Correo electrónico en las empresas: protocolo de uso

“Algunos de vosotros habéis olvidado nuestros estándares. Seamos claros: nuestra reputación lo es todo. Ser vulgar, arrogante e indiscreto ya no es aceptable”. Es el mensaje que lanzaba hace solo unos días Colin Fan, codirector de banca de inversiones del Deutsche Bank, a todos sus empleados a través de un “mensaje directo” en vídeo.

El mundo de la banca de inversión ha sido objeto de escrutinio público y ha salido muy mal parado cuando conversaciones entre empleados de los bancos han salido a la luz por estar repleto de lenguaje soez, malos modos y comentarios despectivos hacia los clientes. Y la entidad bancaria alemana ha decidido tomar cartas en el asunto.

José Joaquín Marí, director de Organización y Personas del Grupo RH Asesores, ha explicado que existe una “creciente necesidad de protocolos de comunicación interna en las empresas” debido a diversos problemas que se han venido generando, como el uso del correo electrónico.

Para evitar problemas como el surgido en el seno de la banca de inversión, Marí aconseja la creación de regulaciones internas en las organizaciones sobre el uso de esta herramienta, una de las bases de la comunicación dentro de las empresas modernas.

El director de Organización y Personas del Grupo RH Asesores recomienda crear protocolos que recojan una serie de principios a la hora de comunicarse con el resto de empleados como:

1. 
   Dirigirse con respeto en el seno de las organizaciones en las comunicaciones externas e internas, ya sean intradepartamentales como entre departamentos.
   
3. 
   Ofrecer colaboración.

5. 
   Mostrar discreción.
   
7. 
   Pedir siempre “algo a cambio de algo”.

Marí explica que el uso de las herramientas de comunicación en las empresas no sólo da pie a comportamientos inadecuados, sino también un uso abusivo del correo electrónico. Los envíos con copia de correos electrónicos a “personas que nada tienen que aportar o no necesitan la información” como una “tendencia a protegerse” llegan a provocar “conflictos innecesarios” dentro de las organizaciones.

Esta reacción lleva a los empleados a provocar un exceso de carga de trabajo y una sobreinformación por parte de los compañeros de trabajo. “Acabamos invadiendo, llenando el buzón pero, ¿queremos algo?”, se pregunta Marí, quien ofrece una serie de preguntas a realizarse para evitar una mala comunicación entre empleados de una empresa:

• 
  ¿Es importante? ¿Lo que digo es verdad? ¿Qué utilidad tiene?
• 
  ¿Quién debe conocer esto? ¿Quién no?

• 
  ¿Qué estoy pidiendo: hacer, no hacer, estoy pidiendo apoyo?

El directivo de RH Asesores aconseja “abstenerse” si no se está seguro para “no facilitar la propagación de información innecesaria”. En todo caso, si la comunicación es necesaria, hay que utilizar tres reglas básicas: “síntesis, claridad y concisión”.