Gedsa, la compañía valenciana que ofrece soluciones de  gestión documental,  nos explica por qué deben las empresas digitalizar sus facturas, un proceso que implica pasar del formato físico al digital para ahorrar grandes cantidades de espacio y tiempo.

Con la digitalización, la empresa puede disponer de toda la documentación organizada y accesible sin necesidad de desplazarse a la oficina. Además se pueden automatizar procesos para agilizar operaciones y ganar en trazabilidad documental, teniendo acceso a los albaranes asociados a la factura. Además, se pueden gestionar otras tareas para atender a los clientes y los proveedores. Pero, sobre todo, se puede mejorar la operativa diaria de la compañía con la integración con herramientas como ERP para gestionar datos.

Cada empresa necesita un tipo de digitalización de sus facturas, ya sea en formato papel o en digital. Gedsa se adapta a las necesidades de cada proyecto según los objetivos que tenga cada cliente.

¿Cómo es el proceso de la digitalización de facturas?

El cliente hace llegar la documentación a Gedsa a través de buzón de correo, servidores o físicamente. Cuando los profesionales de Gedsa ya cuentan con dicha documentación se procede a su tratamiento para extraer los metadatos acordados con el cliente. Una vez tratada se valida la documentación para asegurarse de que los metadatos extraídos son correctos y coinciden con las facturas, albaranes y pedidos.

El último paso sería integrar toda esa información con las herramientas del cliente que puede ser su propio ERP, gestor documental, un servidor sFtp o un repositorio certificado.