Nuevo registro horario digital: un impulso a un mercado laboral más transparente y eficiente

Tras la caída del proyecto de ley de reducción de jornada laboral en el Congreso, el Gobierno español ha iniciado el proceso para implementar el registro de jornada laboral digital de manera independiente a la reducción de jornada. En este sentido, el Ministerio de Trabajo ha llevado a cabo una consulta pública previa en el portal web del ministerio sobre el proyecto de Real Decreto en materia de registro de jornada, que finalizó el pasado 26 de septiembre, con el objetivo de recoger feedback de la ciudadanía, entidades y asociaciones.

El objetivo de este Real Decreto es desarrollar la normativa en materia de registro de jornada para facilitar su digitalización, reforzar el derecho a la desconexión digital y poner fin a incumplimientos normativos en materia de excesos de jornada.

La obligación de registrar la jornada laboral no es nueva: desde 2019 todas las empresas y personas autónomas con personas trabajadoras deben facilitar el registro de la jornada laboral. Lo que cambiará es la forma de hacerlo, ya que el registro deberá ser digital y trazable, y permitirá a Inspección de Trabajo y Seguridad Social y a la representación legal de las personas trabajadoras acceder a las horas registradas en tiempo real y por vía remota.

La reforma busca asegurar que el registro se lleve a cabo de manera personal y directa por la persona trabajadora, garantizar su correcta identificación, así como dejar trazas sobre cualquier modificación en el registro efectuado por esta. Esto supone un cambio frente a prácticas habituales como la firma en hojas precumplimentadas por la empresa o las hojas de cálculo de excel en las que la plantilla venía registrando su horario.

Estos formatos son fácilmente manipulables y por eso en muchas ocasiones Inspección de Trabajo y Seguridad Social ya venía rechazando la utilización de estos medios de registro. Por ello, ya son muchas las pequeñas y medianas empresas que cuentan con soluciones digitales que permiten el registro horario digital.

Será la persona trabajadora quien deberá registrar de manera diaria su jornada así como sus interrupciones. La empresa, por su parte, deberá poner a su disposición el sistema para que la persona trabajadora registre su jornada en los términos que apruebe el Gobierno, deberá entregar los registros a la plantilla y a la representación legal y conservar estos registros durante cuatro años. Además, el sistema deberá ser accesible tanto para la persona trabajadora como, de forma inmediata y remota, para representantes legales e inspección.

Aunque el real decreto que se está tramitando no contempla el endurecimiento de sanciones que estaba previsto en el proyecto de ley inicial, ya que un real decreto no puede modificar una norma con rango de ley, la trazabilidad y el acceso inmediato a los registros buscan garantizar la eficacia y la transparencia en la gestión de la jornada laboral.

Los datos avalan la necesidad de avanzar en esta dirección. Según el INE, en 2023 se realizaron en España más de 5,5 millones de horas extra a la semana, de las cuales más de 2,3 millones no han sido pagadas ni compensadas. Es decir, casi la mitad de las horas extra que se trabajan en España no se compensarían de ninguna manera. En este contexto, el registro digital aparece como un mecanismo clave para garantizar un mercado laboral más transparente, ya que ayudará a reflejar la jornada laboral real y permitirá su control por la representación legal de las personas trabajadoras y por Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La transición a un sistema digital conlleva ciertos costes para las empresas. Las herramientas de registro digital varían, pero suelen situarse entre 2,5 y 5,5 euros por persona trabajadora al mes en sus versiones básicas. En módulos avanzados, los costes podrían superar los 7 euros por persona trabajadora, y se podrían añadir importes por la implementación y la parametrización inicial del software.

Sin embargo, existen opciones muy flexibles y fáciles de usar, como aplicaciones móviles, sistemas de fichaje mediante tablets o navegadores web, que requieren mínima formación. Además, las empresas pueden apoyarse en programas públicos como el Kit Digital, que subvenciona herramientas de digitalización para pymes y autónomos, y ayuda a cubrir parte del coste de implantación, aunque es importante que las pymes ya lo hayan solicitado antes de junio de este año, fecha en la que finalizaba el plazo de solicitud para dichos colectivos.

Desde Talenom consideramos que, más allá de ser un requisito legal, el control digital del tiempo de trabajo puede convertirse en una herramienta de gestión interna de gran valor y traducirse en una mayor eficiencia organizativa. El control digital permite un mejor seguimiento en entornos híbridos o de teletrabajo, ofrece datos para planificar turnos y optimizar recursos, y aporta información útil para la gestión de nóminas. Asimismo, la reforma contribuye no sólo a garantizar la compensación de horas, sino también a delimitar con claridad los tiempos de trabajo y descanso. Esto favorece el derecho a la desconexión digital, un aspecto cada vez más relevante en un mundo donde las fronteras entre vida personal y laboral se difuminan, especialmente en sectores y empresas con trabajo híbrido o remoto.

Para facilitar la adaptación, es recomendable que empresas y autónomos se apoyen en sus asesorías o gestorías, que conocen la casuística de cada negocio y pueden orientar sobre las herramientas más adecuadas a las necesidades del negocio y a la posibilidad de gasto. Estas también darán apoyo a autónomos y pymes en cuestiones normativas relativas a la jornada y los tiempos de descanso, para evitar que se adopten decisiones que puedan suponer un empeoramiento de las condiciones de trabajo, con sus correspondientes consecuencias.

En Talenom, también recomendamos que empresas y autónomos soliciten una demostración del software antes de contratarlo para evaluar su facilidad de uso y ventajas prácticas. Entre estas ventajas, hay  soluciones integradas a los software de nómina que usan las asesorías. Esto permite una ágil gestión de los datos de nómina y contratación laboral, lo que contribuye a una mejor comunicación con la asesoría y a una gestión de personal más eficiente.

En definitiva, el nuevo registro horario digital no debe entenderse solo como una obligación legal más, sino como una oportunidad para modernizar la gestión laboral, para obtener y analizar datos que pueden ayudar a mejorar la organización, eficiencia y rentabilidad, y mejorar el bienestar de la plantilla. Desde Talenom, estamos convencidos de que esta medida supone un paso decisivo para avanzar hacia un mercado de trabajo más transparente y eficiente, y facilitar que pymes y autónomos aprovechen la digitalización para impulsar su competitividad.