Equipo de trabajo: cómo gestionarlo y motivarlo

Un equipo de trabajo está formado por un grupo de personas que persiguen un objetivo laboral común y buscan alcanzarlo mediante la sinergia de sus integrantes. El éxito de un equipo de trabajo se sustenta en la cohesión de los miembros y la colaboración mutua.

Aspectos a tener en cuenta en un equipo de trabajo

Al organizar a un grupo de trabajo, se tienen que considerar los siguientes aspectos:

• Tener una visión global del trabajo a realizar: no solamente hay que pensar la organización en el corto o medio plazo, sino que hay que adelantarse y prever las necesidades de la empresa más a largo plazo. Así, la organización puede adaptarse más rápidamente a cualquier cambio que pueda surgir en el entorno.
• Marcar objetivos comunes: los trabajadores tienen que sentirse partícipes del desarrollo del día a día. Para ello, hay que fijar objetivos comunes para fomentar la cooperación y el trabajo en equipo.
• Conocer los integrantes del equipo: cada persona dispone de unas habilidades y capacidades distintas. El responsable las tiene que conocer y asignar las tareas de acuerdo con éstas para que cada uno dé el máximo rendimiento en el lugar de trabajo.
• Definir los roles de cada uno: una vez conocidos los miembros, asignar a cada uno unas determinadas tareas y responsabilidades según sus aptitudes y capacidades.
• Elaborar un plan de trabajo: confeccionar un documento en el cual se estipulen las tareas a realizar por cada persona y en qué plazos tienen que estar terminadas. Según la evolución del desempeño y posibles imprevistos que puedan surgir, se puede revisar con el paso del tiempo.
• Crear canales de comunicación eficientes: es imprescindible que circule la información a todos los niveles, tanto dentro del mismo grupo de trabajo como entre departamentos.

¿Cómo lograr un buen equipo de trabajo?

Es importante incorporar buenos profesionales con la experiencia y la formación adecuadas, pero también es esencial que sean personas que tengan unos buenos valores humanos y que se identifiquen con la filosofía de la empresa.

Trabajo individual y trabajo en equipo

Es evidente que por mucha formación o experiencia que tengamos, llegará un momento en el que será imposible que realicemos todas las tareas que requiere un proyecto empresarial, por lo que será necesario formar un equipo de trabajo o buscar colaboradores externos.

Cada persona tiene un rol determinado

Identificar el rol de cada persona dentro del equipo es la esencia para que el grupo funcione bien y cada integrante esté motivado y trabaje con ilusión. Averigua las habilidades de cada miembro del equipo y asígnale tareas que sepa hacer mejor, sin olvidar que de vez en cuando deberá asumir algún reto y hacer algo diferente y nuevo.

La dirección de un líder

Todo equipo debe tener un líder que lo dirija, que trabaje codo con codo con el equipo y que sea capaz de motivar al equipo de trabajo y de hacer trabajar al conjunto en la consecución de un objetivo común. Ese líder será uno más, pero a la vez transmitirá ilusión y formará nuevos líderes.

El trabajo por un objetivo común

Un equipo estará cohesionado cuando tenga un objetivo común por el que trabajar, por lo que determinar ese objetivo claramente antes de comenzar a trabajar en conjunto, es parte esencial del éxito del equipo. El objetivo debe ser concreto y medible, de forma que se puedan cuantificar los avances del equipo de trabajo.

Ten previsto qué hacer en casos de desacuerdos

Como en todos los grupos humanos cuando se trabaja con otras personas pueden surgir diferencias, por lo que es preciso tener previsto qué hacer en estos casos. Por ejemplo, ¿Qué ocurre si hay que tomar una decisión y el equipo no se pone de acuerdo? Lo aconsejable es establecer un sistema de votación que desbloquee estas situaciones y que permita continuar el trabajo.

La importancia de la comunicación

Decir lo que uno piensa con respeto hacia los demás y escuchar las opiniones de otros, son la base de una correcta comunicación dentro del equipo. Un grupo de personas en el que las personas no hablan entre sí y no se transmite la información, no es un equipo.

