Mujeres al Timón
Social ERP y nuevas tendencias
Socio director de negocio StraTIC, Consultoría Estratégica TIC
Sin duda, uno de los términos anglosajones que hemos incorporado en los últimos tiempos a nuestro lenguaje empresarial, y que ya utilizamos de forma habitual es el de “social”, haciendo referencia a ese aspecto integrador, colaborativo, entre las personas/organizaciones y la información que fluye o que se maneja entre ellas. De esta forma, es habitual hablar en términos de Social Business, Social CRM, Social Data, Social Network, etc. y como no, le ha llegado el turno a los sistemas de gestión empresarial, utilizando este adjetivo para denominar una nueva tendencia en este tipo de sistemas de información, que se ha dado en llamar Social ERP.
Los ERP (Enterpise Resource Planning) siempre han ido evolucionando en el tiempo en función de cómo han ido cambiando los modelos de negocio empresariales y, por otra parte, por los nuevos cambios tecnológicos que han ido surgiendo en cada momento. Desde sus orígenes de finales de la década de los 50, cuando se implantaron los primeros sistemas denominados MRP –Materials Requirements Planning– (como antecedentes de los actuales ERP) en las grandes compañías del sector industrial; pasando por las décadas de los años 60 y 70 donde estos sistemas fueron evolucionando conforme lo hacían los sistemas de computación, hasta llegar a los años 90 cuando van surgiendo y se van implantando nuevos modelos empresariales: comerciales, de servicios, financieros… que necesitaban otro tipo de soluciones más completas para controlar sus procesos de negocio; fue entonces cuando Gartner1 acuñó el término de ERP tal y como lo conocemos en la actualidad. Y así hemos llegado hasta nuestros días, en los que nos vemos envueltos continuamente en esa corriente “social”, no ya solo a nivel particular, sino que se ha extendido al nivel empresarial, intentando trasladar funcionalidades y prácticas propias de las aplicaciones de redes sociales a nuestros sistemas de gestión empresarial.
Si tuviera que dar una definición académica, diría que el Social ERP es “una estrategia de negocio diseñada para involucrar a todos los actores de la empresa (empleados, clientes, proveedores, colaboradores…) en una relación mutuamente beneficiosa (win-win) donde se apoya en tecnología, herramientas sociales, reglas de negocio, flujo de trabajo y procesos, enriqueciendo el conocimiento actual sobre todos estos actores, incorporando información social sobre ellos y, de esta forma, poder aportarles más valor”.
Algunas de las características que debería incorporar un Social ERP serían las siguientes:
• Fomento de la Colaboración. Se integran entornos virtuales para sincronizar los flujos de trabajo y donde se comparta información de forma más fluida y horizontal, no solo entre las personas de distintos equipos/áreas de la propia empresa, sino también, por qué no, con clientes, proveedores y terceros. La finalidad es que los procesos de negocio entre departamentos y entre empresas se integren para hacerlos más eficientes, tanto a nivel de flujo operativo como de información compartida. Un ejemplo de cómo sería la elaboración de una oferta comercial en un entorno colaborativo: El equipo comercial, el de ingeniería, el proveedor y hasta el propio cliente configuran de manera conjunta la propuesta a través de herramientas colaborativas con escritorios virtuales, videoconferencias, chats y foros de discusión, con una toma consensuada de decisiones, hasta que finalmente queda el documento conformado y aprobado.
• Capturar el Flujo de Información de los Procesos. De la misma forma que las aplicaciones de redes sociales facilitan capturar el Social Stream, el Social ERP debe facilitar la captura del Business Stream, para que las personas de la empresa conozcan la información que circula ligada a los procesos de negocio de una manera ágil y actualizada en tiempo real. Siguiendo con el ejemplo anterior, una vez el pedido está aprobado y lanzado a producción, todos los actores que intervienen en el proceso pueden ir alimentando información: el equipo técnico, el proveedor, el responsable comercial… y toda esta información puede estar accesible a su vez para el cliente final, donde conoce en todo momento la situación de su pedido. Esto puede hacerse a través de herramientas RSS, twits, etc.
• Calidad de la Información. Alrededor de los procesos de negocio de una compañía suceden muchos eventos con información que podría ser muy útil y solo una pequeña parte (por mucho que nos esforcemos) lo registramos en nuestro ERP. Lo idóneo sería habilitar medios y herramientas para hacer fácil la captura y registro de toda información en la línea. Algunos ejemplos serían:
- Blogs de departamentos para capturar el know-how de las personas de ese departamento.
- Wikis para almacenar el conocimiento a modo de lecciones aprendidas, o en los comités para recoger conclusiones de reuniones.
- Encuestas para tomas de decisiones consensuadas…
Los grandes fabricantes de ERP ya se están poniendo al día añadiendo muchas de estas características “sociales” en sus nuevas versiones de producto, ya sea con desarrollos propios, o bien incorporando otras soluciones de terceros integrándolas con su aplicativo; de lo que no hay duda es que todos tienen claro que se van a subir a esta nueva corriente de los Social ERP.
Pero no hay que olvidar que por encima de este nuevo componente tecnológico (como siempre), está el factor humano o, en este caso, la cultura empresarial y, es precisamente la empresa, la que debe favorecer ese entorno de confianza y colaboración necesario para que las personas que van a utilizar todas estas herramientas estén motivadas para usarlas y le saquen el máximo potencial.
