Antes de llevar a cabo una reunión, existen algunos puntos que se deben llevar a cabo para que el tiempo reunidos sea lo más fructífero posible. Entre los aspectos a definir antes de comenzar una reunión, se deben llevar a cabo los siguientes puntos:

• Identificar la necesidad de la reunión: explicar los motivos por los cuales es necesario reunirse y emplear este tiempo a ello.
• Seleccionar los puntos a tratar: conformar la lista de temas clave.
• Orden del día: es necesario tener una agenda programada y compartirla con el resto de asistentes.
• Determinar un objetivo por cada tema del día.
• Estimar aproximadamente cuánto durará la reunión, de esa forma, todas las personas que participen podrán organizarse las otras actividades del día.
• Detallar a todos los participantes qué información o elementos deben llevar, de esa forma, no se pierde tiempo y cada uno tiene a su disposición lo que necesita.
• Lista de los participantes: saber qué personas es necesario que participen en la reunión según los temas a tratar.
• Escoger un día, hora y lugar adecuado: es importante encontrar aquel momento que afecte menos al funcionamiento diario de la organización.
• Elaborar una convocatoria: es un aspecto formal que dota de profesionalidad e importancia la reunión. Debe incluir la siguiente información:
• Antecedentes de los temas a tratar: retomar los temas en el último punto en el que se quedaron.
• Enviar la convocatoria con suficiente antelación: de esa forma, se facilita la organización y la preparación de los temas.
• Preparar antes de la reunión los dispositivos técnicos y logísticos de la reunión: asegurar su correcto funcionamiento y que no darán problemas durante la presentación.

¿Cómo planificar una reunión?

La persona encargada de llevar la batuta en la reunión no puede improvisar. Tiene que llevar un guion y realizar lo siguiente antes de ponerse delante de los otros compañeros:

• Reunir toda la documentación para presentar los temas: la finalidad es demostrar preparación ante los oyentes y a la vez ser capaz de resolver todas las dudas que se le planteen.
• Determinar el orden de los temas: la ordenación puede venir determinada por los siguientes aspectos:
  • Cuando las reuniones son a primera hora del día o justo después de comer es mejor no entrar directamente al punto principal, porque la gente acostumbra aún a no estar al cien por cien. Es recomendable empezar por algún tema secundario y, al ver que ya hay un buen ritmo de trabajo, concretar el principal.
  • En general, si no hay nada muy urgente, los temas más importantes y que sean de mayor calado, mejor presentarlos al principio (menos en la excepción comentada), ya que es cuando los participantes están más frescos y salen mejores ideas.
  • Si hay temas muy urgentes, aunque no sean los más importantes, mejor presentarlos al principio.
  • Pensar un tiempo estimado de discusión de cada tema. Evidentemente, aquellos temas más importantes o complejos requerirán de más minutos que los otros.

¿Cómo realizar la preparación del material?

Como se ha comentado antes, hay que preparar el lugar antes de la reunión para evitar imprevistos. El espacio y la disposición del mobiliario deben adaptarse a los fines de la reunión y a su estructura. Se pueden seguir los siguientes consejos:

• Crear condiciones de confort para favorecer un clima de trabajo en positivo
• Escoger aquella sala
  • Adecuada según el número de participantes en la reunión
  • Lo más alejada posible de ruidos e interrupciones
  • Convenientemente iluminada y ventilada
• Se recomiendan las mesas redondas porque todos los asistentes se puedan ver y sea más fácil su participación.
• Utilizar alguna pizarra para ir apuntando las conclusiones de la reunión.

¿Qué tipos de asistentes hay en una reunión?

Cada persona es diferente y toma actitudes distintas en una reunión. En general, se pueden encontrar los siguientes perfiles:

Discutidor

Es una persona que se toma la reunión como una batalla y a quien le gusta discutir, hasta el punto de atacar a los otros participantes. En caso de tenerlo, se recomienda al moderador lo siguiente:

• • No perder la calma: es lo que quiere realmente, provocar disputas entre compañeros.
  • No seguirle el juego: la mejor forma de minorar su actuación es ignorándolo.
  • Poner énfasis en el grupo: con la finalidad de aislarlo y que nadie le siga en su actitud.

Sabiondo

Es un tipo de persona que cree tener la única solución válida a los problemas que se plantean. Demasiadas veces, se extiende más de la cuenta. El moderador tiene que:

• • Tratar sus opiniones de la misma forma que las de los demás, sin darle más importancia.
  • Reforzar las intervenciones de los otros asistentes.
  • Cortarle en caso que se extienda en el tiempo.

Embrollón

Son las personas que tienden a desviarse de los temas principales de discusión y que dan una multitud de detalles que no son importantes. Ante ellos, la actuación recomendada es la siguiente:

• • Centrar los temas de discusión en aquello importante, no en sus disertaciones.
  • Cortar de forma educada su intervención para que no provoque cambios en las prioridades de la reunión.

Obstinado

Son aquellos asistentes que no escuchan, quieren tener razón en todo y tratan de imponer su criterio sí o sí. Para evitar que cause problemas, se recomienda:

• • Tratar de aceptar algún aspecto parcial de lo que expone.
  • Hacerle entender, a solas, que su actitud no conduce a ningún lugar.
  • Dejar para más adelante decisiones sobre sus opiniones.

Preguntón

Son aquellas personas que interrogan constantemente sobre todo tipo de cuestiones, aunque no tengan relación con los temas a tratar. Ante ellos, se recomienda:

• • Evitar contestar cada pregunta para no entrar en un debate infinito.
  • No contestar directamente sus preguntas, sino formularlas de otra manera a todos los asistentes.
  • Insistirle que responda y aporte, que no solamente pregunte.

Distraído

Son aquellos miembros de la reunión que están distraídos y distraen a los demás Ante él se recomienda:

• • Controlarle: ir mirándolo para que preste atención y no se despiste.
  • Evitar que opine sobre temas complejos.
  • Pedirle que responda de forma corta y clara.

Tímido

Es aquella persona que escucha atentamente pero que interviene poco porque se siente inseguro. Para facilitar su formación es necesario:

• • Hacerle preguntas fáciles para que gane seguridad.
  • Reforzar su confianza poniendo en valor sus respuestas y aportaciones.
  • Ayudarle a vencer la timidez invitándole a participar.

Mudo

Es aquella persona que no participa porque se cree superior a los demás, hasta el punto de menospreciar a los otros asistentes. Para que no cause problemas, hay que:

• • Forzarle a participar, por mucho que no quiera
  • Matizar sus intervenciones, para hacerle entender que no tiene la verdad absoluta
  • Someter sus juicios a la opinión de todo el grupo, porque entienda que la suya no será la última palabra.