La formación continua

No nos referimos solo a la formación que cada miembro tenga en el momento de incorporarse al equipo, sino también a que es necesario que los miembros del equipo de trabajo se formen de manera continua para adquirir habilidades y conocimientos nuevos, de forma que se puedan adaptar más fácilmente a los cambios empresariales que se vayan produciendo. La capacidad de adaptación a los cambios es fundamental para garantizar la continuidad de los equipos.

Roles de equipo en el trabajo

Se entiende como ‘rol’ al conjunto de conductas específicas de una persona en base a los rasgos de su personalidad. En un equipo de trabajo hay algunos roles complementarios fundamentales que ayudan a cohesionar el equipo. Estos son:

• Líder: suele adoptar este rol las personas experimentadas, responsables y motivadoras
• Coordinador: este rol lo suelen asumir personas organizadas en las que el líder delega responsabilidad
• Creativo: este perfil suele fomentar la innovación y proponer ideas nuevas que mejoran el equipo de trabajo
• Investigador: este rol es especialmente útil para resolver ineficiencias
• Especialista: las personas especialistas son personas que saben mucho de su proyecto y son capaces de concentrase fácilmente
• Rematador: el rol rematador puede estar asumido por el líder y se trata de la persona que revisa todo y se asegura de que no falla nada

¿Qué dificultades pueden surgir en la coordinación?

La interacción entre personas siempre es complicada y pueden desarrollarse una serie de contextos que hagan más complicada la tarea de la coordinación:

• Gestión de los trabajadores más capacitados: aquellas personas que tienen capacidad de inventar y crear, a la vez, pueden ser las menos receptivas a recibir órdenes por parte de sus superiores porque están tan convencidos de sus capacidades que sienten que no necesitan ser guiados. En este caso, dado que a la vez son los que mejores resultados pueden generar, hay que dejarles cierto margen de maniobra, pero siempre teniendo en cuenta que están dentro de una organización y que hay que seguir unas normas.
• Mal ambiente de trabajo: en las relaciones personales pueden generarse muchas situaciones que enrarezcan el ambiente de trabajo. Muchas veces, el simple conflicto entre dos personas puede afectar a toda la organización. Para ello, hay que apagar el más mínimo conato de conflicto en cuanto se produzca.
• Demasiadas personas dirigiendo: un exceso de personas al mando provoca que las decisiones se tomen con mucha más lentitud y que se generen diferentes órdenes que desorientan a la organización. En un entorno tan cambiante y competitivo como el actual, las decisiones se tienen que tomar con agilidad o la oportunidad puede ser tomada por un competidor.
• Incapacidad de delegar: una vez asignadas las tareas a aquellas personas más preparadas, no hay que estar excesivamente encima de ellos, sino que es importante dejar una cierta independencia. Hay que hacer un seguimiento, pero no entrometerse constantemente en el trabajo de otros.
• Falta de comunicación en los equipos: las personas no trabajan solas y aquello que ellos ejecutan puede condicionar lo que hagan otros. Por lo tanto, hay que hablar mucho y comunicar cualquier dificultad que pueda originarse. De la misma forma, se pueden proponer nuevos procedimientos que mejoren la productividad.
• No se puede tratar a todos los miembros por igual: cada persona, como resultado del trabajo, puede buscar diferentes objetivos: estabilidad, reconocimiento, aprender… Según las motivaciones de cada uno, encarar las recompensas o castigos de acuerdo a estas necesidades.
• No atajar los problemas en el momento que se producen: delante de un problema o imprevisto, hay quien deja pasar el tiempo con la esperanza que se resuelva solo. Esta práctica solamente consigue hacerlo aún más grande. A más tiempo sin solucionar un problema, más costosa será su resolución, por lo que hay que solucionarlo enseguida.

¿Qué pasos hay que seguir para una correcta coordinación?

