El próximo 2 de octubre de 2018 entrarán en vigor los últimos artículos que estaban pendientes de surtir efecto de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (“LPA”); en concreto, las previsiones relativas al Registro Electrónico de Apoderamientos, Registro Electrónico, Registro de Empleados Públicos Habilitados, Punto de Acceso General Electrónico de la Administración y archivo electrónico. Entra en vigor lo que se denomina la Administración Electrónica o procedimiento administrativo electrónico.

Y es que nos encontramos en plena digitalización de la economía y las relaciones entre las empresas y las Administraciones públicas no podían quedar al margen. A partir de dicha fecha, termina el régimen transitorio de la LPA y todos los trámites de un procedimiento administrativo (solicitudes, recursos, etc.) dejarán de realizarse en papel o mediante presentación en ventanilla, para pasar a ser relaciones totalmente electrónicas. Además, estas previsiones entrarán en vigor en la fecha indicada y no habrá una comunicación previa por escrito.

La LPA señala que, en todo caso, las empresas estarán obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo: personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídicas como las UTEs, profesionales con colegiación obligatoria y representantes de todos ellos.

En el caso de que las empresas presenten solicitudes o realicen actuaciones de forma presencial, las Administraciones públicas les requerirán para que subsanen por medios electrónicos, pero teniendo en cuenta que la fecha de presentación será aquella en que se realice la subsanación, pudiendo incurrir en una presentación fuera de plazo. En este punto, algunas sentencias ya se han encargado de confirmar que dichas obligaciones electrónicas van a entrar en vigor en la fecha indicada (D.D. Única 2 y D.F. Séptima), puesto que ya se han planteado multitud de incidencias en la presentación de escritos.

Representación y apoderamiento
Por otra parte, otro de los principales cambios se encuentra en la forma de acreditar la representación o apoderamientos de las empresas, que ya no será mediante la aportación de una copia de la escritura pública otorgada ante notario en favor del apoderado, o mediante la inclusión de la copia de la misma en el escrito de solicitud o cualquier otro, sino que la empresa, si quiere actuar ante las Administraciones públicas mediante un representante (persona física o persona jurídica), tendrá que apoderar al mismo, bien apud acta en la sede electrónica de la Administración, o apoderando a dicho representante en el Registro Electrónico de apoderamientos (o REA) de la Administración Pública competentes.

En dicho Registro se podrá inscribir a efectos del procedimiento administrativo un poder general para actuar ante todas las Administraciones y para cualquier trámite, un poder especial ante una Administración u Organismo concreto, o un poder específico para trámites determinados.

Este Registro ha sido confirmado por la Sentencia 55/2018, de 24 de mayo, del Tribunal Constitucional, al resolver el recurso de inconstitucionalidad interpuesto contra la LPA.

En cuanto a la identificación y firma de las empresas (Certificados) como interesados en el procedimiento administrativo, se tendrá que realizar como se viene haciendo hasta ahora, con los sistemas de identificación o “certificados de persona física representante de persona jurídica”. Sin embargo, no es admisible ni legal el uso que pudiera hacerse de facto del certificado por personas distintas de su titular, problemática que puede solucionarse con el apoderamiento al efecto en el REA antes indicado.

Notificaciones
Finalmente, destacamos también que, en materia de notificaciones de actos administrativos a las empresas, estas pasan a ser, lógicamente, notificaciones electrónicas, desapareciendo la notificación en papel. Las empresas podrán acceder a las notificaciones mediante consulta en la sede electrónica de la Administración pública correspondiente, a través del Punto de Acceso General (Carpeta Ciudadana), o a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHU).

La notificación será válida si existe constancia del envío o puesta a disposición de la empresa en la sede electrónica. El interesado o su representante podrá identificar un dispositivo electrónico o dirección de correo electrónico para el envío de avisos, en el que se informará de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica o en la DEHU. La falta de este aviso, no impide que la notificación sea considerada válida.

El cambio realmente significativo en materia de notificaciones viene de la mano del hecho de que las notificaciones se entenderán practicadas cuando se acceda a su contenido y rechazadas transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda al mismo.

No obstante, se entiende cumplida la obligación de notificar con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica del organismo actuantes o en la DEHU. Cuando se deje transcurrir dicho plazo para acceder a la notificación se continuará con el procedimiento administrativo.

Esta nueva forma de realizar las notificaciones deberá gestionarse adecuadamente por las empresas, no solo en los procedimientos que inicien éstas, sino especialmente en el caso de las notificaciones derivadas de procedimientos administrativos iniciados de oficio por las Administraciones públicas.

En definitiva, la completa entrada en vigor de la LPA en próximo 2 de octubre de 2018 requiere una revisión por parte de las empresas de los procedimientos administrativos en sus relaciones con las Administraciones públicas, y establecer unos mecanismos de actuación adecuados para garantizar el cumplimiento del nuevo marco jurídico.