¿Cómo organizar las tareas en una empresa?

A continuación, expondremos una propuesta de organización y posibles problemas que pueden desarrollarse en su desempeño.

¿Qué hay que tener en cuenta al asignar las tareas?

Asignar tareas consiste en determinar quién realiza cada proceso y en qué plazo de tiempo tiene que ser capaz de terminarlo. Al escoger al grupo o persona encargada de terminar una tarea, hay que prestar atención a los siguientes aspectos:

• Equipo disponible: cada persona tiene unas determinadas habilidades y aptitudes. Por lo tanto, el responsable de la organización tiene que conocer perfectamente qué puede ofrecer cada miembro de la empresa y colocarle en aquel lugar donde sea capaz de ofrecer un mejor rendimiento.
• Recursos disponibles: para poder llevar a cabo cualquier tarea, la empresa debe disponer de aquellos materiales y tecnología necesaria. En caso contrario, no se conseguirá desempeñar el trabajo con la pulcritud necesaria. Si la empresa se ve obligada a adquirir determinada tecnología nueva, hay que formar al personal que la utilice.
• Especio disponible: toda empresa dispone de un local en alquiler (mayoritariamente) o de propiedad. Para desarrollar determinadas actividades, hay una serie de requisitos en términos de espacios que hay que tener en cuenta. Además, a más adecuado el espacio, mayor comodidad en el desempeño y mejores resultados se pueden conseguir.
• Orden del espacio: en la misma línea que el anterior apartado, ciertas actividades precisan de unos requisitos a nivel de limpieza que la compañía debe tener en cuenta. Igualmente, gracias a un espacio ordenado, la realización de la tarea será más fluida ya que los trabajadores sabrán donde tienen los materiales a utilizar y no tendrán que perder tiempo limpiándolo o cambiando las cosas de sitio.
• Urgencia de las tareas: hay tareas que precisan de terminarse en un plazo de tiempo menor que otras. Por lo tanto, comparativamente, precisan de una prioridad y hay que resolverlas antes.
• Importancia de las tareas: no todas las tareas son igual de importantes. Igual que en el caso anterior, aquellas que sean más importantes porque confieren un valor añadido mayor, hay que acabarlas en el menor plazo de tiempo posible.
• Complejidad de las tareas: aquellas tareas que son más complicadas precisan de un mayor estudio que aquéllas menos complejas. Primero, porque hay que encontrar aquellas personas con las habilidades suficientes para llevarlas a cabo. Segundo, porque será más complejo estimar su plazo de finalización.
• Tiempo estimado de finalización de las tareas: para cada tarea hay que estimar cuánto tiempo se tardará en finalizarla. Este punto es muy importante especialmente en aquellos procesos en los cuales no se pueden empezar unas tareas hasta que se han terminado otras anteriores.

¿Qué problemas pueden suceder?

Se pueden dar una serie de problemas que provoquen una desviación respecto el plan previsto. Son los siguientes:

• Que no se haya escogido a las personas o grupo adecuado: puede que las personas que realizan la tarea no dispongan de la formación o experiencia necesaria para ello. Eso no significa que no sean útiles, pueden ser válidas en otro puesto de trabajo distinto.
• Que no se haya formado suficientemente al equipo: ante una novedad, las personas precisan de una formación para conocer su funcionamiento. En caso de precisarse de nuevos procesos, hay que formar al personal. En caso contrario, la probabilidad que haya algún error se incrementa.
• Que se hayan priorizado incorrectamente las tareas: a veces, no se ordenan de forma correcta las tareas a realizar, de forma que se realiza antes una secundaria que la principal o una no urgente a otra que sí precisaba de terminarse en un plazo más corto de tiempo.
• Que no se dispongan de los recursos suficientes para efectuar la tarea: puede que la empresa estimara de forma errónea sus propias posibilidades y que no tenga los recursos necesarios para poder desarrollar el trabajo previsto. En este caso, hay varias opciones:
  • Conseguir algún tipo de financiación: en caso de estar del todo convencida que aquello que se está haciendo repercutirá en un beneficio en un plazo medio o largo, la empresa puede ir a alguna entidad de crédito a pedir la correspondiente financiación. Para ello, hay que presentar un plan de viabilidad con una estimación de los ingresos previstos y una relación de los costes necesarios.
  • Reorientar la actividad: cambiar las expectativas iniciales y intentar reorientar el negocio hacia algún sector que no precise de tanta inversión o de procedimientos tan complejos.
• Que sucedan imprevistos y no se haya elaborado un plan de contingencias: para cada una de las tareas que se llevan a cabo hay que pensar qué imprevistos pueden suceder y encontrar una solución para cada uno de ellos. Para conseguirlo hay que diferenciar perfectamente las diferentes actividades a realizar y ser conscientes de las problemáticas que pueden desarrollarse durante el desempeño.
• Que no se haya hecho un seguimiento del proceso: no se puede esperar a la finalización del periodo estipulado para concluir si los resultados que se esperaban son los reales o no. Hay que asignar un responsable para un determinado conjunto de tareas que se encargue del seguimiento de ellas. Así, se es mucho más ágil en la resolución de imprevistos y existe la posibilidad de comunicar cualquier contingencia que suceda a otros responsables las tareas de las cuales dependen de otras.