Intercambio de facturas eficiente: ¿EDI o correo electrónico?

Automatizar y optimizar el departamento de contabilidad es una de las estrategias clave a la hora de mantener e incrementar la productividad y la eficiencia de los negocios. Son muchos los recursos que las organizaciones deben destinar a este departamento con el fin de evitar retrasos en los pagos y pérdida de documentación; por ello, contar con un EDI que permita un intercambio de facturas y una gestión documental eficiente resulta esencial.

Un EDI en el departamento de facturación: optimización de los recursos empresariales

Usar un EDI en el día a día de los negocios aporta muchos beneficios, siendo el más importante el ahorro de recursos económicos y humanos que se deben destinar al departamento de facturación. Con esta herramienta, no solamente se pueden automatizar ciertas tareas, como la creación de las facturas, sino que también permite hacer un seguimiento de estas, evitar documentación duplicada y clasificar todos los documentos fácilmente.

En el mercado, existen una gran variedad de EDIs con diferentes funcionalidades para cada tipo de negocio. Sin embargo, no todos ofrecen las mismas prestaciones ni al mismo precio; por ello, resulta fundamental conocer bien las necesidades de cada actividad antes de escoger una de ellas.

Vuzoon como EDI: eficiencia y seguridad en todos los procesos

Vuzoon es uno de los mejores EDI que hay en la actualidad y debe ser tenido muy en cuenta dadas las prestaciones y la seguridad que aporta al departamento de contabilidad.

Es una herramienta de lo más versátil que se adapta fácilmente a todo tipo de negocios sin necesidad de implementación. Para hacer uso de ella, tan solo es necesario registrarse como usuario y generar unas claves de acceso personales. Así mismo, será necesario certificar la identidad del usuario. De este modo, Vuzoon garantiza la seguridad en todas las operaciones que se lleven a cabo a través de él.

Además, los usuarios registrados disponen de muchas opciones a la hora de crear, enviar y compartir sus facturas, así como de llevar un seguimiento de ellas a tiempo real y de poder digitalizar cualquier documentación externa relacionada con sus operaciones comerciales. De este modo, se evita el proceso de gestión de la información manual, lo que permite una reducción de los recursos necesarios para el departamento de facturación.

Vuzoon o correo electrónico: ¿qué diferencias hay entre ellos?

Pese a las ventajas asociadas el uso de los EDI, como Vuzoon, aún hay muchas organizaciones que basan el envío y la gestión de su documentación en el correo electrónico, lo que los puede llevar a ser víctimas de phishing, a perder documentación y a sufrir retrasos en los pagos. Por este motivo, es necesario tener en cuenta las diferencias entre ambos sistemas y cuáles son sus ventajas.

Seguridad en el envío de facturas y documentación

Una de las mayores diferencias entre el uso de Vuzoon y del correo electrónico es la seguridad a la hora de enviar cualquier tipo de documentación. Cuando esta se envía mediante el correo electrónico, es fácil que pueda ser interceptada por ciberdelincuentes o, simplemente, que nunca llegue a su destino. Por el contrario, con el uso de Vuzoon, la seguridad es mucho más elevada y se garantiza la entrega de esta.

Como se ha mencionado anteriormente, para que la información esté segura, Vuzoon incorpora la certificación de la identidad a su proceso de registro, la cual se lleva a cabo mediante el uso de un DNI electrónico o certificado digital. Con este proceso de verificación de identidad, las probabilidades de sufrir una suplantación de identidad son mínimas y sus usuarios saben que la información solo será accesible por aquellos con los que la hayan compartido.

Pérdida y clasificación de documentos

La pérdida de documentación es uno de los problemas más comunes cuando se usa el correo electrónico para compartir documentos. Además, aun cuando estos se reciban correctamente, será necesaria la gestión manual para su clasificación. Con Vuzoon, esta comprobación manual se elimina, ya que es el propio sistema el que se encarga de clasificar los documentos por clientes. De este modo, toda la información está bien organizada y es accesible desde un mismo sitio.

Seguimiento del estado de las facturas

El seguimiento de las facturas a tiempo real permite a las empresas realizar y recibir los pagos dentro del plazo acordado. La comunicación entre las partes es mucho más fluida y se mejoran las relaciones comerciales. Esta funcionalidad, la cual no está disponible en programas de correo electrónico, permite conocer si una factura ha sido aceptada o rechazada por parte del cliente. Y, en caso de que una factura haya sido rechazada, el programa permite hacer cuantas modificaciones sean necesarias hasta que esta pueda ser validada. De este modo, se evitan muchos retrasos en los pagos por errores en las facturas.

Vuzoon es una herramienta orientada a mejorar la eficacia de los procesos contables, así como a reducir los recursos destinados a este departamento. Se trata de un software de intercambio de documentación electrónico, el cual es accesible para todos los negocios sin ningún tipo de implementación. Además, ofrece un elevado grado de seguridad a la hora de compartir cualquier documentación y no tiene coste alguno.