 marcará un hito importante. Este cambio afectará a todos los componentes del tejido empresarial español, esto es, grandes empresas, autónomos y pymes, que van a tener que adaptarse a este nuevo método y encontrar socios confiables para iniciar la transición. La factura electrónica será el documento donde se acreditará y confirmará que una compraventa es adecuada de una manera segura, ágil, y rápida.

Gestionar el cobro de las facturas siempre ha sido un desafío. Desde la comunicación de la deuda comercial, la aceptación de la misma, el establecimiento de las fechas de pagos y cobros, seguir de cerca posibles retrasos hasta lidiar con impagos que realmente pueden dañar la tesorería, la financiación, y consecuentemente, el progreso de una empresa, especialmente a las más pequeñas.

Porque aquí está el quid de la cuestión. A pesar de que contamos con la actual Ley de Morosidad, que establece plazos máximos para validar una factura en 30 días (pasado ese plazo no deben existir rechazos ni reclamaciones) y para realizar el pago en un máximo de 60 días desde la entrega, finalización del servicio o momento de facturación, la realidad es que su aplicación práctica enfrenta desafíos.

Este conflicto entre el derecho a un cobro oportuno y el temor a perjudicar las relaciones comerciales es palpable. Después de todo, ¿quién se puede permitir entrar en disputas con sus clientes regulares, incluso si estos pagan tarde?

Aún más grave es la tendencia al incumplimiento. Los impagos están en aumento, según una encuesta reciente de Informa D&B. Un 64% de los empresarios españoles reportaron al menos un incumplimiento de pago en los últimos 12 meses. Esta realidad pone en evidencia la necesidad de implementar sistemas más eficientes de seguimiento y control de los pagos.

La factura electrónica, incluida en la Ley Crea y Crece como parte del Plan de Recuperación conlleva beneficios muy importantes que pueden llegar a mejorar de forma significativa las cuentas de resultados de las empresas.

Por un lado, se optimiza la gestión financiera al reducir los plazos medios de cobro y pago, al tiempo que se proporciona una visión integral de los ingresos y gastos mensuales. Por otro lado, agiliza el proceso de emisión, recepción y aprobación de las facturas al estandarizarlas todas de manera homogénea. Esta estandarización no solo facilita la relación entre proveedores y clientes, sino que también permite recopilar trazabilidad e incorporar información adicional para una mejor conciliación de las facturas.

La factura electrónica emerge así como una herramienta que permitirá agilidad, simplicidad, homogeneidad y control, y que debiera de ayudar a reducir los casos de morosidad, que es uno de los principales objetivos de su puesta en marcha.

Sin embargo, como ocurre con cualquier nuevo proceso, aún existen aspectos por pulir y aclarar antes de su implementación. Entre estos desafíos se encuentran la falta de procedimientos claros para la anulación de facturas, la falta de comunicación entre proveedores tecnológicos y la decisión sobre la inversión en tecnología de la información (IT) versus la utilización de plataformas de terceros, entre otros.

Por otro lado, el modelo obliga a que todos los participantes utilicen la nueva factura electrónica para que los beneficios de la misma se puedan sustanciar, por lo que existe dependencia de la concienciación del micro mercado en el que cada empresa se relacione.

Es importante tener en cuenta que, inicialmente, las facturas emitidas a clientes particulares quedarán excluidas y no serán obligatorias. En el caso de las Administraciones Públicas ya son obligatorias desde el año 2015, aunque los autónomos están exentos de presentarlas por esta vía. Además, la factura electrónica será obligatoria solo para operaciones dentro de España, las operaciones con otros países no se verán afectadas.

El no cumplimiento del plazo máximo de pago de 60 días resultará en sanciones conforme a lo establecido por la ley. Estas incluyen la negación del acceso a cualquier subvención pública que supere los 30.000 euros. Asimismo, las empresas que mantengan contratos públicos con cualquier Administración estarán sujetas a sanciones que oscilan entre el 5% y el 50% del valor del contrato.

A pesar de que este nuevo sistema implica un mayor control fiscal por parte del Estado, la factura electrónica debe ser considerada como una herramienta poderosa que puede contribuir a reducir los impagos y la morosidad que tanto perjudican a las pymes. Además de esta significativa mejora, la estandarización, simplificación y mejora de la comunicación comercial, así como la reducción de los plazos de cobro y pago, son elementos esenciales para fortalecer el tejido empresarial español, especialmente para las pymes y los autónomos.

La factura electrónica proporciona una evidencia clara de la emisión de la factura, incluyendo su importe, fecha y declaración del IVA. No obstante, queda pendiente la prueba de que la factura fue entregada al pagador.

En este contexto, PFS puede ser un aliado clave, añadiendo a la generación de facturas electrónicas, el reporte de las mismas por los canales adecuados, y la certificación del envío al pagador. De esta forma, se garantiza una garantía adicional en caso de disputas comerciales y menos quebraderos de cabeza para los emprendedores y empresarios que naveguen por esta nueva etapa.