Para coordinar una actividad, se recomienda seguir los siguientes pasos:

Planificar

Tiene como finalidad definir un plan de trabajo que analice los siguientes aspectos:

• • Objetivos: hay que marcar los objetivos generales de la organización y los de cada departamento y miembro del equipo.
  • Recursos: saber cuáles son los recursos humanos, técnicos o financieros con los que cuenta la compañía. No se pueden asignar objetivos más allá de las capacidades que tiene la empresa porque conllevará una mala realización y en frustración en la organización.
  • Tareas a desarrollar: cuáles son las tareas que se tienen que llevar a cabo, qué persona realiza cada una y qué responsables son los encargados de hacer el seguimiento de su realización.

Organizar

Realizar los planes operativos de trabajo. Se realizan estableciendo los siguientes puntos:

• • Calendario de ejecución de cada tarea
  • Procedimientos a utilizar por parte de cada equipo
  • Definición de las tareas y de sus responsables

Ejecutar

Desarrollar las tareas incluidas en el plan operativo.

Evaluar

Por una parte, hay una evaluación continua del trabajo de cada persona. En caso de ver que no se pueden conseguir los objetivos o que algún procedimiento no es el adecuado, redefinirlo. Más vale hacerlo durante el desempeño que no tener, al final, que rehacerlo todo desde el principio. Del mismo modo, al acabar el trabajo, evaluar si se han cumplido los objetivos fijados o no.

Errores a evitar en un equipo de trabajo

Pero que un equipo de trabajo funcione bien y alcance un resultado concreto es complicado porque junto a la dificultad de tener que gestionar a un grupo de personas que trabajan y piensan de formas diferentes, hay que unir los errores que se suelen cometer en estos casos, algunos de los cuales te detallamos a continuación.

Elegir a los integrantes del equipo de forma incorrecta

Una buena elección de las personas que van a formar parte del equipo es esencial para que funcione. Antes de nada, debemos establecer el objetivo y las tareas a realizar para poder elegir a las personas que tengan las habilidades adecuadas para esas tareas.

Otro aspecto a tener en cuenta es el tamaño del equipo. Si es demasiado grande será complicado manejarlo, por lo que opta por el número de personas adecuado y ajustado a la finalidad que debe cumplir el equipo.

No tener en cuenta las habilidades de cada persona

Cada persona tiene unas determinadas habilidades y cualidades, derivadas de su formación, experiencia o forma de ser, que es importante descubrir y fomentar cuando trabajamos en equipo. El rendimiento y la productividad de una persona pueden aumentar considerablemente cuando lo que hace le gusta y además lo hace bien.

Falta de comunicación entre el equipo

Comunicar bien y en el momento adecuado hará progresar a nuestro equipo y facilitará el trabajo de todos sus integrantes. Lo mejor es que se comparta con todos toda la información para evitar que haya duplicidades o malos entendidos.

No fijar normas de funcionamiento

Desde el inicio, para que el trabajo en equipo funcione correctamente, es preciso establecer unas normas mínimas de funcionamiento. Se trata de fijar unas reglas básicas para saber cómo se van a tomar las decisiones, quién va a ser el líder de equipo, cómo se van a realizar las comunicaciones, que objetivos a corto plazo se han de cumplir para alcanzar resultados, etc.

Inexistencia de un líder

Un buen equipo suele tener un líder que motiva y alienta a todos sus integrantes, además de trabajar codo con codo con cada miembro del equipo. Un líder no es un jefe, sino una persona que es capaz de motivar al equipo en la consecución de un objetivo común.

Que exista un líder no quiere decir que las decisiones las tome ese líder, sino que las decisiones las tomará el equipo en la forma que se haya pactado entre todos, para que sean democráticas y justas.

No escuchar

En relación con la comunicación se encuentra el tema de la escucha activa de los demás. En ocasiones nos centramos en exponer nuestra opinión, pero nos cuesta centrarnos en escuchar lo que dicen los demás. Puede suceder que una idea disparatada que nadie escucha se convierta en algo brillante, por lo que es necesario prestar siempre atención a lo que dicen los demás.