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Un total de 16.000 usuarios en 60 países ya utilizan esta aplicación

A partir del 12 de mayo… ¡Todos a fichar! Beebole propone fichar en la nube

Todas las empresas en España estarán obligadas a garantizar el registro diario de la jornada laboral de la plantilla, BeeBole ya está presente en 50 compañías españolas

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La reforma del Estatuto de los Trabajadores  que obliga, a partir del 12 de mayo, a que las empresas lleven un control horario de la jornada laboral de los trabajadores, ha hecho que las compañías busquen soluciones para adaptarse a esta situación.

BeeBole es una app de control horario de los trabajadores en la nube. Fundada por Yves Hiernaux -CEO- y Mic Cvilic -CTO- en 2008, fue pionera en el mundo en apostar por este ámbito e integrarlo con Google.

Tiene presencia en más de 60 países y está traducida a ocho idiomas, con más de 16.000 usuarios en todo el mundo. Hace un par de años que la compañía amplió su estrategia de comunicación con una clara apuesta por el mercado español. La valenciana Elena Benito, chief marketing officer de la compañía, explica a Economía 3 los principales retos y propuestas de valor de la aplicación.

¿A qué estamos obligados con el cambio de normativa? ¿Desde qué fecha y a qué tipo de compañías afecta?

-El Real Decreto-ley 8/2019 modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, con efectos desde el 12 de mayo de 2019, para establecer la obligación empresarial de garantizar el registro diario de jornada de toda su plantilla, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece el propio precepto estatutario. Asimismo, se debe organizar y documentar el registro de jornada bien, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. Y también, conservar los registros durante 4 años. Afecta a todas las empresas que tengan asalariados, sin excepciones por sector, tamaño de la plantilla ni otros motivos.

-¿Qué propuesta de valor hace BeeBole?

-En la actualidad, existen más aplicaciones de control horario, pero con la nuestra hemos conseguido algo único: sencillez, flexibilidad y fiabilidad. Normalmente, las compañías que utilizan las apps y sistemas de control horario ofrecen a los directores informes de los empleados sobre la productividad. Sin embargo, hay que ir más allá, ya que eso es quedarse en la punta del iceberg.

Desde Beebole ofrecemos, la opción de desarrollar inteligencia de negocio: poder saber a golpe de pájaro el nivel de trabajo y carga de equipos, conocer si se está produciendo sobrecoste, y poder empezar a tener datos que permitan realizar proyecciones más exactas y mejores presupuestos cuando entran nuevos proyectos o clientes.

Así, se pueden obtener informes del coste de cada departamento, proyecto o cliente al saber cuántas horas se han dedicado; realizar comparaciones con tendencias e historiales, y comprobar el estado de ejecución de un determinado presupuesto. De esta manera, se puede ayudar a que otro proyecto cuente con una asignación presupuestaria más eficaz. Esto se consigue porque, entre otras cosas, puedes añadir el coste por empleado. Facilitamos más de 30 informes distintos y configuramos los KPIs en función de la empresa, proyecto o cliente y todo ello, integrado con Google Spreadsheets y otras herramientas.

-¿Cómo funciona realmente? ¿Qué tienen que hacer los trabajadores?

-Entrar con su cuenta en la herramienta e introducir su tiempo de entrada y salida. Hay diferentes formas: pueden usar el cronómetro en tiempo real o bien rellenar manualmente la hora de inicio y finalización por días de la semana, inclusive fines de semana si se diera el caso. Esto se puede hacer desde el ordenador, tablet o móvil. Estas entradas de tiempo las envía el trabajador o bien diaria, semanal o mensualmente para su aprobación. En caso de que se aprueben salen en su hoja de tiempos, en caso de que sean rechazadas por los motivos que indique el administrador, pueden modificarse.

¿Cómo se da fiabilidad a las horas de inicio y fin de las actividades que introducen los empleados si no requiere de la existencia de una máquina de fichajes?

-Los empleados pueden acceder a la herramienta con las cuentas de Google Suite (para empresas) y Microsoft 365.  Nadie puede registrar tiempo por el empleado. Tampoco los administradores de cuenta.

