Sistema de gestión Lean: de la estrategia a la acción

Socio Director LeanSis Productividad

¿Cuáles son las claves para llevar nuestro negocio al éxito? Y más importante todavía, ¿cómo podemos conseguir que nuestra empresa sobreviva dentro de un mundo tan cambiante como el que vivimos?. El mundo ha demostrado en estos últimos años que los cambios se aceleran a velocidades de vértigo. No solo internet, la globalización, el comercio electrónico, sino también crisis como la actual que nadie anticipó, hacen que las estrategias a largo plazo dejen de ser válidas.

Los sectores tradicionales han tenido que reinventar sus modelos y han aparecido competidores que no existían y que se llevan de repente gran parte del pastel. Y que decir de los sectores más tecnológicos, en los que se crean empresas sin tener claro inicialmente ni siquiera por donde vendrá la rentabilidad del negocio.

La velocidad del cambio, no sólo en la gestión estratégica sino también en los procesos operativos, hace necesario gestionar nuestras empresas de una manera mucho más ágil, con un nivel de información mucho más preciso, acortando los periodos de revisión a todos los niveles, implicando a todas las personas y exigiendo un mayor liderazgo a todos los niveles de la organización.

El Sistema de Gestión Lean [SGL] permite afrontar este cambio de paradigma enfocando la gestión empresarial en 6 áreas principales:

• Estrategia: Ya no es válido el modelo clásico de despliegue desde la dirección de líneas estratégicas que se revisan trimestralmente y que no se llevan a cabo. Se debe realizar un despliegue Hoshin-Kanri en el que las líneas estratégicas se despliegan hasta el nivel más bajo de los procesos. Es allí donde se asume el compromiso de llevarlas a cabo puesto que están basadas en el análisis de indicadores, objetivos y mejoras concretas que se realizan día a día, semana a semana y mes a mes.

El CMI (Cuadro de Mando Integral) se debe desplegar a todos los departamentos y a los procesos transversales. La estrategia pasa a ser conocida por todos, y todos sabemos cual es el papel que desempeñamos en el cumplimiento de la misma.

• Organización Humana Productiva (OHP): La jerarquía está enfocada al aporte de valor y las diferentes funciones dejan de ser departamentos estancos. Cada persona en la organización pertenece a un GAP (grupo autónomo de unas 5 a 7 personas) que tiene unos objetivos comunes. Cada día, el grupo analiza el cumplimiento de los mismos y gestiona planes de acción para ello.

• Maestría en los Procesos: Nadie conoce mejor los procesos que las personas que los ejecutan cada día al menos 8 horas. La estandarización y la mejora continua de los mismos en el ámbito de los GAPs, con la involucración de las funciones soporte y de toda la organización entendida como un único flujo de valor, hará que cada vez seamos más productivos y nos adaptemos a los cambios externos o internos que tengamos que llevar a cabo. Aquí reside una de las claves del sistema, especialmente en los entornos más “burocráticos”. Necesitamos centrarnos en los procesos de máximo valor añadido del negocio y buscar la excelencia en ellos.

• Centrado en las Personas: El sistema está basado en las personas. Son las personas las que gestionan y mejoran los procesos de la empresa. Hoy en día los procesos, los proveedores, incluso los clientes, son muy semejantes entre competidores, y se pueden replicar fácilmente.
La ventaja competitiva está en el aporte de valor que cada persona puede generar en su puesto de trabajo. Debemos asegurar que las personas están preparadas para desarrollar al máximo su papel dentro de la empresa, más allá de las habilidades técnicas. Se hace necesario dotar de habilidades de liderazgo, comunicación, gestión de conflictos, negociación, coaching, inteligencia emocional, productividad personal, a las personas en función de las necesidades del puesto que desempeñan.

• Máxima Productividad en las Operaciones: Las operaciones son en definitiva el último eslabón antes de entregar al cliente un producto o un servicio. El enfoque Lean Manufacturing o Lean Office asegura la máxima productividad entendida como la calidad y los plazos exigidos al mínimo coste. Toda la organización pasa a estar al servicio de las operaciones para poder asegurar el máximo valor a clientes y accionistas.

•Gestión de Proyectos: La gestión en la empresa compatibiliza la gestión diaria de los procesos actuales con proyectos de mejora en todos los ámbitos. No solo proyectos enfocados a mejorar un determinado proceso para optimizar el aporte de valor, sino también proyectos de desarrollo de nuevos productos, líneas de fabricación, herramientas informáticas, despliegue en otras áreas geográficas, etc. 

El futuro de la empresa está en el desarrollo de proyectos que implican casi siempre a diferentes áreas de la empresa y que no siempre se gestionan con el rigor y la implicación necesarias. La Gestión Lean de los proyectos asegura el cumplimiento del alcance, en los plazos y los costes que se habían definido. Y sobretodo hace que cada vez tengamos en cuenta las lecciones aprendidas de proyectos pasados, lo que asegura la mejora continua en los futuros.

El Sistema de Gestión Lean [SGL] consigue, en definitiva, llevar la estrategia a la acción en el día a día y con la implicación de todas las personas. El reto es conseguir que las personas en la organización hagan girar la rueda [SGL] cada vez más rápido para poder afrontar el futuro con éxito.