Cómo implementar un Programa de Administración por Objetivos

En el programa se empiezan definiendo los objetivos generales de la empresa y después, de forma eslabonada, los objetivos para el siguiente nivel de decisión hasta llegar al último nivel de la empresa. De esta forma se consigue que los objetivos de cada uno de los niveles tengan relación y sean coherentes entre ellos. De la misma manera, se incluye en la elaboración de los objetivos la participación de todos los miembros de la empresa.

¿Cuáles son las características de la administración por objetivos?

La administración por objetivos permite la definición de los siguientes puntos:

• Objetivos por cada periodo de tiempo y departamento o posición dentro de la empresa.
• Interrelacionar los objetivos de los diferentes departamentos para conseguir un trabajo cooperativo y que haya una correcta circulación de la información entre ellos.
• Definición de planes a corto y medio plazo.
• Revisión constante de las operaciones y planes y, en caso de no haber llegado a los objetivos propuestos, redefinirlos.
• La dirección participa de forma activa, pero no solamente estableciendo órdenes, sino escuchando y haciendo partícipes del proyecto a todos los miembros de la organización.

¿Cómo se puede saber si se puede aplicar la Administración por Objetivos en la empresa?

Para que la administración por objetivos se instaure de forma satisfactoria, se tienen que dar las siguientes condiciones:

• Que la gerencia participe y colabore con los otros trabajadores.
• Establecer unos objetivos claros, entendibles y a la vez posibles para no provocar desánimo o excesiva tensión.
• Aplicar el plan a toda la empresa, no solamente a unas áreas en concreto.
• Controlar los resultados y no descuidar ningún detalle del proceso.

¿Qué ventajas tiene su implementación?

Este programa, aplicado de forma correcta, asegura los siguientes beneficios a la empresa:

• Trabajadores comprometidos.
• Se mejoran los procedimientos administrativos porque obliga a controlar y organizar de forma eficiente todos los departamentos de la compañía.
• Cada trabajador entiende cuáles son sus tareas y los objetivos que son de su responsabilidad.

¿Qué problemas pueden surgir en la realización del plan?

La implementación de este tipo de programa no siempre es fácil por los siguientes motivos:

• Puede ser un proceso muy lento: hay que tener en cuenta que la realización de toda la documentación y reparto de tareas no se hace un día para otro, y más si se quieren implementar cambios muy importantes.
• Requiere de un alto compromiso de todos los miembros de la organización, que no siempre es presente.
• Requiere elaborar y preparar muchos documentos.
• A veces alguna de las personas no entienden el programa y cuál es su función en él.
• No se fijan unas metas realistas, ya sea por exceso (imposibles de conseguir) o por defecto (demasiado factibles).

¿Qué componentes tiene el programa?

El programa de administración por objetivos tiene que incluir los siguientes puntos:

• Metas específicas a conseguir: definir los objetivos para cada persona, departamento y proceso. Éstos tienen que ser medibles para poder comprobar su ejecución.
• Plazo de ejecución: hay que definir un tiempo máximo estimado para la realización de cada tarea.
• Retroalimentación del desempeño: es imprescindible hacer un seguimiento de cada proceso.

¿Cuáles son los objetivos de los trabajadores?

Para los empleados de la empresa hay que marcar unos determinados objetivos de acuerdo con sus funciones dentro de la empresa. Para ello, hay que realizar lo siguiente:

• Identificar las tareas clave de cada empleado.
• Establecer metas específicas y que supongan una motivación para cada tarea.
• Fomentar su participación.
• Marcar el orden de prioridad de caja meta u objetivo.
• Evaluar cada cierto tiempo el logro o no de los objetivos.
• Ligar las recompensas a las metas conseguidas.

La importancia de entender la misión

La misión es aquel objetivo común de la organización en general. Para que el programa funcione, tiene que ser comprendida y asumida por todos los miembros del equipo de trabajo, ya que determina una determinada forma de trabajar. Para definir correctamente una misión, ésta tiene que incluir los siguientes puntos:

• Público objetivo al cual se dirige la compañía.
• Producto o servicio que se ofrece.
• Dominio geográfico que se quiere abarcar.
• Tecnología disponible.
• Filosofía general de la empresa.
• Propio concepto de la empresa y sus valores.
• Preocupación por la imagen pública de la compañía y por su propio mantenimiento en el mercado.

¿Cómo definir los objetivos?

El objetivo de una empresa no solamente tiene que ser maximizar el beneficio de su actividad. Hay otros componentes a tener en cuenta, especialmente ligados a la misión y a la imagen que se quiere vender tanto al exterior como entre los propios empleados. Por ese motivo, los objetivos se dividen en dos grupos:

• Financieros: los relacionados con los resultados económicos, como pueden ser:
  • Resultado del ejercicio: la consecución de unos determinados beneficios.
  • Margen de beneficios: beneficios de la empresa respecto las ventas obtenidas o las inversiones realizadas.
  • Coste de financiación: en caso de haber realizado algún tipo de inversión con financiación externa, cuál ha sido su coste.
• Estratégicos: otros tipo de objetivos, normalmente a largo plazo, que no se refieren a temas económicos pero que, en caso de cumplirse, repercuten en un mayor beneficio en la empresa:
  • Imagen que tiene de la empresa el público objetivo: valoración de los consumidores tanto del propio producto o servicio como de los valores que transmite la compañía y su identificación con este público que se quiere captar.
  • Imagen que los propios empleados tiene de la empresa: es importante asegurar un contexto laboral agradable para que cada uno desarrolle al máximo sus habilidades. Además, en caso de estar satisfechos, también ejercerán de prescriptores positivos