Descartamos de momento también los sistemas de geofencing por ser fácilmente ‘hackeables’. Existen apps que permiten simular ‘dónde estás’, con lo que no tiene de momento sentido ofrecer esto.

-¿Equipos con movilidad o internacionales (o que trabajan en remoto en el mismo país) también se benefician del sistema? ¿Incluso sin necesidad de wifi?

-Sí, este sistema también resulta idóneo para equipos con movilidad, ya que se puede acceder a ella a través del ordenador, tablet o móvil y funciona sin acceso a Internet (la app permite trabajar en modo sin conexión, y luego se sincroniza automáticamente con el servidor en cuanto existe conexión a internet, gracias a nuestro desarrollo PWA). Por ello, no requiere la existencia de una máquina de fichajes, siendo un método mucho más sencillo de implantar y de menor costo.

-¿Resulta sencillo el método a la hora de implantarlo? ¿Qué se requiere?
-Nada en especial, puesto que es tan sencillo como un cronómetro u hoja de tiempos de toda la vida. No obstante ofrecemos a los managers y administradores de cuenta demos personalizadas y gratuitas con consejos no solo de cómo usar la herramienta para sus intereses sino también de cómo organizar su propio proyecto y cómo hacer que los empleados abracen el cambio de la mejor manera.

-Retomemos el tema de los informes, ¿cómo va más allá BeeBole y qué potencialidades ofrece?

-El control horario para medir la productividad de un trabajador o equipo de empleados es un aspecto siempre debatible, puesto que no por hacer más o menos horas existe una relación directa causa-efecto con la calidad y eficiencia del trabajo. Todos sabemos el coste del presentismo.

Por supuesto puedes implementar informes de productividad con BeeBole, pero aconsejamos descubrir aspectos como saber el estado actual del proyecto en términos de costes y márgenes, márgenes por proyecto o departamento, y situación de los recursos. Por ejemplo una firma de arquitectura tiene diversos proyectos dados de alta en nuestro sistema y asignados diferentes recursos humanos a los mismos, con sus respectivos costes por empleado indicados…al hacer esto, puedes ver si un determinado proyecto de construcción lleva X horas asignadas, y si está dentro de los costes, o se está sobrepasando y si esto suele ser habitual.

Tenemos más de 20 plantillas predeterminadas de informes en relación a tiempos, márgenes, facturación y costes. Pero además como permitimos introducir KPIs específicas e integrarlo con Google Sheets, se pueden hacer todo tipo de informes.

-¿Cómo puede mejorar la empresa a raíz de esos resultados?
-Se trata de tomar decisiones de negocio basadas en datos, en historiales, en tendencias y no en suposiciones o conocimientos subjetivos.

-Aseguran que la herramienta está pensada para todo tipo de empresas desde pequeñas empresas hasta departamentos de cientos de empleados y grandes compañías…. Pensando en la micropyme, de no más de diez empleados… ¿qué posibilidades hay?

– Las posibilidades son, básicamente las mismas, independientemente de si hay 10 o 1.000 empleados, contamos con clientes como Tesla, Zurich o Michelin. El mercado está en el segmento de las pymes y creemos que tenemos una gran oportunidad con los empleados de oficina, y en especial con aquellas que tiene trabajadores con movilidad y en remoto. Se trata de situaciones labores a las que las máquinas de fichaje no llegan.

Estamos ofreciendo un plan especial de adopción de la ley para estas micropymes con las funcionalidades que necesitan para cumplir con la normativa, abaratando nuestras licencias y con descuentos por volumen.

-¿Qué coste tiene?
-Actualmente, 5,99€ por persona y mes pero en España estamos haciendo un esfuerzo por abaratar las licencias para ayudar a las empresas a cumplir la nueva ley, con unas propuestas especiales.

-¿Con cuántos clientes cuentan en España?
-No podemos dar el dato exacto, pero más de 50 empresas, especialmente pymes, usan nuestra app.

-¿Cuáles son las perspectivas de negocio en España?
-Tenemos un crecimiento mensual del MRR (ingresos mensuales recurrentes) del 20% y queremos mantener esa tendencia para ser una de las opciones de referencia en nuestro país.

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